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Odoo ERP-Implementierung für ein globales Technologieanbieter
Der Kunde wollte von SAP und verschiedenen kundenspezifischen Lösungen auf eine ERP-Software umsteigen, die die meisten seiner Geschäftsprozesse unterstützen und seine Abläufe effizienter machen könnte. Itransition analysierte die individuellen Anforderungen des Kunden und implementierte einen Proof of Concept mit der Odoo-Software, der die Prozesse in den Bereichen Buchhaltung und Beschaffung abdeckt. Nachdem wir die Fähigkeiten der Plattform validiert hatten, fuhren wir mit einer umfassenden Implementierung fort, konfigurierten die Arbeitsabläufe und führten fortgeschrittene Anpassungen ein, die auf die Bedürfnisse und Ziele des Kunden zugeschnitten waren.
80 %
der angestrebten Arbeitsabläufe automatisiert
75%
der Kerngeschäftsprozesse migriert und standardisiert
3-4 Wochen
Bearbeitungszeit für Änderungswünsche statt 7-9 Wochen
4x
mehr aktive Systembenutzer
Engagement-Modell
Über den Kunden
Unser Kunde ist ein globales Technologieunternehmen, das eine breite Palette von Cloud-Services, KI-gestützten Infrastruktur-Tools, Content-Delivery-Lösungen und Sicherheitsdienstleistungen für digitale Produkte anbietet. Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung und einem internationalen Kundenstamm in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen, Medien, Telekommunikation und anderen Sektoren unterstützt das Unternehmen Unternehmen dabei, ihre digitalen Dienste skalierbar, zuverlässig und effizient zu halten.
Branche
Software und Hochtechnologie
Art des Unternehmens
Privat
Hauptsitz
Europa
Größe des Unternehmens
600+ Mitarbeiter
Die Herausforderung
Unser Kunde stützte sich auf eine Kombination aus SAP, BambooHR und benutzerdefinierten Systemen, um verschiedene Geschäftsabläufe zu verwalten. Die IT-Umgebung war zwar funktional, ließ sich aber nur schwer weiterentwickeln: Anpassungen waren zeitaufwändig und erforderten komplexe Workarounds.
Da das Unternehmen expandierte, war es wichtig, ein System zu haben, das die Geschäftsprozesse durchgängig unterstützt und sich leicht an veränderte Anforderungen anpassen lässt.
Außerdem hatte das Unternehmen mit den folgenden Hindernissen zu kämpfen:
- Ungewissheit bei der Auswahl der richtigen SAP-Alternative
- Interner Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen
Die Lösung
Auf einen Blick
Das Team von Itransition schlug eine Lösung vor, die auf der Odoo-Software aufbaut, migrierte den Großteil der Buchhaltungs- und Beschaffungsworkflows als Teil der POC-Implementierung und führte die vollständige Systemeinrichtung und -anpassung für Buchhaltung, Vertrieb, Beschaffung, Bestands- und Lagerverwaltung, Personalwesen, Berichtswesen und andere Geschäftsworkflows durch.
Proof of Concept
Das Projekt begann damit, dass das Team von Itransition mehrere Plattformen als potenzielle SAP-Alternativen evaluierte, wobei der Schwerpunkt auf Funktionsumfang, Anpassungsfähigkeit, Gesamtbetriebskosten und der Fähigkeit zur Unterstützung durchgängiger Geschäftsprozesse lag. Zu den in die engere Wahl gezogenen Lösungen gehörten Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 und Odoo. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration mit bestehenden Cloud-nativen Systemen und die Benutzerakzeptanz gelegt, da der interne Widerstand gegen Veränderungen eine bekannte Herausforderung war. Odoo überzeugte durch seine modulare Architektur, seine durchgängige Prozesstransparenz und seinen umfassenden Funktionsumfang. Dank seiner Flexibilität, der intuitiven Benutzerfreundlichkeit und der Unterstützung für eine schrittweise Einführung eignet sich Odoo hervorragend für das sich schnell entwickelnde Geschäftsmodell des Kunden und vermeidet gleichzeitig die für andere ERP-Plattformen typische Starrheit und Komplexität von Altlasten.
