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Robotic Process Automation (RPA) im Finanzwesen bezieht sich auf den Einsatz von Software-Bots zur
Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben, wie etwa die Eingabe von Finanzdaten oder die
Zahlungsabwicklung. Neben den üblichen regelbasierten Routineaufgaben können KI-gestützte RPA-Bots auch
anspruchsvollere Aufgaben ausführen, wie beispielsweise Kunden-Onboarding und Betrugserkennung.
Buchhaltungs- und Finanzabteilungen bewältigen täglich eine immense Menge an Papierkram und erledigen
verschiedene Büroarbeiten wie die Abstimmung von Konten und die Erstellung von Jahresabschlüssen. Daher hilft
die Implementierung von Softwarelösungen für die robotergestützte Prozessautomatisierung Unternehmen dabei, die Betriebskosten zu senken, Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen und die Einhaltung
strenger Finanz- und Steuervorschriften sicherzustellen.
RPA im Finanzwesen: Marktstatistiken
Titel des Themas: Der durchschnittliche Automatisierungsgrad in Finanzbüros
Datenquelle: auditoria.ai - 2023 State of Automation in the Finance Office Report: Vollgas für die Finanzautomatisierung
17,6 Mrd. US-Dollar
die erwartete Größe des globalen RPA-Marktes im Finanzwesen bis Ende 2030
GuV-Rechnungen, die die Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen und mehrere
Einzelberichte kombinieren, sind anfällig für Ungenauigkeiten und Fehler, wenn sie von Hand erstellt werden.
RPA-Lösungen können Finanzteams dabei unterstützen, die Dateneingabe, -erfassung, -validierung, -integration
und andere Aufgaben, die mit der Erstellung von GuV-Berichten verbunden sind, zu automatisieren und so deren
Genauigkeit zu erhöhen. Wie unser Partner und Marktführer für RPA-Plattformen UiPath herausgefunden hat,
kann der Einsatz von RPA-Bots die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen und dazu beitragen, bei der
Erstellung von Berichten eine Genauigkeit von 100 % zu erreichen. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein,
solche Back-Office-Aufgaben an Bots zu delegieren, die Berichte automatisch erstellen, validieren und
zusammenführen. Nach Angaben unseres Partners UiPath führte die Implementierung von Bots bei einem globalen
Finanzdienstleistungsunternehmen zu einer Verringerung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit (AHT) um 70 %
und zu einer Genauigkeit von 100 %.
Investitions- & Vermögensverwaltung
Vermögensverwaltungsgesellschaften und andere Finanzinstitute können Software-Bots einsetzen, um die täglich
durchgeführten Anlageverwaltungsaktivitäten zu rationalisieren. Vermögensverwalter erhalten regelmäßig
Schätzungen von Brokern per E-Mail. Danach müssen sie diese Daten manuell zusammenführen und in Tabellen
eingeben, um die Portfolios ihrer Kunden zu optimieren und Finanzplanungen und -prognosen zu erstellen.
KI-gestützte Softwareroboter können diesen Prozess beschleunigen, indem sie selbstständig E-Mails öffnen,
relevante Daten in beliebigen Formaten extrahieren und in Berichte mit wertvollen Einblicken in die
Börsentrends umwandeln.
Bankabstimmung
Bei der Bankabstimmung wird der tatsächliche Kontostand mit dem im letzten Kontoauszug ausgewiesenen Saldo
abgeglichen. Die manuelle Abstimmung eines Bankkontos ist anfällig für menschliche Fehler, was die Effizienz
des Prozesses beeinträchtigt und zu kostspieligen Fehlern führen kann. KI-gestützte RPA-Bots können den
Geldfluss abgleichen, nach Unstimmigkeiten zwischen Zahlungsdetails und Bankunterlagen suchen und Anfragen
zur weiteren Validierung von Unterlagen generieren. Gibt es keine Unstimmigkeiten, stellen die Bots Berichte
zusammen und senden sie zur Genehmigung an den Administrator.
