Nach der Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen des Kunden konzipierten wir eine Lösung zur
Automatisierung der Due-Diligence-Prüfung auf der Grundlage von Enate und UiPath. Enate sollte als Business
Process Management (BPM)-Lösung dienen und die Verwaltung von Projekt- und Fall-Workflows, die Zuweisung von
Aufgaben sowie Analysen und Berichte ermöglichen. UiPath-Bots, die über eine API in Enate integriert sind,
führen die Due-Diligence-Prüfung von Dossiers durch und automatisieren zusätzliche Aufgaben, einschließlich
des Austauschs von Dossierdaten zwischen den Unternehmenssystemen. Die hohe Flexibilität beider Plattformen
ermöglichte es, die Lösung auf die spezifischen Geschäftsanforderungen des Kunden zuzuschneiden und im Laufe
der Zeit mit neuen Workflows und RPA-Bots zu erweitern.
Unser Team richtete Enate ein, um den Fluss der Medikamentenregistrierung zu verwalten und Aufgaben
zwischen Mitarbeitern und RPA-Bots zu orchestrieren. Außerdem konfigurierten wir UiPath-Roboter und
nutzten GenAI-Funktionen, um die Struktur und den Inhalt von Dossiers anhand vordefinierter Regeln zu
validieren sowie Arzneimitteldaten von Produkt-Trackern zu sammeln und automatisch per E-Mail an die
relevanten Beteiligten zu verteilen.
Vor der vollständigen Einführung haben wir eine Pilotversion veröffentlicht, die den gesamten
Due-Diligence-Prozess für eine Region mit einer begrenzten Anzahl von Compliance-Prüfungen und einem
Prozessmanagement für Geschäftsmeldungen automatisiert hat. Dieser Ansatz half uns, die Abstimmung mit den
Beteiligten sicherzustellen, das Risiko von Nacharbeiten zu verringern und effektive
Kommunikationsprozesse zu etablieren. Während der Pilotphase stellte das Team die funktionalen
Anforderungen fertig und formalisierte die Geschäftsregeln für die Due-Diligence-Prüfung von Dossiers.
Außerdem konfigurierte es bot- und ML-basierte Compliance-Checks und richtete Integrationen mit anderen
Unternehmenssystemen ein, um die Grundlage für die Skalierbarkeit der Plattform zu schaffen.
Während der vollständigen Implementierung konfigurierten wir die notwendigen Regeln, um die Konformität
aller Module innerhalb eines Dossiers zu bewerten, und berücksichtigten dabei rund 500 regulatorische
Regeln. Außerdem automatisierten wir die Due-Diligence-Prüfung und die Benachrichtigung anderer
Unternehmenszweige, indem wir die Enate-Workflows so konfigurierten, dass sie die regulatorischen
Anforderungen von über 50 Ländern erfüllen.
Nach der Einführung führten wir eine Reihe von Stakeholder-Workshops durch, um die Funktionalität des
Systems zu demonstrieren und die Benutzer mit den neuen automatisierten Arbeitsabläufen vertraut zu
machen, während wir gleichzeitig auf auftretende Fragen eingingen.
Funktionsweise
Due-Diligence-Prüfung von Dossiers
Der UiPath-Bot führt in Kombination mit der generativen KI umfassende Prüfungen der Verfügbarkeit und des
Inhalts der erforderlichen Dokumente in jedem Dossier durch. UiPath-Bots, die nach den Geschäftsregeln des
Kunden erstellt werden, können in jeder Phase des Einreichungsprozesses eingesetzt werden. Dank der
Systemkonfigurationen können länder- oder dossierspezifische Regeln leicht geändert oder hinzugefügt
werden, was den Aufwand für die Automatisierungsmöglichkeiten der Lösung erleichtert.
Die eigentlichen Aufgaben für den Bot zur Durchführung automatisierter Prüfungen werden mit Hilfe von
Enate ermöglicht, wobei es drei Hauptprozesse gibt: Registrierung (Erstregistrierung eines Medikaments),
Variation (Änderungen nach der Registrierung) und Erneuerung (Neuregistrierung nach Ablauf der
Erstregistrierung).
