Plattform für Therapiekoordination

Architektur und Integration

Itransition konzipierte die Lösung als Echtzeit-Orchestrierungsplattform, die alle wichtigen Beteiligten miteinander verbindet – Behandlungseinrichtungen, Auftragsabwicklungszentren, Logistikdienstleister und Finanzsysteme – und so den Echtzeit-Datenaustausch sowie die Prozesssynchronisation ermöglicht. Um dies zu ermöglichen, haben wir die Lösung mit mehreren Plattformen integriert, darunter:

• Das in den Behandlungseinrichtungen eingesetzte Epic-EHR-System, das das HL7-FHIR-Interoperabilitätsprotokoll nutzt, um Patientendaten und klinische Zustände zu synchronisieren
• Das interne Auftragsabwicklungssystem der Produktionsstätten des Kunden, die für die Vorbereitung des Behandlungsmaterials zuständig sind
• Lösungen der Logistikdienstleister, mit denen der Kunde zusammenarbeitete und die für die Lieferung von Therapieprodukten an die Behandlungseinrichtungen zuständig waren
• Das Buchhaltungssystem des Kunden für Rechnungsstellung und Zahlungen

Salesforce Health Cloud diente als Hauptkomponente für die Erfassung und Verwaltung von Patientendaten, während die Salesforce Service Cloud die Verwaltung wichtiger Einheiten (Patienten, Behandlungszentren, Auftragsabwicklungshubs usw.) sowie Bestell- und Koordinationsprozesse (Auswahl des Behandlungstermins, Verwaltung verfügbarer Termine, Verfolgung des Auftragsstatus usw.) unterstützte.

Funktionsübersicht

Die gelieferte Salesforce-basierte, HIPAA-konforme Lösung koordinierte den gesamten Lebenszyklus der Therapieabwicklung, einschließlich des Einkaufs- und Auftragsmanagements, der Aggregation von Patientendaten aus elektronischen Patientenakten, der Koordination der Vorbereitung und Lieferung von Behandlungsmaterialien sowie der Auslösung von Buchhaltungsprozessen.

Zu den wichtigsten Funktionen der Lösung gehören:

• Echtzeit-Datensynchronisation zwischen EHR-, Auftragsabwicklungs-, Logistik- und Buchhaltungssystemen
• Dynamische Planung der Vorbereitung von Behandlungsmaterialien, abgestimmt auf die Behandlungsbereitschaft der Patienten
• Durchgängige Auftragstransparenz durch Echtzeit-Statusaktualisierungen, Benachrichtigungen und anpassbare Dashboards, die es den Beteiligten ermöglichen, den Auftragsstatus schnell zu beurteilen und Aufträge zu identifizieren, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen
• Validierungskontrollen zur Vermeidung doppelter Patientenkonten, Änderungen an Behandlungsdaten oder unsicherer Behandlungsszenarien

Auftragsauslösung und Anlage eines Patientenkontos

• Empfang der Bestellanforderung aus der EHR der Behandlungseinrichtung mit Patienten-, klinischen und Auftragsinformationen
• Automatische Erstellung eines Patientenkontos, Verknüpfung mit der Behandlungseinrichtung und Befüllung der Patientenakte anhand von EHR-Daten (z. B. demografische Daten, Diagnose, Behandlungsverlauf, Informationen zu anstehenden Behandlungen)
• Überprüfung der Patientenakten, um Duplikate zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Patient die Therapie noch nicht zuvor erhalten hat

Erstellung eines Kundenauftrags und Zuordnung zu einer Auftragsabwicklungsstelle

• Erstellung eines Kundenauftrags auf Basis der Bestellung und Verknüpfung mit der zugehörigen Behandlungseinrichtung
• Nachverfolgung und Überprüfung des angeforderten Behandlungstermins mit der Behandlungseinrichtung, um sicherzustellen, dass keine Änderungen eingetreten sind, sowie Benachrichtigung der zuständigen Beteiligten über etwaige Änderungen
• Automatische Auswahl und Zuweisung eines entsprechenden Auftragsabwicklungszentrums für die Herstellung von Behandlungsmaterialien auf der Grundlage vordefinierter Regeln (Verträge mit einer bestimmten Behandlungseinrichtung, geografische Nähe, Verfügbarkeit, Kapazität). Falls das ausgewählte Auftragsabwicklungszentrum den Auftrag ablehnt, weist das System ihn einem anderen Zentrum zu
• Kontinuierliche Synchronisierung des Patientenstatus aus der elektronischen Patientenakte, um etwaige Änderungen und Aktualisierungen zu verfolgen, die sich möglicherweise auf die Zeitpläne für die Materialvorbereitung auswirken könnten

Auftragsabwicklung und -koordination

• Weiterleitung des Kundenauftrags in die Auftragsabwicklungsphase, wodurch ein 24-Stunden-Countdown gestartet wird, innerhalb dessen das Behandlungsmaterial vorbereitet und an das Behandlungszentrum geliefert werden muss
• Austausch von Statusaktualisierungen und Benachrichtigungen zur Vorbereitung des Behandlungsmaterials in Echtzeit mit dem EHR-System der Behandlungseinrichtung, um die Abstimmung zwischen den klinischen Teams und den Produktionszentren sicherzustellen

Auftragslieferung und Rechnungsstellung

• Einleitung der Lieferung nach Fertigstellung des Behandlungsmaterials
• Verfolgung des Lieferstatus und Weitergabe an das EHR des Behandlungszentrums in Echtzeit
• Abschluss der Bestellung nach Bestätigung der erfolgreichen Lieferung des Therapiematerials an das Behandlungszentrum
• Auslösen der Rechnungserstellung im Buchhaltungssystem des Kunden