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Audit und Optimierungsplanung für Dynamics 365 Business Central bei einer Private-Equity-Gesellschaft mit mehreren Rechtseinheiten

Unser Kunde nutzte Dynamics 365 Business Central zur Unterstützung der Finanzprozesse in seinen drei Rechtseinheiten. Das System diente jedoch hauptsächlich als Hauptbuch und nicht als umfassende Finanzmanagementlösung. Damit das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus der Business-Central-Plattform ziehen konnte, führte Itransition eine umfassende Prüfung der Lösung durch und ermittelte Möglichkeiten, die Systemkonfiguration zu optimieren und den Funktionsumfang besser auszuschöpfen. Auf Grundlage dieser Ergebnisse erstellten wir einen priorisierten Verbesserungsplan und schlugen ein monatliches Supportmodell vor, um den reibungslosen Übergang zu neuen Workflows und Funktionen sicherzustellen.

3

Unternehmensprozesse geprüft

3

Business-Central-Umgebungen analysiert

2

Wochen für eine umfassende Systemprüfung

17

kritische Probleme identifiziert und nach Behebungspriorität geordnet

Alle verwendeten Technologien

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Zusammenarbeitsmodell

Vollständiges Projekt-Outsourcing

Über den Kunden

Unser Kunde ist eine führende Private-Equity-Gesellschaft, die in Unternehmen mit einer stabilen, alltäglichen Nachfrage investiert, etwa in den Bereichen Lebensmittel, Konsumgüter und grundlegende Dienstleistungen. Zum Portfolio des Unternehmens gehören unter anderem Lebensmittel- und Snackmarken, Hersteller von Tiernahrung, Anbieter technischer Dienstleistungen und B2B-Softwareunternehmen. Im Rahmen einer Buy-and-Build-Strategie unterstützt der Kunde seine Portfoliounternehmen bei organischem Wachstum und strategischen Übernahmen und maximiert so die Rendite für alle Beteiligten.

Branche

Finanzdienstleistungen

Hauptsitz

New York, USA

Standorte

USA, Vereinigtes Königreich, Spanien

Gegründet

2005

Die Herausforderung

Obwohl das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit ausweitete und weitere Rechtseinheiten hinzufügte, nutzte es Business Central weiterhin hauptsächlich für grundlegende Buchhaltungsaufgaben. Viele integrierte Funktionen waren nicht konfiguriert oder wurden nur eingeschränkt genutzt. Zudem war das Finanzteam im Arbeitsalltag weitgehend auf manuelle Prozesse und Umgehungslösungen angewiesen, was den Nutzen von Business Central einschränkte.

Der Kunde stand vor folgenden Herausforderungen:

  • Finanzdimensionen und Analyseeinstellungen waren für Stamm- und Finanzdaten uneinheitlich konfiguriert. Dadurch waren die meisten Datensätze nicht kategorisiert, was die Datenanalyse einschränkte. Keinem der 521 Lieferanten waren Dimensionen zugewiesen, und nur 5 von 200 Kunden verfügten über die erforderliche analytische Konfiguration.
  • Die Funktionen für Finanzberichte und die Analyse nach Dimensionen waren nicht aktiviert. Daher musste das Finanzteam Daten manuell exportieren und außerhalb des Systems abstimmen, um Managementberichte zu erstellen – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess.
  • Konzerninterne Transaktionen wurden manuell verarbeitet, und konzerninterne Salden anhand der den Konten zugewiesenen Dimensionswerte nachverfolgt. Dadurch bestand das Risiko inkonsistenter Daten.

Die Lösung

Auf einen Blick

Itransition analysierte die Dynamics-365-Business-Central-Umgebung des Kunden und identifizierte technische Probleme sowie nicht konfigurierte und unzureichend genutzte Plattformfunktionen. Auf Grundlage der Prüfungsergebnisse erstellten wir einen strukturierten Fahrplan, um die benötigten Funktionen zu aktivieren und die Systemnutzung zu verbessern.

Itransition prüfte drei Dynamics-365-Business-Central-Umgebungen, die die drei Rechtseinheiten des Kunden unterstützten, sowie mehr als 21 installierte Erweiterungen, darunter DocuWare, Pleo, Medius und Solver. Im Rahmen der Analyse untersuchten wir zentrale Funktionsbereiche von Business Central, darunter Beschaffung, Vertrieb, Buchhaltung, Treasury, Reporting und Integrationen.

Analyse der Schwachstellen

Bei der Geschäftsprüfung identifizierte unser Team Probleme, die das Finanzteam seit Monaten beeinträchtigten: Der Monatsabschluss erforderte schätzungsweise 20–25 Stunden manuelle Arbeit, konzerninterne Salden wurden manuell nachverfolgt und der Wechselkursdatenfeed funktionierte nicht. Nachdem wir die Probleme dokumentiert hatten, ordneten wir sie nach ihren Auswirkungen auf die Produktivität des Teams und die Datengenauigkeit.

Bewertung der geschäftlichen Auswirkungen

Damit der Kunde die identifizierten Probleme nach ihrem geschäftlichen Nutzen priorisieren konnte, bewerteten wir folgende Faktoren:

  • Durch ineffiziente Prozesse verlorene Arbeitsstunden

  • Im System nicht verfügbare Berichte

  • Manuelle Umgehungslösungen zur Überwindung von Systembeschränkungen

  • Kosten infolge von Buchungsfehlern

Bewertung konzerninterner Prozesse

Die wichtigste Feststellung der Prüfung war, dass die Plattform nicht für die konzerninterne Buchhaltung eingerichtet war. Wir stellten folgende Lücken in Business Central fest:

  • Die standardmäßige Intercompany-Funktionalität (IC) war nicht konfiguriert.