RPA-Erweiterung durch Gen AI & ML
Zur Unterstützung von Due-Diligence-Prüfungen, die komplexe Entscheidungsfindungen und die Verarbeitung
heterogener, unstrukturierter Daten beinhalten, haben wir RPA-basierte Compliance-Prüfungen mit
generativer KI erweitert. Wir haben eine UIPath-gestützte Automatisierungslösung mit Large Language Models
(LLMs) kombiniert, um eine kontextbezogene Datenanalyse und intelligente Automatisierung zu ermöglichen.
Wir haben uns für das GPT-Modell entschieden, das mit den UiPath-Bots zusammenarbeitet und es ihnen
ermöglicht, verschiedene Dokumentvorlagen zu verarbeiten und Dokumentdaten zu extrahieren, zu analysieren
und zu strukturieren. Durch die Interpretation des Dokumentenkontextes macht das GPT-Modell strenge
Bot-Regeln überflüssig und ermöglicht eine prompte Dossier-Due-Diligence. Die Interaktion zwischen dem
GPT-Modell und den UiPath-Bots erfolgt über API-Aufrufe.
Zunächst segmentiert der UiPath-Bot Kundendokumente, einschließlich Scans und nicht editierbarer PDFs, in
logisch konsistente Abschnitte, um eine genaue kontextuelle Interpretation jedes Abschnitts während der
Verarbeitung zu gewährleisten, selbst bei sehr großen Dateien. Anschließend sendet der Bot bestimmte
Dokumentabschnitte zusammen mit Aufforderungen an das GPT-Modell und erfasst, strukturiert und speichert
die Antworten automatisch. Anschließend werden die konsolidierten Ergebnisse der Konformitätsprüfung,
einschließlich detaillierter Feststellungen und erforderlicher Folgemaßnahmen, in Enate zur Überprüfung
und Verwaltung zur Verfügung gestellt.
Für komplexe Inhaltsanalysen, wie z. B. Strukturprüfungen von Molekularformeln, haben wir ein
benutzerdefiniertes Python-basiertes ML-Modell entwickelt, das durch den UiPath-Bot ausgelöst wird.
Automatisierung von Geschäftsbenachrichtigungen
Ein UiPath-Bot automatisiert die Vorbereitung und Verteilung regulatorischer Benachrichtigungen, indem er
Daten aus verschiedenen Systemen sammelt, sie in das erforderliche Format bringt, unterstützende Dokumente
anhängt und Benachrichtigungen an die Beteiligten sendet. Auf diese Weise konnte die Bearbeitungszeit von
etwa 30 Minuten auf 1 bis 2 Minuten reduziert werden, während gleichzeitig ein menschliches Eingreifen
möglich ist, wenn Informationen fehlen oder angepasst werden müssen.
Zusätzliche Funktionen
Aufgabenverwaltung
Enate unterstützt ein durchgängiges Aufgabenmanagement, einschließlich der Erstellung von Projekten und
Projektvorlagen, der Aufgabenzuweisung zwischen Mitarbeitern und RPA-Bots sowie der
Fortschrittsverfolgung.
Wir haben auch die Benutzeroberfläche der Enate-Lösung angepasst und benutzerdefinierte UI-Komponenten
entwickelt, um die Validierung von Verifizierungsprozessen, die fallbezogene Datenvisualisierung und die
dynamische Feldsteuerung zu unterstützen.
Benutzeraktivierung und Sicherheit
Enate ermöglicht eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, so dass mehrere Benutzer an demselben Dossier
arbeiten können und gleichzeitig eine sichere Benutzerauthentifizierung und Rechteverwaltung gewährleistet
ist.
Berichte und Analysen
Manager, Wissenschaftler und andere Beteiligte können den Dossier-Due-Diligence-Prozess über
Enate-Dashboards überwachen. Um den spezifischen Berichtsanforderungen des Kunden gerecht zu werden, haben
wir Enate mit benutzerdefinierten Feldern erweitert, um zusätzliche Metriken zu verfolgen, darunter
Fehlerquoten, Zeiten des Auftretens von Fehlern, Dauer des Automatisierungsprozesses und Erfolgsquoten bei
der Überprüfung. Während Enate umfassendere Analyse- und Berichtsfunktionen bietet, erstellen die
UiPath-Bots detaillierte Due-Diligence-Prüfberichte.
