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Kostenoptimierung und Beratung für Kollaborationstools
Der Kunde sah sich mit einem künftigen starken Kostenanstieg für seine Jira- und Confluence-Instanzen konfrontiert und suchte nach Möglichkeiten, diese Ausgaben zu senken. Itransition unterstützte den Kunden bei der Bewertung von Atlassian-Alternativen und stellte ihm zwei unterschiedliche Maßnahmenpläne zur Senkung seiner Atlassian-Gesamtbetriebskosten (TCO) vor.
Über 1 Mio. $
Einsparungen bei den jährlichen Atlassian-Lizenzkosten
2-fache
Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO) für Atlassian-Produkte
Über 180
im Rahmen der Beratung untersuchte Tools für die Zusammenarbeit
Alle eingesetzten Technologien
Projektmodell
Über den Kunden
Der Kunde ist ein gemeinnütziges Zentrum für wissenschaftliche Forschung. Seit mehr als 10 Jahren nutzt er Atlassian Confluence und Jira, die von mehr als 15.000 verteilten Nutzern aus Einrichtungen in 40 Ländern genutzt werden.
Branche
Gemeinnütziger Sektor
Spezialisierung
Wissenschaftliche Forschung
Geografie
Tätig in über 40 Ländern
Die Herausforderung
Der Kunde sah sich aufgrund eines erheblichen Preisanstiegs bei Atlassian-Produkten mit einer 15-fachen jährlichen Kostensteigerung für alle Jira-Instanzen und einer 8-fachen Steigerung für die genutzten Confluence-Instanzen konfrontiert. Um die Kostensteigerung zu vermeiden, wollte der Kunde andere Optionen in Betracht ziehen und benötigte einen Beratungspartner, der ihn sowohl zum Atlassian-Produkt-Ökosystem als auch zu anderen auf dem Markt erhältlichen Standard-Tools für die Zusammenarbeit beraten konnte.
Die Lösung
Auf einen Blick
Wir haben mehrere Alternativen zu Jira und Confluence geprüft, ein Bewertungssystem erstellt, um die Tools anhand der Kundenanforderungen zu vergleichen, und dem Kunden die zwei besten Szenarien zur Umsetzung vorgeschlagen, um seine Ziele zur Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO) zu erreichen.
Analyse
Zunächst sammelten wir erste Informationen über das Unternehmen und seine Prozesse sowie über die Anforderungen und Erwartungen des Kunden. Außerdem befragten wir das Beschaffungsteam des Kunden, um Einzelheiten zu den bestehenden Abrechnungsbedingungen von Atlassian sowie zu den bestehenden Konfigurationen und Anpassungen von Jira und Confluence zu erfassen.
Am Ende der Discovery-Phase verfügten wir über Listen mit allgemeinen und spezifischen Anforderungen an die gewünschten Lösungen:
- Unterstützung einer selbst gehosteten On-Premises-Version
- Skalierbarkeit für mehr als 15.000 Benutzer
- LDAP- (Lightweight Directory Access Protocol) und SSO- (Single Sign-On) Integration
- Lizenzkosten, die denen des Kunden nahekommen
- Umfangreiche Wissensdatenbank und Community-Support
- Intuitive Benutzeroberfläche und flache Lernkurve
Der Kunde stellte zudem obligatorische und optionale Funktionen bereit, die spezifisch für Projektmanagement- und Content-Management-Produkte sind und die wir für den Vergleich der ausgewählten Produkte heranzogen.
Recherche
Wir führten zwei Runden der Lösungsprüfung durch und hielten am Ende jeder Runde Checkpoint-Besprechungen mit dem Kunden ab. In der ersten Prüfungsrunde wählten wir 30 Lösungen für das Issue-Tracking und 20 Lösungen für das Content-Management aus, die den allgemeinen Anforderungen des Kunden entsprachen.
In der zweiten Überprüfungsrunde haben wir diese Lösungen anhand der obligatorischen und optionalen Anforderungen geprüft, um vier Alternativen für das Issue-Tracking und drei Lösungen für das Content-Management in die engere Wahl zu nehmen. Anschließend führten wir eine eingehende Recherche durch und glichen die Funktionalität der ausgewählten Produkte mit den spezifischen Anforderungen des Kunden ab.
