Durch die Kombination unserer fundierten Fachkenntnisse in Dynamics 365 und unserer Branchenerfahrung haben
wir einen Proof of Concept erstellt, der einen weiteren Schritt zur Vereinheitlichung der Geschäftsabläufe
des Kunden auf einer einzigen Plattform darstellte.
Das Team von Itransition erkannte den Umfang und die Komplexität der Umstellung und ging davon aus, dass
das groß angelegte Change Management und die Systemeinführung eine Herausforderung darstellen würden.
Der Kunde verlangte zudem, dass während der Umstellung auf das neue System keinerlei Ausfallzeiten
auftreten durften.
Daher schlugen die Experten von Itransition vor, die Eignung von Dynamics 365 Finance und Supply Chain
Management für die Geschäftsprozesse des Kunden zu prüfen, bevor eine vollständige Einführung
beschlossen wurde, und mit einem Proof of Concept zu beginnen. Unsere Berater führten Workshops mit
Schlüsselanwendern aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen und dem Beschaffungsmanagement durch, um
bestehende Arbeitsabläufe abzubilden und die Übereinstimmung mit den Standardfunktionen von Dynamics 365
Finance und Supply Chain Management zu ermitteln. Anschließend legten wir den Umfang für den Proof of
Concept fest.
Um die Systemimplementierung zu optimieren und eine reibungslose sowie schnelle Akzeptanz durch die
Anwender sicherzustellen, begann das Team von Itransition mit der Einrichtung eines Hauptbuchmoduls, das
Finanzdaten verwaltet, die Journalverarbeitung, Allokationen, konzerninterne Transaktionen und das
Berichtswesen unterstützt und somit das Rückgrat des Finanzmanagementsystems des Unternehmens bildet.
Um fragmentierte Daten und die eingeschränkte funktionsübergreifende Transparenz zu beheben, migrierte
unser Team das DATEV-Buchhaltungssystem des Kunden zu „Dynamics 365 Finance and Supply Chain
Management“. Um die Einblicke in die Kunden- und Finanzdaten weiter zu verbessern, halfen wir dem Kunden
bei der Synchronisierung aller Daten zwischen Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Finance and Supply
Chain Management nahezu in Echtzeit über Dataverse. Dadurch konnte der Kunde mit einheitlichen und
konsistenten Daten arbeiten, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Das Team von Itransition richtete das Personalverwaltungssystem ein und konfigurierte Folgendes:
-
Konfigurationen der Vorlagen für die automatisierte Einbindung neuer Mitarbeiter in das System, um
hochgeladene Dokumente automatisch zu verarbeiten, einen Benutzer anzulegen und diesen anzumelden.
-
Mitarbeitermigration über das Data Management Framework-Tool, um sicherzustellen, dass
mitarbeiterbezogene Daten genau und effizient zwischen den Systemen übertragen werden, wobei
Integrität und Nutzbarkeit gewahrt bleiben.
-
Erweiterung der Benutzerberichte zur Verbesserung der Datentransparenz, zur Optimierung der
Entscheidungsfindung und zur Steigerung der Effizienz beim Personalmanagement.
-
Dokumentenmigration und -anpassung, wodurch eine Suchfunktion für alle Dokumente ermöglicht wurde,
die den Mitarbeitern zugeordnet sind.
Um den Kunden bei der Bewältigung komplexer lokaler regulatorischer Anforderungen zu unterstützen, haben
wir sichergestellt, dass das System diese Anforderungen vollständig erfüllt und diese Anforderungen in
die Vertragsunterlagen integriert. Wir haben zudem gezielte Anpassungen vorgenommen, diese dabei im
Rahmen der Best-Practice-Richtlinien gehalten und das System durch die SharePoint-Integration um
effiziente Funktionen zur Dokumentenspeicherung, -filterung und -aufbewahrung erweitert, um gesetzliche
Standards zu erfüllen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
Unser Team richtete das Beschaffungs- und Sourcing-Modul ein, das den End-to-End-Prozess der Beschaffung
von Lkw von der Bestellanforderung bis zur Zahlung optimierte und gleichzeitig das Lieferantenmanagement
sowie das strategische Sourcing unterstützte. Mit der Einführung des Procure-to-Pay-Prozesses erhielt
der Kunde Echtzeit-Transparenz über die Bestandsniveaus in allen Lagern, eine verbesserte Kontrolle über
die Einkaufsaktivitäten und eine stärkere Abstimmung zwischen Nachfrage- und Angebotsplanung.
Automatisierte Workflows und standardisierte Prozesse ermöglichten genauere Prognosen und eine proaktive
Beschaffung.
Die Erweiterung der Benutzerberichte mithilfe von Power BI verbesserte die Fähigkeit der Lieferanten,
ihre Lieferverpflichtungen einzuhalten, und stellte sicher, dass die richtigen Geräte und Materialien
bei Bedarf verfügbar waren.
Infolgedessen verbesserte der Kunde die OTIF-Lieferquote (On-Time, In-Full) erheblich – die Kennzahl,
die die Fähigkeit eines Lieferanten misst, seine Lieferversprechen einzuhalten.
Itransition führte nach der Implementierung Live-Demos und Schulungen mit praktischen Beispielen zur
Nutzung des neuen Systems durch, in denen dessen Fähigkeiten, Funktionen und Best Practices behandelt
wurden. Darüber hinaus boten wir fortlaufenden Ad-hoc-Benutzersupport an und standen während der
gesamten Einführungsphase in engem Kontakt mit den Endnutzern. Unser Team ging umgehend auf Nutzerfragen
ein, klärte das Systemverhalten und leistete Unterstützung bei praktischen Anwendungsfällen, sobald
diese auftraten.
Dieser Ansatz stellte sicher, dass sich die Anwender in ihrer täglichen Arbeit gut unterstützt fühlten,
was eine schnellere Lösung von Problemen ermöglichte und Vertrauen in das neue System aufbaute.
Darüber hinaus unterstützte Itransition den Kunden nach der PoC-Implementierung beim Aufbau eines
kompetenten internen Teams, um den weiteren Support der Lösung sicherzustellen. Unsere Experten
definierten ein klares Anforderungsprofil für den benötigten Spezialisten, in dem die erforderlichen
Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten dargelegt wurden, und halfen bei der Identifizierung und Auswahl
des richtigen Kandidaten.
Parallel dazu führten wir gezielte Schulungen durch, um das Team mit dem nötigen Wissen auszustatten,
damit es wichtige Prozesse innerhalb des Systems selbstständig verwalten und unterstützen kann, was
einen reibungslosen Übergang zur internen Eigenverantwortung ermöglichte.
