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Von keinem ERP-System zu einer einheitlichen Plattform für mehrere Unternehmen­­seinheiten auf Basis von Dynamics 365 Business Central

Kaskara Commodities hatte seine gesamte Buchhaltung ausgelagert und verfügte über kein zentralisiertes ERP-System, was die Transparenz der Rentabilität einschränkte, die Einbindung neuer juristischer Personen verlangsamte und zu einer starken Abhängigkeit von manuellen Finanzprozessen führte. Itransition implementierte Dynamics 365 Business Central als zentralisiertes Finanzsystem und integrierte es mit die „Ignite CTRM“-Plattform von Kaskara, automatisierte den Rechnungsfluss und richtete Prüfkontrollen ein, die in der bisherigen Konfiguration fehlten. Die Lösung führte standardisierte Finanzprozesse, Datenvalidierungskontrollen, eine automatisierte Überwachung der Datenflüsse sowie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Transaktionen ein und reduzierte die Einführungszeit für neue Rechtsträger von bis zu acht Wochen auf vier Tage.

5 Unternehmen

auf einer einzigen Plattform verwaltet

4 Tage

für die Einbindung einer neuen Einheit

1:1

Rechnungs­automatisierung

Autonome

Finanzabläufe

Alle eingesetzten Technologien

Dynamics 365 Dynamics 365 Business Central

Power Platform

Azure

Projektmodell

Vollständige Projekt-Auslagerung

Über den Kunden

Kaskara Commodities SA ist ein wachsendes, unabhängiges Ölhandels- und -vertriebsunternehmen mit Hauptsitz in Genf, Schweiz. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Belieferung afrikanischer Märkte mit Kraftstoffprodukten durch eine Kombination aus globaler Beschaffung, Infrastruktur und lokalen Partnerschaften.

Branche

Öl und Gas

Geografie

Schweiz, Vereinigte Arabische Emirate, Malta, Sambia

Unternehmensform

Privat

Die Herausforderung

Die Buchhaltung von Kaskara war an eine externe Agentur ausgelagert, die die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung, die Lohnabrechnung sowie die vorgeschriebene Finanzberichterstattung übernahm. Die Finanzdaten waren jedoch in erster Linie für die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung organisiert und wiesen nicht die für das Management-Reporting erforderlichen analytischen Dimensionen auf, wie beispielsweise Margenverfolgung, Strategiecodes und Rentabilitätsanalysen. Daher fehlte der Unternehmensleitung der Überblick über die Rentabilitätsfaktoren, und sie konnte die Leistung über Geschäftsbereiche, Unternehmenseinheiten oder Märkte hinweg nicht effektiv nachverfolgen.

Als schnell wachsendes Unternehmen, das neue juristische Personen in verschiedenen Rechtsräumen gründete, musste sich die Finanzabteilung unseres Kunden schnell an neue rechtliche, steuerliche, berichtstechnische und operative Anforderungen anpassen – oft mit minimaler Vorlaufzeit. Ohne eine zentralisierte ERP-Plattform und standardisierte Vorlagen für die Einrichtung rechtlicher Einheiten, den Kontenplan, die Finanzberichterstattung, Genehmigungsworkflows, interne Kontrollen und Stammdatenstrukturen dauerte die Einbindung einer neuen rechtlichen Einheit in den Finanzbereich bis zu 8 Wochen und wurde so zu einem eigenständigen Finanzprojekt. Das Fehlen von Automatisierung und integrierten Finanzkontrollen führte zudem zu langwierigen Abschlusszyklen – der monatliche Abschlussprozess dauerte in der Regel 10–15 Werktage, was die Skalierbarkeit des Unternehmens einschränkte und dessen Abhängigkeit von manuellem Aufwand und individuellem Fachwissen erhöhte.

Auf operativer Ebene stützte sich das Unternehmen auf eine Plattform für den Rohstoffhandel und das Risikomanagement – die CTRM- Plattform „Ignite“, die Handelsaktivitäten und die Rechnungserstellung verwaltete. Allerdings fehlten angemessene Kontrollen – Rechnungen konnten ohne Prüfpfad gelöscht und neu erstellt werden, was erhebliche Risiken hinsichtlich Datenintegrität, Compliance und Finanz-Governance mit sich brachte.

