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Maßgeschneiderte Implementierung von EHR für eine Einrichtung der Psychiatrie
Eine Einrichtung für psychische Gesundheit wollte ihre ineffiziente EHR-Plattform ersetzen, um die betrieblichen Arbeitsabläufe zu optimieren und die durch zusätzlichen manuellen Aufwand verursachten Kosten zu senken. Itransition lieferte eine maßgeschneiderte, HIPAA-konforme EHR-Lösung, die genau auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten war, umfassende Funktionen für Ärzte und Patienten bot und eine skalierbare Grundlage für die zukünftige Geschäftsausweitung schuf.
40 %
Reduzierung des manuellen Verwaltungsaufwands
Skalierbare
EHR-Infrastruktur
Verbesserter Einblick
in die Unternehmensleistung
Automatisierte
Umsatzverfolgung
Kooperationsmodell
Über den Kunden
Unser Kunde ist eine in den USA ansässige mittelständische Praxis für psychische Gesundheit, die Therapie- und psychiatrische Dienstleistungen anbietet. Das Unternehmen bietet sowohl Präsenz- als auch Online-Therapien für über 2.000 Patienten aller Altersgruppen an und unterstützt sie bei verschiedenen psychischen Problemen.
Branche
Gesundheitswesen
Unternehmensgröße
KMU
Geografie
USA
Kunden
Über 2.000 Patienten
Die Herausforderung
Das Unternehmen nutzte eine Standard-EHR-Plattform, die jedoch die betrieblichen Arbeitsabläufe nicht effektiv unterstützte. Zu den Hauptproblemen der Lösung gehörten:
- Ineffiziente Abläufe bei der Patientenaufnahme und Terminplanung, die Einschränkungen für die Patienten mit sich brachten und den Verwaltungsaufwand aufgrund manueller Datensynchronisation erhöhten
- Fehlende detaillierte Berichtsfunktionen, einschließlich manueller Umsatzberechnung und Einnahmenverfolgung
- Mangelnde Flexibilität bei der Anpassung an neue geschäftliche Anforderungen aufgrund begrenzter Anpassungsmöglichkeiten und seltener Anbieter-Updates
Um die Einschränkungen des Systems auszugleichen, musste die Klinik zusätzliches Verwaltungspersonal einstellen, um Aufgaben manuell auszuführen, die das System nicht unterstützen konnte. Darüber hinaus waren mit der bestehenden EHR erhebliche monatliche Lizenzkosten verbunden.
Die Klinik plante eine landesweite Ausweitung ihres Betriebs, wodurch die Einschränkungen des bestehenden Systems zu einem kritischen Engpass wurden. Daher strebte der Kunde die Entwicklung einer maßgeschneiderten EHR an, da er keine Plattform finden konnte, die das erforderliche Maß an Anpassungsmöglichkeiten bot.
Die Lösung
Auf einen Blick
Itransition führte eine gründliche Analyse der Probleme und Anforderungen des Kunden durch und implementierte eine maßgeschneiderte EHR-Lösung für Verwaltungsmitarbeiter, medizinisches Fachpersonal und Patienten, die eine skalierbare Plattformarchitektur, Workflow-Automatisierung, umfassende Berichtsfunktionen und vollständige HIPAA-Konformität ermöglicht.
Grundlage der Plattform
Itransition bewertete die betrieblichen Herausforderungen und funktionalen Anforderungen des Kunden. Bei der Bewertung potenzieller Plattformen, auf denen die zukünftige Lösung aufgebaut werden könnte, führten wir eine Fit-Gap-Analyse durch, in der wir die Anforderungen des Kunden mit den Standardfunktionen von „ “, der proprietären Gesundheitsplattform von Itransition. Schließlich kamen wir zu dem Schluss, dass über 70 % der erforderlichen Funktionalität mit geringfügigen Anpassungen standardmäßig abgedeckt werden konnten.
Daher schlugen wir vor, unsere HIPAA-konforme Gesundheitsplattform als Grundlage für das neue, maßgeschneiderte EHR-System des Kunden zu nutzen. Die Plattform bietet standardmäßig zentrale EHR-Funktionalitäten, darunter Patientenmanagement, Terminplanung, Telemedizin, Abrechnung und Umsatzverfolgung usw., und die vom Kunden benötigten Integrationen unterstützt, darunter Stripe für die Zahlungsabwicklung und SendGrid für den E-Mail-Versand. Gleichzeitig bietet sie die Flexibilität, Arbeitsabläufe und Systemlogik vollständig anzupassen, um den spezifischen betrieblichen Anforderungen des Kunden gerecht zu werden. Die Plattform ist zudem hochgradig skalierbar und ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen.
