ERP-Auswahl: der endgültige Leitfaden

Selbst wenn Sie eine von den Funktionen her perfekt passende Lösung gefunden haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie eine ERP-Plattform anpassen müssen, wenn Ihr Unternehmen komplexer wird. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die ERP-Plattform Erweiterungen und Anpassungen zulässt, ohne dass dies negative Auswirkungen auf andere ERP-Komponenten hat.

• Können neue Softwarefunktionen/Module hinzugefügt werden?
• Wie gut unterstützt eine ERP-Plattform Ihre Geschäftspläne?
• Erlaubt eine ERP-Plattform eine erweiterte Anpassung?
• Welche Unterstützung wird für die ERP-Anpassung geboten?
• Wie viel kostet die ERP-Anpassung?

Um die Effektivität und Benutzerfreundlichkeit der Lösung zu gewährleisten, müssen Sie sicherstellen, dass die Betriebszeit und die Leistung der Plattform gut auf Ihre Geschäftsspezifika abgestimmt sind. Für geschäftskritische Echtzeit-Workloads garantieren einige ERP-Anbieter eine Betriebszeit von bis zu 99,9 %, was bedeutet, dass ein Unternehmen nicht mehr als 8,76 Stunden Ausfallzeit pro Jahr hat.

• Kann eine ERP-Plattform Ihre technischen Anforderungen erfüllen?
• Wie viele Nutzer werden die ERP-Plattform verwenden?
• Wie viele Nutzer werden die Plattform täglich verwenden?
• Welches sind die häufigsten ERP-Workloads?

Die Ideen für künftige ERP-Erweiterungen entstehen in der Regel lange nach der ersten ERP-Implementierung. Berücksichtigen Sie daher bei der Auswahl einer ERP-Plattform Ihre künftigen Anforderungen, die wachsende Komplexität der Geschäftsabläufe und die Frage, ob die Lösung diese vollständig abdecken kann. Achten Sie auch auf das Preismodell der ERP-Lösung, um die Kosten für das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Implementierung an mehreren Standorten zu verstehen. So kann es beispielsweise sein, dass für die Skalierung von On-Premises-Lösungen zusätzliche Server erforderlich sind.

• Werden wir in Zukunft weitere Benutzer hinzufügen müssen?
• Kann eine ERP-Plattform mehr Mitarbeiter, Abteilungen und Arten von Benutzern aufnehmen?
• Hat unser Unternehmen das Potenzial, in neue Märkte zu expandieren oder global tätig zu werden?

Stellen Sie sicher, dass die ERP-Plattform das erforderliche Sicherheitsniveau unterstützt und alle rechtlichen und Compliance-Anforderungen erfüllt. Berücksichtigen Sie rollenbasierten Datenzugriff, Multi-Faktor-Authentifizierung, einen einheitlichen Ansatz für Patching und Schwachstellenmanagement, Datenverschlüsselung, Datenmaskierung und mehr.

• Sind Sicherheitsupgrades in der Lizenzierung enthalten?
• Welchen Grad an Flexibilität benötigen Sie für die Verwaltung der Zugangskontrolle?
• Bietet die Plattform integrierte Funktionen zur Unterstützung Ihrer branchenspezifischen Anforderungen?

Da ein ERP-System auf Daten aus anderen Unternehmensanwendungen und -systemen sowie aus von Ihnen verwendeten Tools von Drittanbietern zugreifen und diese nutzen muss, sollten Sie nach einer Software suchen, die über umfangreiche Systemintegrationsfunktionen verfügt, wie z. B. Standard-Kommunikationsprotokolle, offene und einfach zu verwendende APIs und vorgefertigte Konnektoren.

• Wie unterstützt ein ERP-System Integrationen mit unseren Geschäftsanwendungen, einschließlich Altsystemen?
• Wie wird die Datenmigration durchgeführt? Ist eine Datensynchronisation in Echtzeit möglich?
• Über welche sofort einsetzbaren Integrationswerkzeuge verfügt die ERP-Plattform?
• Unterstützt ein ERP-System EDI?
• Wie wird die Datenkonsistenz zwischen den Systemen gewährleistet?

