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Microsoft Power Platform CRM für eine Anwaltskanzlei

Microsoft Power Platform CRM für eine Anwaltskanzlei

Der Kunde hatte mit verschiedenen betrieblichen Problemen zu kämpfen und wollte seine Abläufe im Testamentsmanagement verbessern. Itransition implementierte eine auf der Power Platform basierende CRM-Lösung, die die Abläufe des Kunden konsolidierte, die Fallbearbeitung beschleunigte und ein automatisiertes Benachrichtigungssystem einführte, um die Effizienz der Kommunikation mit den Mandanten zu steigern.

Beschleunigter

Fallabschluss

Erhöhte

Anzahl der Fallabschlüsse

Reduzierung

des manuellen Arbeitsaufwands und der Nachverfolgungszeit

Schnellerer

Reaktionszyklus gegenüber Mandanten

Alle eingesetzten Technologien

Power Platform

Einsatzmodell

Vollständige Projektauslagerung

The Will Company ist eine 1995 gegründete Rechtsberatungsorganisation mit Sitz im Vereinigten Königreich. Das Unternehmen bietet professionellen Beratern kompetente und zeitnahe Dienstleistungen zur Testamentserstellung, unterstützt über 800 Beraterfirmen und bietet eine Haftpflichtversicherung in Höhe von 2,5 Millionen Pfund.

Wir sind sehr zufrieden mit dem CRM-System, das Itransition für uns eingerichtet hat. Es hat uns Zeit und Geld gespart, da es ein einheitliches Nachverfolgungssystem eingeführt hat, auf das unsere Kunden leicht reagieren können.

Zoe Oliver

Projektmanagerin bei The Will Company

Branche

Recht

Geografie

Vereinigtes Königreich

Gegründet im Jahr

1995

Kunden

Über 800 Beratungsunternehmen

Die Herausforderung

Da sich der Kunde in einer frühen Phase der digitalen Transformation befand, sah er sich mit einer Reihe operativer Engpässe konfrontiert, darunter eingeschränkte Transparenz hinsichtlich des Fallfortschritts, manuelle Kundennachverfolgung, fragmentierte Informationsspeicherung und ineffektive Teilautomatisierung. Mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz zu verbessern und das langfristige Geschäftswachstum zu fördern, wollte der Kunde eine maßgeschneiderte Anwendung implementieren, um den Fallverlauf zu optimieren, die Kommunikation effizienter zu gestalten und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

Die Lösung

Auf einen Blick

Das Team von Itransition implementierte ein auf der Microsoft Power Platform basierendes CRM unter Verwendung von Power Apps, Dataverse und Power Automate, um das Kunden- und Fallmanagement zu zentralisieren und wichtige Workflows für die Testamentserstellung zu automatisieren. Wir haben zudem die Integration mit Microsoft Exchange konfiguriert, die Datenmigration unterstützt und Anwenderschulungen durchgeführt, um eine nahtlose Einführung und eine einheitliche Kommunikation innerhalb eines einzigen Systems zu gewährleisten.

Lösungskonzept & Plattformauswahl

Nach der Analyse der Geschäftsabläufe des Kunden schlug Itransition die Implementierung einer CRM-Lösung als am besten geeignete Plattform zur Konsolidierung der Abläufe und zur Verbesserung der Kundenkommunikation vor. Wir prüften mehrere CRM-Plattformen, darunter Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Power Platform, da der Kunde bereits teilweise eine Microsoft-basierte Umgebung nutzte und eine native Integration mit Microsoft Exchange erforderlich war. Schließlich entschied sich der Kunde für die Power Platform als einfache, schlanke und dennoch anpassungsfähige sowie kosteneffizientere Alternative, die den Arbeitsabläufen des Kunden gerecht wird und alle erforderlichen CRM-Funktionen bereitstellt, ohne dabei die unnötige Komplexität zu verursachen, die mit vollwertigen Unternehmens-CRMs verbunden ist. Übersetzt mit DeepL.com (kostenlose Version)

CRM-Design und Kernfunktionalität

Itransition konfigurierte eine umfassende CRM-Lösung auf Basis von Power Apps, wobei Dataverse als Datenbank genutzt und ein auf Power Automate basierendes Benachrichtigungssystem eingesetzt wurde. Die Lösung ermöglicht die Zentralisierung und Verwaltung von Kundendaten, Fallverläufen, Kundenkommunikation und Dokumentation sowie die Automatisierung wichtiger Erinnerungen, die mit den einzelnen Phasen der Testamentserstellung verknüpft sind.