Verbindlichkeiten
Die Bearbeitung mehrerer Rechnungen aus verschiedenen Kanälen ist eine Herausforderung für jede
Buchhaltungsabteilung. Darüber hinaus müssen die Buchhalter Rechnungen schnell und präzise bearbeiten, um
die Durchlaufzeit der Rechnungen zu verkürzen und den Geldfluss zu beschleunigen. Unternehmen können Bots
für die intelligente Automatisierung nutzen, um Daten aus Rechnungen unterschiedlicher Formate zu
extrahieren und sie in ein standardisiertes und leicht zugängliches Format umzuwandeln. Diese Bots können
dann die überarbeiteten Rechnungen an die Buchhalter weiterleiten und gegebenenfalls eine Mahnung im Falle
eines Zahlungsverzugs versenden. In dieser Hinsicht sind Bots wertvolle Partner, da sie in der Lage sind,
Daten aus Rechnungen unterschiedlicher Formate zu extrahieren und sie selbstständig in standardisierte und
leicht zugängliche Formulare einzufügen. Darüber hinaus können sie diese überarbeiteten Rechnungen an die
richtigen Buchhalter weiterleiten und bei Bedarf eine Mahnung bei Zahlungsverzug versenden.
Debitoren
Die Debitorenbuchhaltung muss Rechnungen erstellen und versenden, Rechnungen mit Aufträgen abgleichen,
Zahlungen verarbeiten, Kunden per E-Mail zur Rechnungsbestätigung auffordern und routinemäßige
Debitorenberichte erstellen. Unternehmen können angepasste Buchhaltungsanwendungen mit integrierten
RPA-Funktionen verwenden, um die meisten dieser Aktivitäten zu automatisieren, die Zeit für den
Zahlungseingang zu reduzieren und die Genauigkeit der Finanzdaten zu erhöhen.
Steuerberichterstattung
Die Steuerberichterstattung erfordert ein Höchstmaß an Präzision, denn ein genaues Verfahren erleichtert
reibungslose Prüfungen und hilft Unternehmen, gesetzliche Strafen und Bußgelder zu vermeiden. Software-Bots
können die meisten Aktivitäten der Steuerbuchhaltung und Finanzberichterstattung problemlos durchführen.
Durch die Automatisierung von Abläufen wie der Datenerfassung aus verschiedenen Quellen, Steuererklärungen,
Steuerzahlungen und anderen Abläufen reduzieren RPA-Bots die manuelle Arbeit, was zur Rechtskonformität und
zur finanziellen Stabilität des Unternehmens beiträgt.
Compliance-Berichterstattung
Banken und Investmentgesellschaften müssen eine Reihe von Vorschriften einhalten, die sich oft im Laufe der
Zeit ändern. Darüber hinaus müssen sie regelmäßig über ihre Leistungen und Aktivitäten berichten, um
sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften und Gesetze einhalten und ihre Geschäftstätigkeit
transparent gestalten, um das Vertrauen der Stakeholder, Investoren und der Öffentlichkeit zu wahren. Bots
können die Sammlung und Aggregation von Daten, einschließlich Finanztransaktionen und Kundeninformationen,
aus verschiedenen Quellen automatisieren, um Berichte zu erstellen, die den gesetzlichen Standards
entsprechen. Sie können auch Finanztransaktionen und Datenverarbeitungsaktivitäten überwachen und
Compliance-Beauftragte im Falle von Verstößen alarmieren.
Betrugsprävention
Beim Online-Banking und im Zahlungsverkehr ist Betrug nach wie vor ein großes Problem. Deshalb sind
Software-Bots, die verdächtige Vorgänge schnell und präzise erkennen können, ein unschätzbarer Vorteil für
Unternehmen. KI-gestützte RPA-gesteuerte Bots können Zahlungsdetails mit Betrugsdatenbanken von Behörden und
Unternehmen abgleichen, ungewöhnliche Zahlungsmuster erkennen und Unstimmigkeiten zwischen Zahlungsdetails
und Bankdaten identifizieren. Darüber hinaus können intelligente Software-Bots das Kundenverhalten
analysieren, um verdächtige Aktivitäten anhand vordefinierter Kriterien zu erkennen. Dadurch können
Unternehmen letztlich Zeit und Geld sparen und gleichzeitig ihre Sicherheitsstandards erhöhen.