EHR-Komponenten und -Funktionen
Itransition lieferte ein maßgeschneidertes, integriertes EHR-System, das auf .NET basiert und auf Microsoft Azure gehostet wird und aus den folgenden Komponenten besteht:
- Admin-Panel
- Patientenportal
- Hauptportal, das sowohl für die Administratoren als auch für das medizinische Fachpersonal des Kunden konzipiert ist und verschiedene rollenbasierte Zugriffsebenen bietet
Admin-Panel
Das Admin-Panel bietet umfassende Funktionen zur Systemverwaltung, darunter:
- Konfigurationseinstellungen für die Kernorganisation
- Rollen- und Berechtigungsverwaltung
- Konfiguration von Offline-Standorten
- Verwaltung der Diagnoseliste
- Verwaltung der Dienstliste
- Verwaltung der Aufgabenkategorien
- Mitarbeiterverwaltung
- Finanzeinstellungen
- Verwaltung der Versicherungsunterlagen
- Anzeige von Audit-Protokoll-Listen und Datensatzdetails
Patientenportal
Das Patientenportal bietet Patienten einen sicheren Zugriff auf ihre klinischen Daten, Termine, Zahlungsdetails und verschiedene Unterlagen. Die Benutzeroberfläche des Portals verfügt über ein zentrales Dashboard, über das Patienten ihre anstehenden und vergangenen Termine, den Status auf Wartelisten, ausstehende Fragebögen und Formulare sowie ausstehende und bezahlte Rechnungen einsehen können.
Zu den wichtigsten Funktionen des Patientenportals gehören:
- Terminvereinbarung durch Auswahl von Ärzten, Terminarten (Einzel- oder Familientermin), Durchführungsformaten (persönlich oder per Video) und Standorten
- Stornierung von Terminen. Das System verfügt über die Option „Späte Stornierung“ – erfolgt die Terminstornierung außerhalb des zulässigen Zeitfensters, zeigt das System eine Warnmeldung an und berechnet automatisch die festgelegte Gebühr
- Aufnahme von Anfragen in die Warteliste, falls für den ausgewählten Arzt keine Terminplätze verfügbar sind
- Ausfüllen von Fragebögen, wobei das System auf Grundlage der Ergebnisse bestimmte Ärzte empfiehlt
- Unterzeichnung von Einwilligungserklärungen mithilfe des integrierten Mechanismus für elektronische Signaturen
- Anzeigen und Unterzeichnen von Behandlungsplänen, die vom Arzt freigegeben wurden
- Anzeigen der Liste der Versicherungsdaten, einschließlich Name des Kostenträgers, Versicherungskategorie und Status
- Integrierte Arzt-Suche zum Durchsuchen aller im System verfügbaren Ärzte sowie der Liste der Ärzte, bei denen der Patient zuvor in Behandlung war
Hauptportal
Das Hauptportal wird sowohl von Ärzten als auch von Administratoren genutzt, doch die Benutzeroberfläche und die verfügbaren Funktionen unterscheiden sich je nach Zugriffsebene und Zuständigkeiten der jeweiligen Rolle.
Klinische Funktionen
- Profilverwaltung, einschließlich allgemeiner Informationen, Zulassungen und Ausbildung, Suchparameter für Profile, Festlegung der Arbeitszeiten usw.
- Festlegen der Verfügbarkeit (einmalig, wiederkehrend)
- Terminverwaltung, einschließlich der Planung von Einzel- und Gruppenterminen, der Bearbeitung und Stornierung von Terminen sowie der Änderung von Terminstatus. Wenn ein Kliniker den Terminstatus auf „Spät storniert“ oder „Nicht erschienen“ aktualisiert, fordert das System dazu auf, dem Patienten eine Gebühr in Rechnung zu stellen, wobei ein vorausgefüllter Gebührenbetrag angezeigt wird, der vom Kliniker angepasst werden kann
- Verwaltung von Wartelisten, Festlegen, ob Behandler offen für die Aufnahme neuer Patienten sind
- Erstellung und Unterzeichnung von Behandlungsplänen sowie deren Weitergabe an Patienten
- Anzeigen einer Liste aller ihrer Klienten mit vergangenen und anstehenden Terminen
- Erstellung und Unterzeichnung von Verlaufsberichten, einschließlich Terminzusammenfassung, erbrachten Leistungen, Diagnosen und Behandlungsplänen. Um Therapeuten bei der Dokumentation zu unterstützen, haben wir die Lösung „AI Note Taker“ implementiert – ein maßgeschneidertes Tool auf Basis von OpenAI und Azure Speech-to-Text, mit dem Therapeuten Telemedizin-Sitzungen aufzeichnen und die Transkription davon erhalten können. Sobald die Transkription vorliegt, können Ärzte diese anpassen, und die Lösung wandelt die Transkription automatisch in einen SOAP-Bericht (Subjective, Objective, Assessment and Plan) um
Funktionen für Administratoren
Administratoren verfügen über umfassendere Zugriffsrechte in den Bereichen Terminplanung, Abrechnung, Dokumentation, Berichterstellung und anderen System- Einstellungen.
Termin- und Patientenverwaltung
- Terminverwaltung
- Anzeige und Festlegung der Verfügbarkeit von Ärzten
- Erstellung von Wartelistenanfragen im Namen der Ärzte
- Verwaltung von Patientenakten sowie der zugehörigen Dokumentation und Abrechnung
- Verwaltung systemweiter Einstellungen, einschließlich des Zugriffs für Ärzte, Familienverknüpfungen, Erziehungsberechtigten-Berechtigungen für die Verwaltung zugehöriger Konten von Minderjährigen, Änderung des Patiententyps (z. B. von minderjährig zu erwachsen) usw.