Tiefgreifende Branchenkenntnisse bestimmen, wie gut die ERP-Plattform auf die geschäftlichen Besonderheiten des Unternehmens abgestimmt ist. Sie muss nicht unbedingt eine branchenspezifische ERP-Lösung sein, sollte aber dennoch Workflows in der Fertigung oder im Vertrieb unterstützen, kundenspezifische Erweiterungen bieten und die Einhaltung gängiger Branchenvorschriften gewährleisten.

Es ist eine gute Taktik, eine Plattform zu wählen, die von Unternehmen aus Ihrer Branche erfolgreich eingeführt wurde, insbesondere von Unternehmen vergleichbarer Größe und mit ähnlichen Anforderungen und einer ähnlichen Unternehmenskultur.

• Erfordert die Art Ihres Geschäfts eine spezialisierte Branchenplattform?
• Wie lange ist der Anbieter schon in Ihrer Branche tätig und war er dort erfolgreich?
• Ist das ERP-System für mein Marktsegment geeignet?
• Gibt es viele erfolgreiche Umsetzungsbeispiele?
• Kann der Anbieter Kundenreferenzen vorweisen?

Bei der Auswahl eines ERP-Anbieters müssen Sie entscheiden, ob Sie die Lösung in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oder in der Cloud einsetzen, wo die Implementierung und Wartung durch den Anbieter erfolgt.

Wenn Sie die Bereitstellungsoptionen in Betracht ziehen, sollten Sie den IT-Support und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, Ihren Standort und gesetzliche Vorschriften wie GDPR und CCPA berücksichtigen.

Einige ERP-Anbieter bieten beide Bereitstellungsoptionen oder einen hybriden Ansatz an, während die meisten nur ein Modell anbieten. Im ersten Fall sollten Sie sich vergewissern, dass der Anbieter nicht plant, die von Ihnen gewählte Version in absehbarer Zeit einzustellen.

• Wie viel kostet ein stationäres und ein Cloud-basiertes ERP-System?
• Bietet ein Anbieter Unterstützung bei der Cloud-Migration?
• Wie hoch sind die Ausstiegsgebühren?

Stellen Sie sicher, dass die ERP-Plattform den Bedürfnissen der Endnutzer entspricht, hochwertige Interaktionen zwischen Lieferanten und Käufern ermöglicht und einfach zu bedienen ist. Berücksichtigen Sie daher die Benutzerfreundlichkeit und einfache Navigation, die Lernkurve und die typische Akzeptanzrate. Ein zusätzlicher Vorteil ist der kostenlose Zugang zu Schulungsvideos und Produktdokumentation, eine Online-Knowledgebase oder Benutzergemeinschaft und ein Callcenter.

• Haben die Mitarbeiter bereits ein ERP-System verwendet?
• Sind Ihre Endnutzer mit der Technik vertraut?
• Welche Schulung ist für die Endnutzer am effektivsten?
• Sind laufende Unterstützung und Schulung für Endnutzer in den Lizenzgebühren enthalten?
• Ist die Benutzererfahrung über alle Abteilungen/Geräte hinweg konsistent?
• Gibt es eine intuitive Benutzeroberfläche und Selbstbedienungsmöglichkeiten für Nichttechniker?

ERP-Software erfordert einen soliden technischen Support für den täglichen Betrieb und die Lösung von Problemen. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems die Art des angebotenen Support- und Wartungskonzepts, die SLA-Typen, die Aufrechterhaltung der Versionskompatibilität und die Implementierungspartner des Anbieters ermitteln.

• Welche minimale funktionale Unterstützung ist verfügbar? Ist er im Preis inbegriffen?
• Gibt es eine Überwachung der Infrastruktur? Wie oft werden Berichte über die Leistung des Systems erstellt?
• Welche Support-Eskalationsmöglichkeiten gibt es?
• Wie lange ist die garantierte Reaktionszeit für jede Art von Unterstützung?