Der Kunde verarbeitete jährlich etwa 1.500–2.000 Rechnungen pro juristischer Person, wobei das Rechnungsvolumen mit der Ausweitung der Handelsaktivitäten erheblich zunahm. Dies führte zu zusätzlichem manuellem Aufwand bei der Finanzabwicklung, dem Abgleich und der Berichterstattung.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich der Kunde für eine eigene zentralisierte ERP-Plattform auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Angesichts der Komplexität seiner Anforderungen suchte er einen erfahrenen Partner für die Konzeption, Implementierung und den Support einer skalierbaren Finanzmanagementlösung, die auf seine Strategie der raschen Expansion abgestimmt ist.

Die Lösung

Auf einen Blick

Itransition implementierte Microsoft Dynamics 365 Business Central mit einem „Finance-First“-Ansatz, integrierte das System über eine REST-API in das Ignite-CTRM-System des Kunden und entwickelte ein maßgeschneidertes Integrationsprotokoll sowie ein Fehlerbenachrichtigungssystem.

Ein „Finance-First“-Ansatz und ein Multi-Entity-Design

Kaskara entschied sich für Dynamics 365 Business Central aufgrund seines ehrgeizigen Expansionsplans, innerhalb von nur sechs Monaten von einem auf fünf Unternehmen zu wachsen, sowie aufgrund der breiten Akzeptanz der Lösung in der Branche. Business Central passte funktional hervorragend und bot die erforderliche Flexibilität, um die Ziele des Kunden zu unterstützen.

Um eine schnelle Wertschöpfung zu gewährleisten, schlugen die Experten von Itransition einen „Finance-First“-Implementierungsansatz vor, bei dem zuverlässige Finanzprozesse, Berichtsstrukturen, Governance-Kontrollen und Compliance-Funktionen etabliert und gleichzeitig die Komplexität der anfänglichen Implementierung minimiert wurden.

Unser Team führte Dynamics 365 Business Central mit einem finanzorientierten Fokus ein und konfigurierte die folgenden Funktionen:

  • Hauptbuch
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Buchung von Kontoauszügen
  • Rechnungskontrollen
  • Finanzdimensionen basierend auf „Strategy + Commodity“

Um die Bearbeitung von Eingangsrechnungen unternehmensübergreifend zu optimieren, haben wir „Payables Agent“ implementiert – einen von Copilot betriebenen KI-Agenten, der die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen automatisiert.

Um die Abläufe über die Unternehmenseinheiten in verschiedenen Ländern hinweg zu unterstützen, hat das Team von Itransition eine Multi-Entity-Architektur innerhalb von Dynamics 365 Business Central entworfen und implementiert. Für jede Art von Geschäftstätigkeit des Kunden, einschließlich Handel und Holding, haben wir standardisierte Stammdaten vorbereitet, Steuerstrukturen und Lokalisierungseinstellungen konfiguriert, Finanzdimensionen und Berichtsrahmen standardisiert sowie Finanzkontrollen integriert. Dadurch erhielt Kaskara die Möglichkeit, neue Unternehmenseinheiten schnell und einheitlich einzubinden, wodurch sich die Einrichtungszeit von mehreren Wochen auf nur vier Tage verkürzte und gleichzeitig die Standardisierung, Compliance und Skalierbarkeit des Finanzmanagement-Rahmens über Ländergrenzen hinweg gewährleistet wurde.

Durch die Implementierung wurde ein einziges, zentralisiertes System zur Erfassung aller Finanztransaktionen über alle Unternehmenseinheiten hinweg geschaffen, das Echtzeit-Einblicke in die Rentabilität ermöglichte und die Abhängigkeit von manuellen Prozessen und externen Dienstleistern verringerte.

Finanzkontrolle durch CTRM-ERP-Integration

Um die Kontinuität im Handelsbetrieb zu gewährleisten und gleichzeitig die Finanzsteuerung zu verbessern, integrierte Itransition Dynamics 365 Business Central in die Ignite-CTRM-Plattform, die Kaskara zur Erstellung und Bearbeitung aller Rechnungen nutzte. Die Integration ermöglichte:

  • Automatisierte Übernahme von Rechnungen in Dynamics 365 Business Central
  • Wegfall manueller Dateneingaben und Abstimmungsarbeiten
  • Synchronisation zwischen operativen Handelsdaten und Finanzbuchhaltungsdaten