Bewertung
Unsere Berater erstellten eine Vergleichsmatrix mit den Vor- und Nachteilen der Tools sowie einer Bewertung auf der Grundlage der folgenden Kriterien:
- Fähigkeit, die „Shall“- und „Should“-Anforderungen des Kunden zu erfüllen
- Rabatte und Community-Lizenzen
- Komplexität der Migration von Jira und Confluence
- Aufwandsintensität der Endbenutzerschulung
- Benutzerfreundlichkeit
- Lizenzkosten
- Erweiterbarkeit
- Support-Angebote
Jedes Kriterium wurde anschließend in gewichtete Teilbereiche untergliedert und mit einer Bewertung von 1, 0,75, 0,5, 0,25 oder 0 versehen. Die zusammengefassten Bewertungen der Produkte zeigten, inwieweit die Lösungen den festgelegten Anforderungen entsprechen. Schließlich präsentierten wir dem Kunden den ausführlichen Bewertungsbericht, die Produktdemos und die Vergleichsergebnisse.
Empfehlungen
Unter Berücksichtigung der gesammelten Daten, der Forschungsergebnisse und des Austauschs mit dem Kunden erarbeitete Itransition zwei Optionen.
Option 1: Weiterhin bei Atlassian bleiben
Da es sich bei dem Kunden um eine gemeinnützige Organisation handelt, wäre die beste Option die Beantragung eines kostenlosen Atlassian Data Center Community-Abonnements.
Die Atlassian Community-Lizenz bietet gemeinnützigen Organisationen eine selbstverwaltete Data Center-Lizenz zum Nulltarif sowie einen Rabatt von 75 % auf Cloud-Abonnements. Berechtigte Organisationen sind nicht-kommerziell, nicht-staatlich, nicht-politisch, nicht-akademisch und ohne religiöse Zugehörigkeit. Um die Community-Lizenz zu erhalten, müssen Organisationen Antragsformulare mit Antworten auf grundlegende Fragen zu ihrer Tätigkeit und ihren Werten einreichen.
Sollte der Kunde Atlassian also weiterhin nutzen, könnte er die bestehende Atlassian-Konfiguration beibehalten, was erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringt und Kosten für Datenmigration sowie Benutzerschulungen vermeidet. Um die jährlichen Verwaltungs- und Gesamtbetriebskosten (TCO) für Jira und Confluence zu senken, empfahlen wir zudem eine Konsolidierung der Jira-Instanzen.
Option 2: Umstieg auf alternative Lösungen
Eine weitere Option ist die Migration zu YouTrack als Ersatz für Jira zur Problemverfolgung und der Wechsel von Confluence zu XWiki für das Content-Management. Für diese Option stellten wir detaillierte Produktbeschreibungen und Demos, Installationsanleitungen, einen schrittweisen Migrationsplan sowie Workarounds zur Implementierung obligatorischer Funktionen bereit, die standardmäßig nicht unterstützt werden.
Darüber hinaus haben wir die Migrationskosten und Zeitpläne sowie die Gesamtbetriebskosten (TCO) über einen Zeitraum von 10 Jahren (unter Berücksichtigung einer Inflationsrate von 5 % und Treuerabatten) berechnet und eine Liste von Technologiepartnern bereitgestellt, die die Produkteinführung unterstützen.
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Das Ergebnis
Itransition führte eine umfassende 360-Grad-Bewertung alternativer Produkte für einen Wechsel von Jira und Confluence durch und schlug zwei Möglichkeiten zur Senkung der Atlassian-Lizenzkosten vor. Die Umsetzung unserer Empfehlungen wird voraussichtlich zu folgenden Ergebnissen führen:
01
Einsparungen von über 1 Mio. US-Dollar bei den jährlichen Abonnementkosten, da der Kunde eine kostenlose Atlassian-Community-Lizenz nutzt
02