Audit-Verfahren
Die robotergestützte Prozessautomatisierung kann auch die Genauigkeit und Effizienz Finanzaudits verbessern.
Durch die Automatisierung manueller, zeitaufwändiger Aufgaben wie der Extraktion und Validierung von
Echtzeit- und historischen Daten, der Kontenabstimmung und der Überwachung von Transaktionen können Bots die
Erstellung von Auditberichten und Compliance-Dokumenten beschleunigen. Darüber hinaus können RPA-Bots Fehler
schnell erkennen und Diskrepanzen in den gemeldeten Zahlen aufzeigen. Intelligente RPA-Software kann zudem
die einzelnen Schritte des Audit-Prozesses dokumentieren und so einen umfassenden Prüfpfad erstellen, der
die Glaubwürdigkeit und Transparenz des Prozesses erhöht. Darüber hinaus ermöglichen bestimmte RPA-Lösungen
die Erstellung von Prüfpfaden und automatisierten Warnmeldungen, um alle Änderungen in den Finanzunterlagen
zu verfolgen, so dass die Prüfer potenzielle Probleme schnell erkennen können.
Kundeneinbindung
Aufgrund der Komplexität der Prozesse verbringen Finanzdienstleister in der Regel zu viel Zeit und Mühe in
die Einbindung neuer Kunden. Mithilfe von RPA können Unternehmen alltägliche Aufgaben wie die Überprüfung
der Richtigkeit von Kundendaten, die Einrichtung von Konten und die Durchführung von Hintergrundprüfungen
automatisieren. Eine solche Automatisierung beschleunigt die KYC-Verfahren und verkürzt die Einbindungszeit,
sodass sich die Unternehmen auf den Kundenservice konzentrieren können, um die Kundenzufriedenheit zu
verbessern und die Bindungsrate zu erhöhen.
RPA + KI auf einen Blick
In diesem Video zeigen die Experten von Itransition, wie der in das Open-AI-Modell integrierte UiPath-Bot die
Rechnungsbearbeitung automatisiert.
Holen Sie sich einen kostenlosen Proof of Concept, um den geschäftlichen Nutzen von RPA für Ihr Unternehmen zu
beurteilen
Die Societe Generale Bank Brazil ist eine der führenden Banken in Brasilien und bietet Dienstleistungen für
Firmen- und institutionelle Kunden an. Wie viele andere Finanzinstitute sah sich die Bank mit dem Problem
konfrontiert, dass ihre Mitarbeitenden zu viel Zeit mit der täglichen Berichterstattung verbrachten, was sie
von wichtigeren und kognitiv anspruchsvolleren Aufgaben abhielt. Die Bank führte RPA ein, um den gesamten
Berichterstattungsprozess zu automatisieren, wodurch pro Mitarbeiter und Tag 6 Stunden Arbeit eingespart
werden konnten.
RPA reihte sich in eine Reihe von anderen technologischen Projekten ein, die darauf abzielen, die Arbeit
unserer Mitarbeiter zu erleichtern und es uns zu ermöglichen, unseren Kunden immer bessere
Dienstleistungen zu bieten.
Mario Lopes
CIO bei der Societe Generale Bank Brasilien
Credigy, ein weltweit tätiges Spezialfinanzierungsunternehmen, war auf der Suche nach einer Möglichkeit, sein
Wachstum durch Automatisierung zu beschleunigen. Da das Unternehmen täglich Tausende von datenintensiven
Dokumenten verarbeiten muss, ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese geordnet bleiben. In der
Vergangenheit mussten die Mitarbeiter die Dateien von Hand prüfen, umbenennen und in die entsprechenden
Ablagen übertragen, was zeitaufwändig und mühsam war. Heute übernimmt RPA den gesamten Prozess, sodass sich
die Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Neben der Dateiverwaltung hat Credigy auch
die Due-Diligence-Prüfung, die Rechnungsverarbeitung und die Berichterstattung automatisiert, was zu einer
Steigerung der durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate um 15 % führte.