Der Rechnungslebenszyklus auf der CTRM-Plattform des Kunden umfasste Szenarien, in denen Belege storniert und neu ausgestellt werden – eine gängige Praxis im Rohstoffhandel. Dynamics 365 Business Central folgt jedoch einem anderen Buchungsmodell, das auf die Wahrung der Prüfintegrität ausgelegt ist, und unterstützt daher das Löschen bereits gebuchter Rechnungen nicht. Um diese Lücke zu schließen, entwickelte unser Team eine Integrationsschicht, die diese Szenarien automatisch über eine Gutschriftslogik abwickelt und so sicherstellt, dass die Lösung einen vollständigen Prüfpfad erstellt und gleichzeitig eine nahtlose Synchronisation zwischen den beiden Systemen gewährleistet.

Um zudem die Genauigkeit und Konsistenz der Finanzdaten zu gewährleisten, implementierte unser Team eine Validierungslogik, die Transaktionen anhand vordefinierter Buchhaltungsregeln und finanzieller Dimensionen überprüft, bevor sie in Dynamics 365 Business Central verbucht werden.

Durch die Beibehaltung der bestehenden CTRM-Investition des Kunden bei gleichzeitiger Erweiterung der Funktionen durch nahtlose Anbindung an Dynamics 365 Business Central verbesserte die Integration die Datenqualität, reduzierte den manuellen Bearbeitungsaufwand und erhöhte die Genauigkeit der Finanzberichterstattung, wodurch die Finanzteams die wachsenden Rechnungsvolumina effizienter verarbeiten und schnellere Monatsabschlüsse durchführen konnten.

Um eine vollständige Kontrolle über die Daten zu ermöglichen, die von Ignite an Dynamics 365 Business Central übermittelt werden, sowie Transparenz bei den Transaktionen zu gewährleisten, entwickelte Itransition ein maßgeschneidertes Integrationsprotokoll und ein Fehlerbenachrichtigungssystem . Dadurch erhielt unser Kunde die Möglichkeit, den gesamten Datenaustausch zwischen Ignite CTRM und Dynamics 365 Business Central zu überwachen, die erfolgreiche Verarbeitung von Rechnungen zu überprüfen, fehlgeschlagene Transaktionen zu identifizieren und fehlende oder inkonsistente Daten in beiden Systemen schnell zu erkennen.

Dadurch erhielt unser Kunde vollständige Rückverfolgbarkeit der Datenflüsse zwischen seinen Handels- und Finanzplattformen, wodurch das Risiko unbemerkt bleibender Fehler erheblich reduziert und eine schnellere Problemlösung ermöglicht wurde.

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Das Ergebnis

Durch die Implementierung von Dynamics 365 Business Central und die Standardisierung der Finanzprozesse in allen Geschäftsbereichen schuf Kaskara eine solide Grundlage für eine rasche geschäftliche Expansion. Die Lösung zentralisierte das Finanzmanagement , automatisierte kritische Prozesse und schuf ein standardisiertes Betriebsmodell, das auf neue Unternehmenseinheiten und Rechtsräume übertragen werden kann. Kaskara erzielte folgende Ergebnisse:

01

Verwaltung von 5 juristischen Personen auf einer einzigen Plattform, wodurch fragmentierte, ausgelagerte Buchhaltungsprozesse und auf Tabellenkalkulationen basierende Abläufe ersetzt wurden

02

4 Tage für die Einbindung einer neuen Einheit – im Vergleich zu zuvor mehreren Wochen –, was eine schnellere Expansion bei gleichzeitiger Einhaltung von Compliance- und Governance-Anforderungen ermöglicht

03

1:1-Rechnungsautomatisierung zwischen Ignite CTRM und Dynamics 365 Business Central, wodurch sichergestellt wird, dass jede im Handelssystem erstellte Rechnung automatisch und ohne manuellen Eingriff in das ERP-System übertragen wird

04

Vollständiger Prüfpfad und vollständige Transaktionstransparenz, wodurch die unkontrollierte Rechnungsbearbeitung ohne Prüfhistorie in einen vollständig nachvollziehbaren Workflow umgewandelt wurde

05

Autonome Finanzabläufe ohne Abhängigkeit von einem externen Buchhaltungsdienstleister, wodurch Kaskara die Buchhaltungsprozesse intern verwalten kann und dabei volle Kontrolle, Genauigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet sind