Um sicherzugehen, dass die ERP-Plattform während der Vertragslaufzeit unterstützt wird und der Anbieter weiterhin in sie investiert, sollten Sie berücksichtigen, wie lange das Produkt bereits auf dem Markt ist, seine weltweite Präsenz, seinen Kundenstamm, laufende Investitionen in Forschung und Entwicklung usw. Bevorzugen Sie ERP-Systeme, die kürzlich aktualisiert wurden, denn das ist ein Zeichen dafür, dass der Anbieter Zukunftspläne für das System hat. Umgekehrt kann es sein, dass der Anbieter plant, ein Produkt einzustellen, wenn es noch nicht aktualisiert wurde. Da fortschrittliche Technologien viele ERP-Vorgänge verbessern können, sollten Sie nach Systemen Ausschau halten, die das Internet der Dinge (IoT), mobilen Zugriff, BI, Workflow-Automatisierung, ML und KI sowie RPA unterstützen.

• Wie sieht die Produkt-Roadmap des Anbieters aus? Welche neuen Funktionen/Versionen/Aktualisierungen sind geplant?
• Veröffentlicht der Anbieter Aktualisierungen nach einem vorgegebenen Zeitplan?
• Wie häufig sind Updates und Patches geplant?
• Fallen für ein neues Funktions-Upgrade zusätzliche Kosten an?
• Unterstützt das ERP-System KI/Maschinelles Lernen, IoT, Blockchain und andere fortschrittliche Technologien?

Es gibt eine Reihe von Kostenfaktoren zu berücksichtigen, darunter die Anschaffung von Software und Hardware, Lizenzgebühren, Implementierungs- und Einrichtungskosten, Kosten für Software-Support und -Wartung sowie Ausgaben für Endbenutzer.

Zunächst müssen Sie sich für ein Bereitstellungsmodell entscheiden. Bei ERP-Lösungen vor Ort übernehmen Sie alle Kosten für die Anschaffung von Hardware und Software, die Implementierung und Anpassung, die Schulung der Mitarbeiter, die laufende Verwaltung, Upgrades und die Sicherheit.

Cloud-basierte ERP-Lösungen werden als Service angeboten, d.h. Sie zahlen eine Abonnementgebühr, die sich nach dem Funktionsumfang, der Anzahl der Benutzer, den verbrauchten Infrastrukturressourcen und dem Supportniveau richtet. Zweifellos macht das Fehlen hoher Vorabinvestitionen SaaS-ERPs attraktiv, langfristig kann sich dieses Modell jedoch als teurer erweisen.

Schließen Sie ERP-Anbieter nicht zu früh wegen des Preises aus. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) werden erst dann berücksichtigt, wenn Sie wissen, welche Funktionen, Integrationen, Anpassungen und welchen Support Sie benötigen, sowie Ihre wiederkehrenden Softwarekosten und die Kosten für einen Zeitraum von drei und fünf Jahren.

• Passt das Software-Lizenzierungsmodell gut zu unseren geschäftlichen Anforderungen?
• Sind Sicherheit, Wartung und Updates im Preis inbegriffen?
• Wie schnell werden wir eine Kapitalrendite (ROI) sehen?
• Wie hoch sind die Kosten für den Übergang von älteren Plattformen?

Um die Glaubwürdigkeit des Anbieters, seine Vertrauenswürdigkeit und die mit einer langfristigen Partnerschaft verbundenen Risiken zu bewerten, sollten Sie die Glaubwürdigkeit des Unternehmens (Alter, finanzielle Solidität, Entwicklungsmethodik), den aktiven Kundenstamm, Fallstudien und die Transparenz der Preispolitik berücksichtigen.

• Wie lange ist der ERP-Anbieter schon auf dem Markt?
• Verfügt der ERP-Anbieter über einen klaren Entwicklungsansatz?
• Wer ist der Kundenkreis des Verkäufers?
• Ist die Preis- und Entwicklungspolitik des Anbieters vorhersehbar?