Salesforce-Integration: allgemeine Optionen, Arten, Schritte & Überlegungen

Itransition verbindet Ihr Salesforce-CRM über APIs, Middleware oder Konnektoren mit anderer Unternehmenssoftware, wodurch ein nahtloser Datenfluss hergestellt, manuelle Dateneingaben vermieden, die Datengenauigkeit gewährleistet und die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Vertriebs-, Marketing- und Finanzteams gefördert wird.

Salesforce-Integration: allgemeine Optionen, Arten, Schritte & Überlegungen

Warum Itransition

Über 10 Jahre Erfahrung als Salesforce-Dienstleister

Eigenes Salesforce Center of Excellence

Von Clutch zu den besten Salesforce-Beratungsunternehmen gezählt

98 Salesforce-Zertifizierungen

Fachkompetenz in Sales Cloud, Service Cloud, Marketing Cloud, Revenue Cloud und anderen Salesforce-Lösungen

Apps und Systeme, die wir in Salesforce integrieren

Wir nutzen die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten von Salesforce und andere Entwicklungstools, um Ihr CRM-System mit der von Ihnen abteilungsübergreifend eingesetzten cloudbasierten oder lokal installierten Unternehmenssoftware zu verbinden und so eine nahtlose Datensynchronisation zu gewährleisten.

Buchhaltung

Wir integrieren Salesforce mit Buchhaltungssoftware, um eine Synchronisierung der Finanzdaten in Echtzeit zu ermöglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass Vertriebsteams den aktuellen Rechnungsstatus und die Zahlungshistorie direkt im CRM einsehen können, was die Genauigkeit der Budgetplanung und Umsatzprognosen erheblich verbessert sowie zur Erstellung detaillierterer Kundenprofile beiträgt.

Gängige Integrationsoptionen
  • QuickBooks
  • Microsoft Dynamics 365
  • NetSuite
  • Sage Intacct
  • Xero

ERP

Wir integrieren Salesforce in ERP-Systeme, um den Datenaustausch zwischen kundenorientierten und Backoffice-Teams zu optimieren. Dank Auftrags- und Versandstatus sowie Echtzeitdaten zur Lagerverfügbarkeit im CRM können Vertriebsmitarbeiter bestehende Kunden problemlos auf dem Laufenden halten und relevantere Angebote für potenzielle Kunden erstellen. Gleichzeitig können die mit dem ERP-System synchronisierten Daten den Produktionsabteilungen dabei helfen, auf die Nachfrage zu reagieren und Fertigungsprozesse sowie Produktionsmengen zu optimieren.

Gängige Integrationsoptionen
  • Oracle NetSuite
  • Acumatica
  • Infor
  • SAP
  • Microsoft Dynamics 365

Marketing-Automatisierungstools

Wir ermöglichen die Integration zwischen Marketing-Automatisierungssoftware und Salesforce CRM, beseitigen Datensilos und automatisieren den Datenaustausch, um die Zusammenarbeit zwischen Marketing- und Vertriebsabteilungen zu vereinfachen. Der Zugriff auf Marketingdaten verschafft Vertriebsteams einen besseren Einblick in die Interaktionen mit Kunden und Interessenten, wodurch sie fundiertere Entscheidungen treffen können, um die Kundenansprache, die Lead-Pflege und die Einbindung von Interessenten zu verbessern.

Gängige Integrationsoptionen
  • Hubspot
  • Marketo
  • Mailchimp
  • Oracle Eloqua
  • Marketing Cloud Account Engagement (Pardot)

E-Commerce-Plattformen

Unser Team verbindet Salesforce mit E-Commerce-Plattformen, um Einzelhändlern einen tieferen Einblick in ihre Kunden und Online-Verkaufsaktivitäten zu ermöglichen. Durch die Zusammenführung von CRM- und E-Commerce-Daten können Unternehmen Möglichkeiten identifizieren, ihre Upselling- und Cross-Selling-Strategien, Marketingkampagnen und ihren Kundenservice zu verbessern, um so personalisiertere Einkaufserlebnisse zu schaffen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Gängige Integrationsoptionen
  • Adobe Commerce (Magento)
  • Shopify
  • WordPress
  • BigCommerce