  • Die IC-Inbox- und -Outbox-Funktionen wurden nicht genutzt, sodass Transaktionen nicht automatisch zwischen den Unternehmen übertragen werden konnten.

  • Die Kontenzuordnung zwischen den Rechtseinheiten war nicht aktiviert. Daher konnte dieselbe Transaktion in den einzelnen Unternehmen auf unterschiedliche Konten gebucht werden.

  • Jede Transaktion musste in der empfangenden Rechtseinheit manuell erneut eingegeben werden.

  • Für das Konzernreporting erforderliche Intercompany-Eliminierungen wurden außerhalb des Systems erstellt.

Wir empfahlen, die IC-Funktionalität einzuführen, um die Datengenauigkeit und die Effizienz der Transaktionsverwaltung zwischen den Rechtseinheiten zu verbessern.

Zusätzliche Automatisierungsmöglichkeit

Itransition stellte fest, dass der Kunde monatliche Rechnungen für die Verrechnung von Fondskosten in jedem Abrechnungszyklus neu erstellte. Um den wiederkehrenden Aufwand zu reduzieren, identifizierten wir die Möglichkeit, den Prozess mit der Funktion für wiederkehrende Verkaufszeilen in Business Central zu automatisieren.

Beratung zur Automatisierung von Finanzprozessen

Bei der Analyse der Finanzprozesse in den Business-Central-Umgebungen des Kunden stellten wir folgende Ineffizienzen fest, die eine Prozessautomatisierung verhinderten:

  • Rechnungsabgrenzungsposten wurden manuell über mehrere Abrechnungsperioden hinweg gebucht und verteilt, statt die integrierte Funktionalität von Business Central zu nutzen.

  • Obwohl die Bankkontenabstimmung funktionierte, war die externe Referenznummer tief im XML-Feed verschachtelt, sodass ein automatischer Datenabgleich nicht möglich war.

  • Abgrenzungen wurden über allgemeine Buch.-Blätter erfasst, ohne die Stornierungsfunktion zu nutzen. Dadurch entstand zusätzlicher manueller Aufwand für das Buchhaltungsteam.

Um diese Probleme zu beheben, zeigte Itransition, wie sich die Buchhaltung mithilfe der Standardfunktionen von Business Central vereinfachen lässt. Dazu gehörten RF-/RV-Methoden im wiederkehrenden Fibu-Buch.-Blatt für Abgrenzungen sowie Vorlagen für Rechnungsabgrenzungsposten mit linearer Verteilung. Außerdem schlug unser Team vor, den XML-Feed neu zu strukturieren, um eine künftige Automatisierung zu ermöglichen.

Bei der Prüfung stellten unsere Experten außerdem fest, dass die Wechselkurse seit mehr als drei Wochen nicht automatisch aktualisiert worden waren. Mangels konfigurierter Warnmeldungen war dies unbemerkt geblieben. Wir dokumentierten die zugrunde liegenden Fehler in der Aufgabenwarteschlange und empfahlen Maßnahmen zu ihrer Behebung.

Beratung zur Einführung von Reporting und Analysen

Das Team von Itransition stellte fest, dass die Funktionen von Business Central für Finanzberichte und Analysen nach Dimensionen entweder gar nicht oder nur teilweise konfiguriert waren. Außerdem nutzte das Finanzteam zwar Debitoren- und Kreditoren-Fälligkeitsberichte, diese basierten jedoch auf veralteten Berichtobjekten, deren Ablösung Microsoft geplant hatte. Auf Grundlage der Analyse kamen wir zu dem Schluss, dass der Kunde statt eines externen Add-ons die nativen Reporting-Funktionen von Business Central nutzen könnte.

Empfehlungen für langfristige Verbesserungen

Im Laufe der Zusammenarbeit stellten wir fest, dass das Finanzteam fachkundige Unterstützung zu den Funktionen von Business Central benötigte, um das System effektiver zu nutzen. Damit das Team den gesamten Funktionsumfang der Plattform kennenlernen konnte, schlugen wir über einen Zeitraum von vier Monaten ein bis zwei Workshops pro Monat vor. Darüber hinaus benötigte der Kunde Unterstützung bei der Feinabstimmung vorhandener Funktionen und der Implementierung neuer Möglichkeiten, die über die Behebung der von uns identifizierten Probleme hinausgingen. Daher schlug das Team von Itransition ein monatliches Supportmodell für Systemanpassungen sowie Anwenderschulungen und -support vor und schuf Transparenz über die künftigen Kosten zur Stabilisierung der bestehenden Umgebung.

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Das Ergebnis

Das Team von Itransition bewertete die Business-Central-Umgebung des Kunden in drei Umgebungen und gab gezielte Empfehlungen zur Optimierung, damit das Unternehmen:

01

einen Fahrplan erstellt, um die Intercompany-Funktion und Finanzdimensionen für 521 Lieferanten, 200 Kunden und den Kontenplan zu konfigurieren, Finanzprozesse zu automatisieren sowie Finanzanalysen und Reporting in Business Central zu ermöglichen

02

einen Prüfplan für veraltete Debitoren- und Kreditoren-Berichtobjekte entwickelt, der den aktuellen Empfehlungen von Microsoft entspricht

03

die manuelle Neueingabe konzerninterner Transaktionen durch einen automatischen Transaktionsfluss über IC-Inbox und -Outbox ersetzt und Intercompany-Eliminierungen im System aktiviert, um konsolidiertes Reporting zu ermöglichen

04

Möglichkeiten zur Reduzierung des manuellen Monatsabschlusses identifiziert, von geschätzten 20–25 Stunden auf 10–12 Stunden – eine Verringerung um etwa 50–55 %