Fleet Innovation, ein führender finnischer Autoleasing-Anbieter, hat in den letzten Jahren ein enormes
Wachstum verzeichnet. Die starke Geschäftsentwicklung führte jedoch zu einem höheren Volumen an
Eingangsrechnungen und mehr mühsamer Arbeit für die Mitarbeiter. Daher beschloss Fleet Innovation, die
steigende Anzahl manueller Verwaltungsaufgaben, wie z. B. die Rechnungsverarbeitung, mit Hilfe von
robotergestützter Prozessautomatisierung effizienter zu gestalten. Nach der Einführung eines RPA-Bots von
UiPath gelang es Fleet Innovation, die Verarbeitung von 6000 Rechnungen pro Monat zu automatisieren, was 45
% aller Rechnungen entsprach.
Bei sich wiederholenden Routinearbeiten macht der Mensch immer einige Fehler, aber vom Roboter kann man
erwarten, dass er die Regeln ausnahmslos befolgt.
Jenna Rahunen
Finanzmanagerin, Fleet Innovation
Micro Focus ist ein multinationales britisches Softwareentwicklungsunternehmen mit weltweit mehr als 11.000
Mitarbeitern. Das Unternehmen musste seine zahlreichen Hauptbuchaktivitäten kontrollieren, was eine Menge
manueller Kopiervorgänge, Datenvalidierung und Berichterstellung erforderte. Zunächst setzte Micro Focus RPA
ein, um die Validierung von Zentralbankkursen zu automatisieren, wodurch der Zeitaufwand um 85 % gesenkt
werden konnte. Als Nächstes automatisierte das Team den Offenlegungsprozess für offene Fremdwährungssalden.
Mittlerweile kann der RPA-Bot durch die Finanzanwendung von Micro Focus navigieren, das richtige Konto
identifizieren, Statuswerte für alle Buchungen prüfen und Ausnahmen automatisch bearbeiten.
RPA macht Automatisierung schnell und einfach. Wenn Sie den richtigen Geschäftsprozess auswählen, klein
anfangen und skalieren, kann RPA einen immensen Mehrwert schaffen.
Sridhar Srinivasan
IT-Projektleiter für strategische Entwicklung bei Micro Focus
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von RPA im Finanzwesen
1
Analysieren Sie den aktuellen Zustand
Vor der Automatisierung von Prozessen ist es wichtig, den aktuellen Stand der Geschäftsabläufe zu
beurteilen. Eine sorgfältige Untersuchung aller bestehenden Prozesse und der damit verbundenen manuellen
Tätigkeiten gibt Aufschluss über Bereiche, in denen RPA einen positiven Einfluss haben kann. Darüber hinaus
ermöglicht die Bewertung des aktuellen Status in puncto Kosten, Geschwindigkeit und Genauigkeit fundiertere
Entscheidungen über Prozesse, die sich am besten für eine RPA-Automatisierung eignen.
2
Identifizieren Sie Anwendungsfälle für die Automatisierung
Um potenzielle Anwendungsfälle für RPA im Finanzwesen zu identifizieren,
sollten Sie bestehende Prozesslandkarten prüfen, um die Finanzprozesse zu identifizieren, die von einer Automatisierung
profitieren könnten. Bewerten Sie jeden Prozess anhand einer Kombination aus technischen Machbarkeitskriterien
wie Komplexität, Kosten und Skalierbarkeit. Berücksichtigen Sie die Kosteneinsparungen, die Geschwindigkeit der
Ausführung und die Genauigkeitsgewinne, die RPA bieten kann. Nutzen Sie vorhandene Daten, um zu verstehen, wo
Automatisierung dazu beitragen könnte, manuelle Arbeit zu reduzieren, und definieren Sie etwaige finanzielle oder
ressourcenbedingte Einschränkungen.
3
Standardisieren Sie bestehende Arbeitsabläufe
RPA funktioniert am besten, wenn die Prozesse klar definiert sind und einer einheitlichen Struktur folgen.
Daher ist es wichtig, bestehende Prozesse zu standardisieren und sicherzustellen, dass sie zuverlässig und
wiederholbar sind, damit sie leichter automatisiert werden können. Die Standardisierung sollte die
Definition von Datenquellen, die Einrichtung von Standard-Workflows und Aufgabenabfolgen sowie die
Festlegung von Dokumentationsverfahren umfassen.
4
Richten Sie Prozesse für die RPA-Implementierung ein
Definieren Sie klare Richtlinien, um sicherzustellen, dass jedes Automatisierungsprojekt angemessen geplant
und durchgeführt wird: Die erforderlichen Ressourcen sind vorhanden, der Umfang des Automatisierungsprojekts
ist klar definiert und die erwarteten Vorteile sind quantifiziert. Wir empfehlen dringend, einen erfahrenen
RPA-Anbieter zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihre Roadmap alle Feinheiten berücksichtigt, die mit
der RPA-Implementierung im Finanzwesen einhergehen.
Die Automatisierung manueller Prozesse und die Beseitigung redundanter, arbeitsintensiver Aufgaben führt zu
erheblichen Kostensenkungen.
Eliminierung menschlicher Fehler
Indem sie den Menschen aus bestimmten Prozessen herausnehmen und eine einheitliche Prozessausführung
ermöglichen, können Unternehmen kostspielige Fehler vermeiden.
Besseres Kundenerlebnis
Die Implementierung von RPA trägt dazu bei, Kundenanfragen schnell zu bearbeiten und Wartezeiten zu
verkürzen, was zu einem besseren Kundenerlebnis führt.
Optimierte Compliance
Die RPA-Implementierung vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie Prüfpfade, die
Automatisierung der Datenverwaltung und die Standardisierung von Geschäftsprozessen erleichtert.
RPA im Finanzwesen: Herausforderungen bei der Umsetzung
Herausforderungen
Lösungen
Komplizierte Legacy-Systemarchitektur
Legacy-Systemen mangelt es oft an Flexibilität hinsichtlich der Integration mit Drittsystemen oder der
Einführung neuer Arbeitsabläufe. Daher sollten Unternehmen die RPA-Implementierung mit einer sorgfältigen
Prüfung der bestehenden IT-Infrastruktur beginnen. Sobald eine umfassende Beurteilung der aktuellen Umgebung
durchgeführt wurde, können Unternehmen den Projektumfang genau definieren und mögliche Workarounds
skizzieren.
Mangelnde Prozessstandardisierung
Zur Gewährleistung der Prozessstandardisierung, die für die RPA-Entwicklung entscheidend ist, sollten
Unternehmen in einen gründlichen Dokumentationsprozess sowie in Business Intelligence- und Analysefunktionen
investieren. Indem sie sich die Zeit nehmen, jede Phase des Prozesses zu dokumentieren, können Unternehmen
klare Definitionen und Anforderungen für jede Aufgabe festlegen, wodurch es einfacher wird, Unstimmigkeiten
und Fehler zu erkennen, bevor sie auftreten.
Verbessern Sie Ihre betriebliche Effizienz mit RPA
Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile von RPA im Finanzwesen und so werden wir voraussichtlich sehen, wie
weitere Unternehmen diese Technologie in ihre Abläufe integrieren. Wir erwarten auch, dass Verbesserungen und
die zunehmende Zugänglichkeit von Services für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen RPA in naher Zukunft noch leistungsfähiger machen werden.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, von den Möglichkeiten der
robotergestützten Prozessautomatisierung zu profitieren und Ihre Abläufe zu optimieren.
Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit professionellen RPA-Experten
Die durchschnittlichen Kosten für die Einführung von RPA liegen zwischen 20.000 und 50.000 US-Dollar pro
Bot. Die Kosten für die Implementierung der RPA-Technologie variieren in Abhängigkeit von Faktoren wie:
Gewählte RPA-Tools und Lizenzierungsarten
IT-Infrastrukturkosten einschließlich Kosten für Server- & Cloud-Ressourcen
Expertise des Implementierungsanbieters
Aufwand für das Änderungsmanagement und Kosten für Mitarbeiterschulungen
Die beliebtesten RPA-Plattformen für das Finanzwesen sind UiPath, Automation Anywhere und SS&C Blue Prism.
Die RPA-Experten von Itransition können Ihnen helfen, diese Plattformen an Ihre individuellen
Geschäftsanforderungen und -ziele anzupassen.
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