Computer-Telefonie

Wir integrieren Callcenter-Software in Salesforce-CRM-Lösungen, um Unternehmen dabei zu helfen, die Effizienz ihrer Vertriebs- und Serviceteams zu steigern. Unsere Integration ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, die Historie der Kundeninteraktionen zu zentralisieren, eingehende Anrufe zu erkennen und richtig weiterzuleiten sowie Gespräche individuell anzupassen, während Serviceteams Kundenanfragen effizienter bearbeiten und Anrufdetails zur weiteren Analyse aufzeichnen können.

Gängige Integrationsoptionen
  • Twilio
  • RingCentral
  • PhoneBurner
  • Mitel

Soziale Medien

Wir integrieren Salesforce mit Social-Media-Plattformen, um Vertriebsteams einen nahtlosen Zugriff auf die Social-Media-Aktivitäten der Kunden zu ermöglichen und ihnen zu ermöglichen, potenzielle Kunden einfach zu erfassen und die Stimmung von Kunden und Leads zu beobachten. Auf der Grundlage dieser Informationen können Vertriebsabteilungen ihre Strategien zur Kundenbindung anpassen, um den Erwartungen und Vorlieben der Zielgruppe gerecht zu werden.

Gängige Integrationsoptionen
  • Meta (Facebook)
  • Instagram
  • X (Twitter)
  • LinkedIn

Tools für die Zusammenarbeit

Durch die Integration von Salesforce mit Tools für die Zusammenarbeit wie Messaging-Apps oder Dokumentenmanagement-Tools ermöglichen wir es verschiedenen Geschäftsteams, bequem zusammenzuarbeiten und Dokumente auszutauschen. So hat Itransition beispielsweise die Arbeitsabläufe unserer Vertriebsteams erheblich optimiert, indem es SharePoint in eine Dokumentenbibliothek für Salesforce umgewandelt hat.

Gängige Integrationsoptionen
  • SharePoint
  • Slack
  • Confluence
  • Google Workspace
  • DocuSign

E-Mail- und Kalenderanwendungen

Wir synchronisieren Kontakte, E-Mails, Aufgaben und Kalender zwischen Salesforce CRM und geschäftlichen E-Mail- und Kalender-Apps, damit Vertriebsmitarbeiter ihren Arbeitstag planen, die Kundenkommunikation verwalten und ihre Aufgaben und Termine übersichtlich organisieren können.

Gängige Integrationsoptionen
  • Outlook
  • Gmail
  • Google Kalender
  • Outlook-Kalender

Software für Projekt- und IT-Service-Management

Wir integrieren Salesforce und IT-Support-Lösungen, um die Ticketerstellung, die Aufgabenzuweisung und die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Servicemitarbeitern sowie den technischen Teams zu optimieren. Dadurch bieten wir einen besseren Überblick über Projektstatus und Prioritäten und gewährleisten eine transparentere und effizientere Bearbeitung von Kundenanfragen.

Gängige Integrationsoptionen
  • Jira
  • ClickUp
  • Asana
  • Zendesk
  • ServiceNow
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Von uns genutzte Salesforce-Integrationsoptionen

Je nach Ihren Anforderungen an die Workflow-Automatisierung, Ihrer Systemarchitektur und Ihren Anforderungen an den Datenaustausch wählen wir den am besten geeigneten Ansatz für die Salesforce-Integration aus.

Nach Ansatz

Prozessintegration

Wir verbinden Salesforce mit anderen Geschäftsanwendungen, um systemübergreifende Prozesse zu koordinieren und zu automatisieren, wobei eine Aktion in einem System eine oder mehrere Aktionen in einem anderen System auslöst. Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter eine Opportunity in Salesforce schließt, wird automatisch die Auftragserstellung im ERP-System ausgelöst, die Bestandsdaten werden aktualisiert und eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kunden gesendet.