Um die Fähigkeiten von Odoo zu demonstrieren und eine größere Effizienz als das vorherige System zu erreichen, begannen wir mit einem PoC, der sich auf die wichtigsten Arbeitsabläufe konzentrierte. Nach einer gründlichen Erkundungsphase haben wir die folgenden Prozesse in Odoo konfiguriert:
- Rechnungsmanagement, einschließlich der Registrierung, Erkennung und Verarbeitung in den Formaten PDF, PNG, JPEG und Papier
- Konfiguration der Buchhaltungsdaten: Kontenpläne, Journale, Standardkonteneinstellungen und Anpassung der Buchhaltungsberichte an die Unternehmensstandards
- Beschaffungsmanagement, einschließlich Bestellungen, Bestandsverfolgung und Asset Tracking
Der Kunde war mit den POC-Ergebnissen sehr zufrieden, die eine größere Effizienz und Bequemlichkeit durch kürzere Prozesszyklen und optimierte Arbeitsabläufe zeigten.
Odoo-Einrichtung und -Anpassung
Während wir mit dem Kunden an den Anforderungen arbeiteten, fungierte das Odoo-Expertenteam von Itransition als Berater und gab Empfehlungen, wie bestimmte Arbeitsabläufe effektiver und effizienter durchgeführt werden können, um sie für die Endbenutzer bequemer zu machen.
Anschließend führten wir eine umfassende Odoo-Implementierung durch, bei der wir die Out-of-the-Box-Funktionen der Plattform mit tiefgreifenden Anpassungen kombinierten, um die wichtigsten Geschäftsabläufe vollständig abzudecken - Buchhaltung, Rechnungsstellung, Vertrieb, Einkauf, Bestands- und Lagerverwaltung, Personalwesen und Berichtswesen.
Aufgrund der sehr spezifischen Arbeitsabläufe des Kunden führte unser Team umfangreiche Arbeiten zur Anpassung der Odoo-Standardprozesse durch, um sicherzustellen, dass alle funktionalen Anforderungen und Automatisierungsbedürfnisse vollständig berücksichtigt wurden:
- Intercompany-Transaktionen mit einem Klick: automatische Generierung von Intercompany-Kundenaufträgen auf der Grundlage der Auswahl eines Standorts durch den Benutzer, wobei sichergestellt wird, dass die entsprechenden Dokumente in der entsprechenden Firma innerhalb derselben Gruppe erstellt werden und vollständig verknüpft und in Echtzeit aktualisiert werden.
- Verarbeitung von Kontoauszügen: automatischer Abgleich von Banktransaktionen mit Partnern unter Verwendung externer Datenquellen, um genaue Aufzeichnungen ohne manuellen Abgleich zu gewährleisten.
- Automatisierung der Anlagenbuchhaltung: regelbasierte Anlageerstellung und Lebenszyklusverwaltung, wodurch der manuelle Aufwand für umfangreiche Buchungen reduziert wird.
- Erweiterte Fakturierungsworkflows: Unterstützung von Standard- und benutzerdefinierten Fakturierungsszenarien, automatischer Rechnungseingang aus Drittsystemen und zusätzliche Validierungskontrollen zur Minimierung des Fehlerrisikos.
- Generierung von Buchhaltungsberichten: Automatische Generierung von strukturierten, berechneten und mit spezifischen Feldern angereicherten, prüfungsfertigen Berichten mit vorverarbeiteten Informationen, die sicherstellen, dass genaue und vollständige Informationen für Prüfer ohne manuelles Herunterladen, Excel-Verarbeitung oder Datenaufbereitung zur Verfügung stehen.