Abrechnungsmanagement
- Verwaltung der Kundenabrechnung, einschließlich Anzeigen und Erstellen von Abrechnungsbelegen und Kontoauszügen, Rechnungen und Gutschriften, Anzeigen von Kundenzahlungen, noch nicht abgerechneten Terminen sowie Hinzufügen neuer Zahlungsmethoden
- Verwaltung der Abrechnung mit Versicherungen, einschließlich der Anzeige aller Forderungen im System, der Erstellung von Forderungen und Sekundärforderungen, der Einreichung korrigierter/ersetzender Forderungen für abgelehnte Forderungen, der Anzeige von Versicherungszahlungen sowie des Hinzufügens und Bearbeitens von Versicherungszahlungen, der Anzeige nicht abgerechneter Termine mit Versicherungsabrechnung und der Erstellung von Forderungen. Zur Unterstützung der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen haben wir das System mit einer Clearingstelle integriert, einer zwischengeschalteten Organisation, die mit zahlreichen Versicherungsanbietern verbunden ist und Anträge in deren Auftrag entgegennimmt und bearbeitet
Um die Abrechnungsverwaltung zu vereinfachen, hat das Team von Itransition mehrere Automatisierungsregeln implementiert, die Folgendes ermöglichen: :
- Automatische Rechnungserstellung – das System überprüft die noch nicht in Rechnung gestellten Termine der Kunden und erstellt automatisch Rechnungen für diese zu einem festgelegten Zeitpunkt
- Automatische Rechnungsabrechnung – neu erstellte Rechnungen werden automatisch an die Kunden versendet und über die gespeicherte Zahlungsmethode des Kunden mittels der Stripe-Integration abgebucht
- Automatische Erstellung von Gutschriften und Rechnungen bei der Bearbeitung von Versicherungszahlungen
- Automatische und vollständig anpassbare Aufteilung der Terminkosten in einen Versicherungserstattungsbetrag und einen Patientenrechnungsbetrag, basierend auf der Terminart und den Behandlungsergebnissen
Berichterstellung
Im Rahmen der Lösungsbereitstellung haben wir erweiterte Berichtsfunktionen eingeführt, die es Administratoren ermöglichen, die folgenden operativen und finanziellen Berichte zu erstellen:
- Bericht zum Fälligkeitsalter von Rechnungen – überfällige Rechnungen nach Fälligkeitsintervallen
- Bericht über die Fälligkeit von Forderungen – unbezahlte Forderungen, gruppiert nach Fälligkeitsintervallen
- Bericht über ausstehende Beträge – von Patienten und Versicherern geschuldete Beträge
- Bericht über ausstehende Forderungen – Rückstand bei der Einreichung von Forderungen und laufende Zahlungsvorgänge pro Kostenträger
- Bericht über unbezahlte Versicherungsleistungen – Versicherungstermine mit unbezahlten Forderungen pro Kunde
- Umsatzzuordnungsbericht – aktuelle und vergangene Abrechnungszeiträume
- Bericht zum Terminstatus – Abrechnungs-, Dokumentations- und Forderungsstatus für jeden Termin
- Bericht zur Terminanalyse – operative und finanzielle Leistung nach Datumsbereich und Behandler
- Terminzählerbericht – von Behandlern im Zeitverlauf abgehaltene Termine und die durchschnittliche Anzahl der besuchten Sitzungen pro Behandler
HIPAA-Konformität
Die EHR-Lösung entspricht den HIPAA-Standards, um den sicheren Umgang mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI) zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Compliance-Maßnahmen gehören:
- Rollen- oder benutzerbasierte Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass Benutzer nur die Daten einsehen oder ändern können, die ihre Rolle zulässt
- Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsmechanismen zum Schutz von PHI bei Speicherung und Übertragung
- Umfassende Protokollierung zur Nachverfolgung aller Systemaktionen, einschließlich Lesevorgängen, um einen lückenlosen Prüfpfad zu gewährleisten, wie er für PHI vorgeschrieben ist
Verwirklichen Sie Ihr Projekt im Gesundheitswesen mit Itransition
Das Ergebnis
Itransition implementierte ein umfassendes ERP-System, das unserem Kunden zu mehr Transparenz und Stabilität verhalf und so bessere Entscheidungen sowie eine reibungslosere Koordination zwischen den Geschäftsbereichen in Angola, Europa und den VAE ermöglichte. Dies führte zu:
01
Bis zu 40 % weniger manueller Verwaltungsaufwand in den Bereichen Terminplanung und Ertragsmanagement
02
Automatisierte Umsatzverfolgung und die Abschaffung der manuellen Umsatzabstimmung
03
Besserer Einblick in die Leistung der Praxis durch benutzerdefinierte Berichte
04
Skalierbare EHR-Infrastruktur das das künftige Wachstum fördert
05
Einsparungen bei den Entwicklungskosten in Höhe von 150.000 Dollar dank der Nutzung der Itransition Healthcare Platform
06