Zur Umsetzung der Prozessintegration nutzen wir verschiedene Integrationsmechanismen, darunter Salesforce Flow, Plattformereignisse, APIs, Apex-Webdienste für eingehende Anfragen sowie Apex-Callouts oder Salesforce-Outbound-Messaging für ausgehende Interaktionen.

Integration der Benutzeroberfläche

Wir erstellen eine einheitliche Benutzeroberfläche für Geschäftsprozesse, die sich über mehrere Systeme erstrecken, sodass Benutzer auf die benötigten Salesforce-Tools und -Daten zugreifen und verschiedene Aufgaben ausführen können, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Datenintegration

Wir richten die Datensynchronisation zwischen Salesforce und anderen Geschäftsdatenquellen ein, um Unternehmen dabei zu unterstützen, anwendungsübergreifend konsistente Informationen zu gewährleisten und so Datensilos sowie doppelte Dateneingaben zu reduzieren.

Nach Integrationsarchitektur

Punkt-zu-Punkt-Integration

Wir richten direkte Verbindungen zwischen Salesforce und externen Geschäftsanwendungen ohne eine zwischengeschaltete Integrationssoftware ein und konfigurieren jede Integration separat. Da alle Punkt-zu-Punkt- Verbindungen unabhängig voneinander funktionieren, eignet sich dieser Ansatz für einfache Integrationsszenarien, bei denen nur eine geringe Anzahl von Anwendungen beteiligt ist.

Hub-and-Spoke-Integration

Unser Team richtet einen zentralen Integrations-Hub ein, um Salesforce und mehrere Geschäftsanwendungen gleichzeitig zu verbinden. Daten aus Salesforce und anderen Anwendungen werden zunächst an den Hub gesendet, der sie anschließend transformiert und an die Zielanwendung weiterleitet. Da nur die Integrationen von den Anwendungen zum Hub konfiguriert und gewartet werden müssen, vereinfacht dieser Ansatz die Anbindung neuer Anwendungen an Salesforce.

Enterprise Service Bus (ESB)

Wir implementieren einen Enterprise Service Bus (ESB) als Middleware-Schicht zwischen Salesforce und anderen Unternehmensanwendungen, um die Nachrichtenweiterleitung, Datentransformation, Protokollkonvertierung und Systemkommunikation zu zentralisieren. Dieser Ansatz eignet sich für große, komplexe Integrationsumgebungen mit vielfältigen Systemen und komplexen Anforderungen an den Datenaustausch.

Nach Implementierungsmethode

App-basierte Integration

Wir unterstützen Unternehmen bei der Integration von Salesforce in andere Anwendungen mithilfe von sofort einsatzbereiten Integrationsplattformen, wie beispielsweise MuleSoft Composer, Zapier, Jitterbit und Workato. Unsere Entwickler nutzen die vorgefertigten Vorlagen und Point-and-Click-Tools der Plattformen, um den Integrationsentwicklungsprozess zu beschleunigen und passen diese bei Bedarf an spezifische Geschäftsanforderungen an.

Code-basierte Integration

Unser Team entwickelt maßgeschneiderte Salesforce-Integrationen von Grund auf neu und schreibt dabei Code in Apex, der proprietären Programmiersprache von Salesforce. Wir erstellen diese Integrationslösungen, um komplexe, hochvolumige oder sehr spezifische Geschäftslogik zu ermöglichen, die von vorgefertigten Integrations-Apps oder Standard-Konnektoren nicht abgedeckt werden kann.

Nach Muster

Fire & Forget

Wir implementieren asynchrone Salesforce-Integrationen, die Anfragen an externe Systeme senden, ohne dass Salesforce auf deren Abschluss warten muss. Dies trägt dazu bei, die Reaktionsfähigkeit des Systems auf Benutzeraktionen zu verbessern und Verarbeitungsverzögerungen zu reduzieren. Beispielsweise nutzen wir Mechanismen wie Apex-Trigger und asynchrone Apex-Callouts, damit Salesforce einen E-Mail-Server zum Versenden von Versandbenachrichtigungen für Bestellungen aufrufen kann, ohne auf die Bestätigung zu warten, dass die E-Mail zugestellt wurde.