Unser Team konfigurierte wichtige CRM-Entitäten, darunter Konten und Kontakte für Mandanten und Finanzberater, Produktdatensätze für verschiedene Arten von Testamenten sowie Benutzerrollen mit entsprechenden Zugriffsrechten. Zudem haben wir einen durchgängigen Workflow für verschiedene Testamentsprodukte konfiguriert und dabei alle Fallphasen und Übergänge definiert, um eine einheitliche Bearbeitung über alle Schritte der Testamentserstellung hinweg sicherzustellen. Darüber hinaus haben wir eine Integration mit Microsoft Exchange eingerichtet, um eine nahtlose E-Mail-Kommunikation direkt innerhalb des CRM zu ermöglichen.

Die CRM-Funktionalität unterstützt die folgenden Kernfunktionen:

Fall- und Kundenmanagement

Anlegen neuer Fälle
Anlegen von Kunden- und Finanzberaterdatensätzen oder Auswählen bestehender Datensätze
Verknüpfung von Kunden und Finanzberatern mit Fällen
Zuweisung relevanter Produkte zu jedem Fall
Bestätigung des Fallabschlusses und der Fallschließung

Fallverfolgung und Statusverwaltung

Verfolgung des Fortschritts anhand vordefinierter Phasen
Aktualisierung und Bestätigung von Fallstatus
Erfassung der Phasen der Einreichung von Dokumenten beim HM Land Registry (HMLR) und beim Office of the Public Guardian (OPG)
Kennzeichnung von Fällen, die manuelles Eingreifen erfordern
Checklisten für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass jeder Prozessschritt korrekt ausgeführt wird

Kommunikation mit Kunden

Versenden und Empfangen von E-Mails direkt im CRM über die Microsoft Exchange-Integration
Erfassung der Kommunikation innerhalb des jeweiligen Falles

Automatisiertes Benachrichtigungssystem

Ein wesentlicher Bestandteil der Systemfunktionalität ist das auf Power Automate basierende automatisierte Benachrichtigungssystem. Unser Team hat mehrere Power Automate-Workflows für automatisierte E-Mail-Follow-ups konfiguriert, um die Kommunikation mit Kunden und Finanzberatern zu optimieren und den Fallfortschritt zu beschleunigen. Die Workflow-Logik basiert auf Produkttyp, Fallstatus, Zeitplänen und Kundenantworten. Anhand dieser Informationen führt das System automatisch folgende Schritte durch:

statusabhängige Erinnerungs-E-Mails mit Handlungsaufforderungen, falls der Kunde den Erhalt oder die Genehmigung von Dokumenten nicht bestätigt
wiederholt die Erinnerungen in festgelegten Intervallen, bis der Fall voranschreitet
Benachrichtigungen an den Kunden/Finanzberater nach Abschluss oder Stornierung eines Vorgangs versendet

Datenmigration & Onboarding

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, unterstützte das Team von Itransition beim Import bestehender Kontaktdaten von Kunden und Finanzberatern in das CRM. Unser Team führte zudem mehrere Online-Anwenderschulungen durch, die sich mit der Systemnavigation, dem Fallmanagement, dem Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb des CRM sowie dem Verständnis automatisierter Arbeitsabläufe befassten. Außerdem haben wir einen Leitfaden erstellt und zur Verfügung gestellt, der die wichtigsten Benutzerabläufe und operativen Schritte zusammenfasst und erläutert.

Berichterstellung und Analysen

Das Team von Itransition nutzte die integrierten Berichtsfunktionen der Lösung, um ein interaktives Dashboard zu konfigurieren, das eine Überwachung und Analyse der Geschäftsprozesse des Kunden ermöglicht und dabei die folgenden wichtigen KPIs visualisiert:

Die Anzahl der Produkte und Produkttypen nach Phase, was dem Team hilft, die Arbeitslast auszugleichen und potenzielle Engpässe zu identifizieren
Aktive Fälle nach Verantwortlichem, wodurch Manager schnell Teammitglieder mit übermäßiger oder unzureichender Arbeitsbelastung identifizieren können
Aktive Fälle nach Produkt, was dabei hilft, das Interesse und Engagement der Kunden über verschiedene Produktkategorien hinweg einzuschätzen
Alle Fälle nach Status (aktiv, storniert, abgeschlossen)
Durchschnittliche Antwortdauer von OPG und HMLR für einen Fall

Hauptformular für Fälle

Dashboard

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Das Ergebnis

Itransition hat für eine Rechtsorganisation ein auf der Microsoft Power Platform basierendes CRM bereitgestellt, das die Abläufe im Testamentsmanagement des Kunden in einem einzigen System zusammenführt – mit zentralisierten Falldaten, optimierter Kommunikation und automatisierten Erinnerungen. Nach der Implementierung der Lösung erzielte der Kunde mehrere Verbesserungen, darunter: