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Modernisierung der Betriebsabläufe mit Dynamics 365

Modernisierung der Betriebsabläufe mit Dynamics 365: Von fragmentierten Tools zu einer einheitlichen Plattform

Um eine zentrale Datenquelle zu schaffen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Transparenz zu verbessern, strebte der Kunde – angesichts früherer positive Erfahrungen mit Microsoft Dynamics 365 Sales – an, seine Prozesse durch die Implementierung von Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management weiter auf Dynamics 365 umzustellen. Itransition lieferte einen Proof of Concept, der die Einrichtung und Konfiguration der zentralen Finanz- und HR-Module, die End-to-End-Konfiguration des Procure-to-Pay-Prozesses sowie eine umfassende Anwenderschulung und -betreuung umfasste – alles abgestimmt auf die Anforderungen und Arbeitsabläufe des Kunden. Anschließend unterstützten wir den Kunden beim Aufbau eines internen Teams für die weitere Lösungsentwicklung und setzten die Zusammenarbeit fort, indem wir Ad-hoc-Unterstützung leisteten.

20 %

weniger Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben

15 %

Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO) durch weniger Systeme

82 %

Erreichung des OTIF-Lieferziels (On-Time, In-Full)

Verbesserte

Prognostik, Managementkontrolle und geschäftliche Agilität

Alle eingesetzten Technologien

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management

Microsoft Dynamics 365 Finance Microsoft Dynamics 365 Sales

Microsoft Dataverse

Data Management Framework (DMF)

Microsoft Power BI

Microsoft SharePoint

DATEV

Auftragsmodell

Vollständige Projekt-Auslagerung

Über den Kunden

Der Kunde ist offizieller Händler und Servicepartner führender Marken für Bau- und Spezialmaschinen. Das Unternehmen bietet Maschinen und Originalersatzteile sowie eine breite Palette an Dienstleistungen wie Wartung und Reparaturen, Bedienerschulungen, Maschinenfinanzierung und Maschinenvermietung an, um die Geschäftsabläufe seiner Kunden zu unterstützen.

Unternehmensform

Privat

Branche

Automobil

Geografie

Jahresumsatz

55 Mio. $+

Die Herausforderung

Aufgrund früherer positiver Erfahrungen mit Microsoft Dynamics 365 Sales, das das Team von Itransition bereits zuvor für den Kunden implementiert hatte, beschloss der Kunde, seine digitale Transformation durch eine weitere Automatisierung der Geschäftsprozesse und die Schaffung einer einheitlichen Datenquelle unternehmensweit voranzutreiben.

Der Kunde stand vor folgenden Herausforderungen:

Wachsende Systemlandschaft. Finanzprozesse wurden in einem internen DATEV-System verwaltet. Hätte sich der Kunde dafür entschieden, mehrere voneinander getrennte Systeme zu betreiben, hätte dies die Gesamtbetriebskosten in die Höhe getrieben und seine Fähigkeit zur effizienten Skalierung eingeschränkt.
Lücken bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das bestehende Finanzsystem im HR-Bereich erfüllte die lokalen Anforderungen hinsichtlich der Datenspeicherung und -aufbewahrung nicht vollständig – ein Bereich, in dem dem Team des Kunden die volle Klarheit fehlte. Das Fehlen eines HR-Systems führte zu einer ähnlichen Herausforderung, da regulatorische Anforderungen bezüglich der Datenspeicherung und der Verwaltung von Mitarbeiterdaten nicht angemessen berücksichtigt wurden.
Manuelle, Excel- und E-Mail-basierte Arbeitsabläufe im Personalwesen und in der Beschaffung. Die starke Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen und dem Datenaustausch per E-Mail führte zu operativen Ineffizienzen, geringer Prozesstransparenz, einer übermäßigen Abhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern sowie Hindernissen für Skalierbarkeit und Optimierung.
Eingeschränkte Transparenz in Lager und Bestand. Der Kunde hatte nur begrenzte Transparenz über die Lagerabläufe und den Lagerbestand. Ohne einen zentralen Überblick über die Lagerbestände fiel es ihm schwer, die Verfügbarkeit von Artikeln zu ermitteln, den Nachschubbedarf vorherzusehen und genaue Nachfrageprognosen zu erstellen – was zu Verzögerungen, Ineffizienzen und suboptimalen Beschaffungsentscheidungen führte.