Remote-Aufruf

Wir ermöglichen es externen Systemen, über API-Anfragen auf in Salesforce gespeicherte Daten zuzugreifen und diese zu bearbeiten, sodass sie Datensätze nach Bedarf abrufen, anlegen, aktualisieren oder löschen können. Dieser Integrationsansatz eignet sich besonders gut für die Automatisierung des Informationsabrufs und der Datensatzaktualisierung, wie beispielsweise bei Änderungen des Bestellstatus.

Anfrage und Antwort

Wir implementieren synchrone Integrationen, die es Salesforce ermöglichen, Anfragen an externe Systeme zu senden, auf deren Antworten zu warten und anschließend die Daten entsprechend zu aktualisieren. Wenn wir beispielsweise Salesforce mit einem externen Zahlungssystem integrieren, konfigurieren wir die Integration so, dass Zahlungsabwicklungsanfragen gesendet, Bestätigungsdetails empfangen und der Zahlungsstatus in Salesforce automatisch aktualisiert werden.

Batch-Datensynchronisation

Wir implementieren die Batch-Datensynchronisation zwischen Salesforce und externen Datenquellen, um die planmäßige Übertragung großer Datenmengen zu ermöglichen. Unser Team richtet ETL-Prozesse (Extract, Transform, Load) ein, um Daten aus einem System zu extrahieren, sie in das erforderliche Format umzuwandeln und in ein anderes System zu laden, wodurch es möglich wird, dass Salesforce und andere Systeme (z. B. ein lokales ERP-System) regelmäßig Kunden-, Auftrags- und andere Geschäftsdaten synchronisieren.

Datenvirtualisierung

Wir verbinden mehrere Datenquellen über eine einzige virtuelle Ebene und ermöglichen es Anwendern so, direkt in Salesforce auf Echtzeitdaten und externe Objekte zuzugreifen, ohne die Daten dauerhaft auf der Plattform zu speichern. Durch die Implementierung der Datenvirtualisierung tragen wir dazu bei, Datenduplikate zu reduzieren und ermöglichen es Anwendern, Entscheidungen auf der Grundlage von heterogenen Daten schneller zu treffen.

UI-Aktualisierung bei Datenänderungen

Wir implementieren Integrationen, die automatische Echtzeit-Aktualisierungen der Salesforce-Benutzeroberfläche ermöglichen, sobald sich relevante Daten ändern, sodass Benutzer die neuesten Informationen sehen können, ohne die Seite manuell aktualisieren zu müssen.

Roadmap für die Salesforce-Integration

So gehen die Experten von Itransition bei einem typischen Integrationsprojekt vor und führen es durch, um Salesforce nahtlos mit jeder Art von Unternehmens- oder Drittanbietersoftware zu verbinden.

1

Geschäftsanalyse

Wir beginnen mit einer umfassenden Analyse Ihrer geschäftlichen Anforderungen und Ziele sowie der bestehenden IT-Infrastruktur und ermitteln Ihre Anforderungen an die Salesforce-Integration.

2

Planung

Anschließend wählen wir den Integrationsansatz aus und legen fest, welche Geschäftsanwendungen integriert werden sollen, welche Muster und welche Implementierungsmethoden zum Einsatz kommen. Zudem legen wir die Zuständigkeiten, den Zeitplan und die erforderlichen Integrationswerkzeuge für das Projekt fest.

3

Entwicklung

Wenn wir uns für eine maßgeschneiderte Salesforce-Integrationslösung entschieden haben, entwerfen und entwickeln unsere Integrationsexperten eine maßgeschneiderte API oder eine Salesforce-Konnektor-App, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

4

Integration

Unsere Salesforce-Entwickler richten den Integrationsprozess zwischen Salesforce und der Ziel-Unternehmenssoftware ein, wobei sie entweder auf eine Standardlösung oder eine maßgeschneiderte Lösung zurückgreifen.

5

Testen

Wir führen eine Reihe von Qualitätssicherungsmaßnahmen durch, um die Integration zu validieren, etwaige Fehler und Sicherheitslücken aufzuspüren und sicherzustellen, dass sie der erwarteten Datenaustauschlast standhält.

6

Inbetriebnahme

Nachdem wir die eingerichtete Integration validiert haben, stellen wir sie in der Produktionsumgebung bereit, damit Geschäftsanwender darauf zugreifen können.

7

Anwenderschulung und Support

Wir bieten praxisorientierte Schulungen für Mitarbeiter und Salesforce-Administratoren an, um ihnen die Funktionen der Salesforce-Integration zu vermitteln. Darüber hinaus bieten wir langfristige Wartungsdienste an, um die bestehenden Integrationen zu optimieren und auf Wunsch Erweiterungen einzuführen.

Vorteile der Salesforce-Integration

Insgesamt kann die Salesforce-Integration mit anderer Software dazu beitragen, eine bessere Rendite aus CRM-Investitionen zu erzielen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

Prozessautomatisierung

Die Integration von Salesforce in andere Anwendungen kann Geschäftsabläufe und Aufgaben der Datenverwaltung optimieren und die Notwendigkeit manueller Dateneingaben beseitigen.

Verbesserte Datengenauigkeit

Die Salesforce-Integration kann Datenduplikate, Inkonsistenzen und menschliche Fehler beseitigen und so die Datengenauigkeit und -konsistenz systemübergreifend verbessern.

Personalisierte Kundenerlebnisse

In Verbindung mit anderen Datenquellen bietet Salesforce einen 360-Grad-Überblick über Kundendaten und unterstützt Unternehmen dabei, personalisiertere Dienstleistungen und Kundenerlebnisse zu bieten.

Bessere Entscheidungen

Ein nahtloser Datenfluss zwischen Salesforce und anderen Systemen ermöglicht eine umfassende Echtzeit-Übersicht über die Geschäftsdaten und unterstützt so eine bessere Entscheidungsfindung durch verbesserte Datengenauigkeit, Aktualität und Zugänglichkeit.

Gesteigerte Mitarbeiterproduktivität

Durch die Integration von Salesforce in verschiedene Geschäftssysteme können Unternehmen die manuelle Dateneingabe vermeiden und eine zentrale Datenquelle für alle Geschäftsdaten schaffen, wodurch Vertriebs- und Kundensupportmitarbeiter effizienter arbeiten können.

Optimierte Zusammenarbeit

Die Integration von Salesforce in andere Unternehmensanwendungen vereinfacht den Datenaustausch und verbessert die team- und Abteilungsübergreifende Kommunikation sowie die Zusammenarbeit.

Unsere Best Practices für die Salesforce-Integration

Bei der Integration von Salesforce in andere Systeme befolgen wir verschiedene Best Practices, um die Sicherheit der Integration und die Zuverlässigkeit des Datenaustauschs zu gewährleisten.

Unsere Best Practices für die Salesforce-Integration

1  
Datenabbildung

Vor der Implementierung der Integration ordnen wir die Daten, einschließlich Standard- und benutzerdefinierter Objekte, ordnungsgemäß zu, um sicherzustellen, dass sie korrekt und konsistent zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

2  
Sicherheit

Da Salesforce häufig in Systeme integriert wird, die sensible Informationen enthalten, stellen wir sicher, dass die Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand geschützt sind. Wir implementieren eine durchgängige Datenverschlüsselung, eine robuste OAuth-Authentifizierung sowie rollenbasierte Zugriffskontrollen, um eine unbefugte Offenlegung von Daten zu verhindern.

3  
Integrationsarchitektur

Unser Team entwirft eine geeignete Integrationsarchitektur auf der Grundlage der Anzahl der verbundenen Systeme, des Datenvolumens sowie der Anforderungen an den Datenaustausch, um einen effizienten und sicheren Datenaustausch zu ermöglichen und gleichzeitig das Risiko von Fehlern oder Datenverlusten zu minimieren.

4  
Laufende Wartung und Support

Auf Wunsch überwachen und warten wir Salesforce-Integrationen, um auftretende Probleme zu beheben und diese an die sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

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Häufige Herausforderungen bei der Salesforce-Integration

Obwohl die Salesforce-Integration viele Vorteile bieten kann, gibt es auch einige häufige Herausforderungen, die Unternehmen selbst oder mit Hilfe von Salesforce-Beratung bewältigen sollten, um positive Ergebnisse zu erzielen.

Herausforderung

Lösung
Mangelhafte Datenqualität
Inkonsistente Daten zwischen Salesforce und externen Systemen können zu fehlgeschlagenen Synchronisierungen und geringem Vertrauen der Nutzer führen.

Führen Sie strenge Richtlinien zur Datenverwaltung und Tools zur Datenqualität ein, um Daten vor der Integrierung zu bereinigen und zu standardisieren, sowie Datenvalidierungsregeln durchzusetzen, um die Qualität der ausgetauschten Daten zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur hochwertige, standardisierte Informationen in Ihrem CRM-System gespeichert werden.

Datenratenbeschränkungen
Salesforce begrenzt die Datenmenge, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums in das System hinein und aus dem System heraus übertragen werden kann, um die Stabilität und Leistung des Systems zu gewährleisten. Diese Einschränkungen können eine Herausforderung für Unternehmen darstellen, die mit großen Datenmengen arbeiten oder häufige Übertragungen durchführen.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht darin, den Datentransfer zu optimieren, indem die Datenmenge reduziert, die Daten komprimiert werden oder inkrementelle Aktualisierungen anstelle von vollständigen Datenübertragungen genutzt werden. Eine weitere Option ist der Einsatz von Integrationswerkzeugen oder Middleware von Drittanbietern, um den Datentransfer zu verwalten und die Einhaltung der von Salesforce festgelegten Beschränkungen sicherzustellen.
Darüber hinaus kann ein erfahrener Salesforce-Integrationspartner dabei helfen, die Datenübertragung im Einklang mit den Einschränkungen der Plattform zu optimieren.

Priorisierung der Echtzeit-Integration
Unternehmen entscheiden sich oft schnell für eine Salesforce-Echtzeitintegration als beste Lösung für ihre Anforderungen, erkennen jedoch nicht, dass deren Einrichtung und Verwaltung wesentlich komplexer ist.

Nicht jedes Geschäftsszenario erfordert Echtzeit-Integrationen und sofortige Synchronisierung. Um zwischen einer Echtzeit- und einer Batch-Integration zu wählen, sollten Sie Ihre Geschäftsziele und Integrationsanforderungen sorgfältig anhand des Datenvolumens und der Aktualisierungshäufigkeit bewerten. Oft reicht eine Batch-Verarbeitung aus, da sie kostengünstiger und einfacher zu warten ist, auch wenn sie zu gewissen Verzögerungen bei der Datenaktualisierung führen kann. Die Echtzeit-Datensynchronisation hingegen ist vor allem für kritische Aufgaben wie Live-Bestandsdaten oder Aktualisierungen des Zahlungsstatus relevant, ist jedoch komplexer in der Implementierung und Wartung.

Unterschiedliche Technologie-Stacks
Sind die Technologie-Stacks von Salesforce und den integrierten Anwendungen nicht kompatibel, kann dies zu Schwierigkeiten bei der Datenabbildung, der Code-Migration oder beim Testen führen sowie den Zeit- und Kostenaufwand des Integrationsprojekts erhöhen.

Die beste Lösung ist der Einsatz von Middleware oder Integrationsplattformen, die unterschiedliche Technologie-Stacks unterstützen und eine Abstraktionsebene zwischen den integrierten Systemen bilden. Unternehmen wird außerdem empfohlen, einen Integrationsanbieter zu beauftragen, der sie dabei unterstützt, die Herausforderungen unterschiedlicher Technologie-Stacks während des gesamten Integrationsprojekts zu meistern, wie beispielsweise das korrekte Daten-Mapping oder eine zufriedenstellende Datenqualität.