- Implementierung einer komplexen Logik für Serviceaufträge: Umfassende Anpassung der Abonnementfunktionalität von Odoo an den Workflow des Kunden, einschließlich eines maßgeschneiderten Genehmigungsprozesses, zahlreicher PDF-Berichte mit unterschiedlicher Logik und dynamisch gesteuerter Druckblöcke auf der Grundlage von Formularauswahlen, wodurch eine vollständige Prozessanpassung über die Standardfunktionen hinaus gewährleistet wird.
- Optimierung des Uploads von Inventardaten: Rationalisierte Ausführung von Inventarisierungsvorgängen innerhalb eines einzigen Systems, wodurch die zuvor manuelle Verarbeitung über mehrere Tools hinweg ersetzt wird und derselbe Workflow mit nur zwei Klicks abgeschlossen werden kann.
- Automatisierte Projektprozesse: Die nahtlose Verknüpfung von Jira und Odoo ermöglicht die Massenreservierung von Produkten für Projekte (d. h. die Einrichtung eines neuen Rechenzentrums und dessen Befüllung mit der erforderlichen Ausrüstung), den synchronisierten Datenaustausch und die Statusverfolgung in Echtzeit. So können die Teams des Kunden die Produktverfügbarkeit und den Projektfortschritt an einem einzigen Ort überwachen, während alle operativen Prozesse und die Datensynchronisation im Hintergrund in Odoo abgewickelt werden.
- Automatisierung des Service-Verkaufs: Standardisierung des gesamten Prozesses und Erstellung von Genehmigungsanträgen durch die Migration von Word- und Excel-basierten Workflows nach Odoo, Sicherstellung einer konsistenten Buchhaltung und strenger Kontrollpunkte, so dass jeder Service-Auftrag alle erforderlichen Genehmigungen der Stakeholder durchläuft, bevor er zur Unterschrift an den Kunden gesendet werden kann.
- Konfiguration von Wiederverkaufsprozessen: automatischer Start der Dokumentenkette bei der Erstellung eines Kundenauftrags, wenn ein Kunde Geräte kauft, wodurch entsprechende Lieferantenaufträge ausgelöst werden und nur eine Bestätigung des Benutzers erforderlich ist, um fortzufahren.
- Integration von mehr als 10 Drittsystemen, darunter das Zahlungssystem Adyen, Fixer für die Abfrage von Währungskursen, Banken, kundenspezifische verfügbare Module, Bamboo HR, NetBox für die Verwaltung der Netzwerkinfrastruktur, kundenspezifische Systeme und Jira.
- Anpassung der PayPal-Integration: Abruf von Partnerinformationen auf der Grundlage spezifischer Einstellungen über die Transaktions-ID, Behebung der früheren Unmöglichkeit, direkt auf Transaktionsdaten zuzugreifen, und Gewährleistung einer konsistenten Handhabung von Standardtransaktionen, Rückerstattungen und Streitfällen.
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Das Ergebnis
Itransition hat in Zusammenarbeit mit dem Kunden ein hochgradig individuelles, auf Odoo basierendes System entwickelt, das auf die besonderen Anforderungen und die sich ständig weiterentwickelnden Geschäftsprozesse zugeschnitten ist. Durch kontinuierliche Verbesserungen und Workflow-Updates stellen wir sicher, dass die Plattform stets eine optimale betriebliche Effizienz bietet.
Die Einführung des Odoo-basierten Systems führte zu folgenden Ergebnissen:
01
Abschaffung vieler manueller Vorgänge und Beschleunigung der Rechnungsbearbeitungvon 10 Tagen auf nur 4 Tage, da der Automatisierungsgrad in der Buchhaltung deutlich erhöht wurde
02
Weniger Zeit für die Datenaufbereitung für Führungskräfte dank einheitlicher, konsolidierter Berichte im selben System über alle Abteilungen hinweg
03