Mit Schwerpunkt auf den Bereichen Finanzen, Personalwesen und Beschaffung erwog der Kunde die Einführung von Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management.

Die Lösung

Auf einen Blick

Itransition begann mit der Umsetzung eines Proof of Concept auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management. Unser Team richtete die erforderlichen Module ein, konfigurierte sie, integrierte sie in Dynamics 365 Sales und schulte die Mitarbeiter des Unternehmens, um eine nahtlose Systemeinführung zu gewährleisten. Nach der Umsetzung des Proof of Concept unterstützte Itransition den Kunden beim Aufbau eines internen Teams, um den weiteren Support und die Weiterentwicklung der Lösung sicherzustellen. Durch die Kombination unserer fundierten Expertise in Dynamics 365 mit unserer Branchenerfahrung schufen wir einen Proof of Concept, der

Durch die Kombination unserer fundierten Fachkenntnisse in Dynamics 365 und unserer Branchenerfahrung haben wir einen Proof of Concept erstellt, der einen weiteren Schritt zur Vereinheitlichung der Geschäftsabläufe des Kunden auf einer einzigen Plattform darstellte.

Proof of Concept

Das Team von Itransition erkannte den Umfang und die Komplexität der Umstellung und ging davon aus, dass das groß angelegte Change Management und die Systemeinführung eine Herausforderung darstellen würden. Der Kunde verlangte zudem, dass während der Umstellung auf das neue System keinerlei Ausfallzeiten auftreten durften.

Daher schlugen die Experten von Itransition vor, die Eignung von Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management für die Geschäftsprozesse des Kunden zu prüfen, bevor eine vollständige Einführung beschlossen wurde, und mit einem Proof of Concept zu beginnen. Unsere Berater führten Workshops mit Schlüsselanwendern aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen und dem Beschaffungsmanagement durch, um bestehende Arbeitsabläufe abzubilden und die Übereinstimmung mit den Standardfunktionen von Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management zu ermitteln. Anschließend legten wir den Umfang für den Proof of Concept fest.

Kernfinanzsystem

Um die Systemimplementierung zu optimieren und eine reibungslose sowie schnelle Akzeptanz durch die Anwender sicherzustellen, begann das Team von Itransition mit der Einrichtung eines Hauptbuchmoduls, das Finanzdaten verwaltet, die Journalverarbeitung, Allokationen, konzerninterne Transaktionen und das Berichtswesen unterstützt und somit das Rückgrat des Finanzmanagementsystems des Unternehmens bildet.

Um fragmentierte Daten und die eingeschränkte funktionsübergreifende Transparenz zu beheben, migrierte unser Team das DATEV-Buchhaltungssystem des Kunden zu „Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management“. Um die Einblicke in die Kunden- und Finanzdaten weiter zu verbessern, halfen wir dem Kunden bei der Synchronisierung aller Daten zwischen Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management nahezu in Echtzeit über Dataverse. Dadurch konnte der Kunde mit einheitlichen und konsistenten Daten arbeiten, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Kernsystem für das Personalwesen

Das Team von Itransition richtete das Personalverwaltungssystem ein und konfigurierte Folgendes:

Konfigurationen der Vorlagen für die automatisierte Einbindung neuer Mitarbeiter in das System, um hochgeladene Dokumente automatisch zu verarbeiten, einen Benutzer anzulegen und diesen anzumelden.
Mitarbeitermigration über das Data Management Framework-Tool, um sicherzustellen, dass mitarbeiterbezogene Daten genau und effizient zwischen den Systemen übertragen werden, wobei Integrität und Nutzbarkeit gewahrt bleiben.
Erweiterung der Benutzerberichte zur Verbesserung der Datentransparenz, zur Optimierung der Entscheidungsfindung und zur Steigerung der Effizienz beim Personalmanagement.
Dokumentenmigration und -anpassung, wodurch eine Suchfunktion für alle Dokumente ermöglicht wurde, die den Mitarbeitern zugeordnet sind.

Um den Kunden bei der Bewältigung komplexer lokaler regulatorischer Anforderungen zu unterstützen, haben wir sichergestellt, dass das System diese Anforderungen vollständig erfüllt und diese Anforderungen in die Vertragsunterlagen integriert. Wir haben zudem gezielte Anpassungen vorgenommen, diese dabei im Rahmen der Best-Practice-Richtlinien gehalten und das System durch die SharePoint-Integration um effiziente Funktionen zur Dokumentenspeicherung, -filterung und -aufbewahrung erweitert, um gesetzliche Standards zu erfüllen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Procure-to-Pay-Prozess

Unser Team richtete das Beschaffungs- und Sourcing-Modul ein, das den End-to-End-Prozess der Beschaffung von Lkw von der Bestellanforderung bis zur Zahlung optimierte und gleichzeitig das Lieferantenmanagement sowie das strategische Sourcing unterstützte. Mit der Einführung des Procure-to-Pay-Prozesses erhielt der Kunde Echtzeit-Transparenz über die Bestandsniveaus in allen Lagern, eine verbesserte Kontrolle über die Einkaufsaktivitäten und eine stärkere Abstimmung zwischen Nachfrage- und Angebotsplanung. Automatisierte Workflows und standardisierte Prozesse ermöglichten genauere Prognosen und eine proaktive Beschaffung.

Die Erweiterung der Benutzerberichte mithilfe von Power BI verbesserte die Fähigkeit der Lieferanten, ihre Lieferverpflichtungen einzuhalten, und stellte sicher, dass die richtigen Geräte und Materialien bei Bedarf verfügbar waren.

Infolgedessen verbesserte der Kunde die OTIF-Lieferquote (On-Time, In-Full) erheblich – die Kennzahl, die die Fähigkeit eines Lieferanten misst, seine Lieferversprechen einzuhalten.

Anwenderbegleitung und Ad-hoc-Support

Itransition führte nach der Implementierung Live-Demos und Schulungen mit praktischen Beispielen zur Nutzung des neuen Systems durch, in denen dessen Fähigkeiten, Funktionen und Best Practices behandelt wurden. Darüber hinaus boten wir fortlaufenden Ad-hoc-Benutzersupport an und standen während der gesamten Einführungsphase in engem Kontakt mit den Endnutzern. Unser Team ging umgehend auf Nutzerfragen ein, klärte das Systemverhalten und leistete Unterstützung bei praktischen Anwendungsfällen, sobald diese auftraten.

Dieser Ansatz stellte sicher, dass sich die Anwender in ihrer täglichen Arbeit gut unterstützt fühlten, was eine schnellere Lösung von Problemen ermöglichte und Vertrauen in das neue System aufbaute.

Internes Team

Darüber hinaus unterstützte Itransition den Kunden nach der PoC-Implementierung beim Aufbau eines kompetenten internen Teams, um den weiteren Support der Lösung sicherzustellen. Unsere Experten definierten ein klares Anforderungsprofil für den benötigten Spezialisten, in dem die erforderlichen Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten dargelegt wurden, und halfen bei der Identifizierung und Auswahl des richtigen Kandidaten.

Parallel dazu führten wir gezielte Schulungen durch, um das Team mit dem nötigen Wissen auszustatten, damit es wichtige Prozesse innerhalb des Systems selbstständig verwalten und unterstützen kann, was einen reibungslosen Übergang zur internen Eigenverantwortung ermöglichte.

Bildtitel: Etablierung einer einzigen Quelle der Wahrheit im gesamten Unternehmen

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Das Ergebnis

Durch die Umsetzung eines Proof-of-Concept auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management sowie die Integration in Dynamics 365 Sales half das Team von Itransition dem Kunden dabei, eine zentrale Datenquelle zu schaffen, wichtige Prozesse in den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Personalwesen zu automatisieren und folgende Verbesserungen zu erzielen: