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Personalabteilungen spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle, da sie sich um jede Phase im
Lebenszyklus eines Mitarbeiters kümmern, von der Personalbeschaffung bis zum Offboarding. Die Fülle sich
wiederholender Aufgaben im Personalwesen lässt weniger Zeit für strategische Entscheidungen,
Mitarbeiterbindung, Personalentwicklungsplanung und den Aufbau von Vertrauen innerhalb des Teams.
Glücklicherweise können RPA-Dienstleister Unternehmen dabei helfen, diese Herausforderungen
durch die Implementierung intelligenter Bots zu lösen.
RPA im Personalwesen bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern, um monotone und aufwändige Aufgaben wie
die Sortierung von Bewerbern, Einstellungen und die Verwaltung von Beschäftigungsdaten schneller und
präziser als menschliche Mitarbeiter durchführen. Dadurch werden Arbeitskosten gesenkt und die Effizienz im
Personalwesen gesteigert.
RPA im Personalwesen: Marktstatistiken
Titel des Schemas: Automatisierungspotenzial im Personalwesen. Anteil der Aufgaben innerhalb der
Teilfunktion
Datenquelle: mckinsey.com — How bots, algorithms, and AI are reshaping the future of corporate support functions
78%
der Unternehmen hoffen, ihren Onboarding-Prozess automatisieren zu können Kofax
65%
der Unternehmen haben RPA für das Personalwesen eingeführt The Hackett Group
10 RPA-Anwendungsfälle im Personalwesen
Personalabteilungen können die robotergestützte Prozessautomatisierung nutzen, um verschiedene Aktivitäten in
ihrem täglichen Arbeitsablauf zu rationalisieren. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten
RPA-Anwendungsfälle im Personalwesen.
Rekrutierung & Anstellung
Bei der Personalbeschaffung folgen viele Aufgaben einer Reihe von vordefinierten Regeln und erfordern kein
menschliches Urteilsvermögen, sodass sich dieser Personalprozess optimal für die robotergestützte
Automatisierung eignet. Sobald die Kriterien für die Bewerberauswahl definiert sind, durchsucht ein Bot
schnell Hunderte von Lebensläufen nach den am besten geeigneten Kandidaten und wählt potenziell interessante
Profile aus. RPA kann auch in Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systems; ATS) integriert werden,
um abgelehnte Kandidaten zu prüfen, die sich für zukünftige Stellen als besser geeignet erweisen könnten.
Bots mit OCR-Funktionen können eingescannte Lebensläufe verarbeiten und digitale Kopien von Dokumenten
überprüfen, die den Bewerbungsschreiben beigefügt sind.
Außerdem kann RPA-Software bei der Planung von Vorstellungsgesprächen, dem Versand von Einladungen zu
Gesprächen und später von Angebotsschreiben helfen. Die Lösung kann entweder individuelle
Bewerbernachrichten mit NLG-Funktionen erstellen oder E-Mail-Vorlagen mit Bewerberdaten ausfüllen.
Onboarding & Schulung
Die Implementierung von RPA-Bots hilft bei der Automatisierung vieler Routineaufgaben im
Mitarbeiter-Onboarding, einschließlich der Zuteilung und Zuweisung von Geräten, der Erstellung von
Unternehmensanmeldedaten und der Bereitstellung von Zugriffsrechten für Geschäftsanwendungen für neue
Mitarbeitende. Personalverantwortliche müssen lediglich Parameter festlegen, denen die Bots folgen sollen,
zum Beispiel den Namen, die Position und den hierarchischen Status. Auch bei der Planung von
Schulungssitzungen können RPA-Bots helfen. So sind Bots in der Lage, neuen Mitarbeitern abhängig von ihrer
jeweiligen Rolle die am besten geeigneten Schulungsmaterialien zur Verfügung zu stellen, ihren Dienstplan
mit dem der menschlichen Schulungsleiter abzustimmen und einen Schulungszeitplan zu erstellen.
Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Personalteams müssen in der Regel mit verschiedenen Formen von Mitarbeiterdaten umgehen, die über
unterschiedliche Unternehmenssysteme verstreut sind. Die Implementierung der RPA-Technologie hilft, die
Datenextraktion und -verwaltung zu automatisieren und die Zeit der Personalverantwortliche für
qualifiziertere Aufgaben freizusetzen. Darüber hinaus können Software-Bots im Gegensatz zu
Personalfachkräften Daten ohne Pause und mit hoher Genauigkeit aggregieren, was das Risiko von Fehlern
verringert und die betriebliche Effizienz erhöht.
Verwaltung der Lohnbuchhaltung
RPA-Software kann die mühsame und fehleranfällige Lohn- und Gehaltsabrechnung rationalisieren, was besonders
für große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern von Nutzen ist. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst
regelmäßige Dateneingaben in großem Umfang und erfordert die Berücksichtigung verschiedener Faktoren wie
Arbeitszeiten und variable Steuervorschriften. HR-Abteilungen nutzen RPA-Bots, um automatisch Informationen
aus Quellen wie Buchhaltungsberichten und Zeiterfassungsanwendungen zu extrahieren und zu aggregieren sowie
um Brutto- und Nettogehälter zu berechnen und Zahlungen zu veranlassen.
Verwaltung von Anwesenheit & Abwesenheit
Die Erfassung von Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten kann für die Mitarbeiter lästig sein, insbesondere,
wenn sie dafür mehrere Formulare ausfüllen müssen. RPA löst dieses Problem: Software-Bots vergleichen
automatisch die Abwesenheitsberichte mit den Zeitfenstern, die die Mitarbeiter in das Unternehmenssystem
einloggen, schlagen Alarm, wenn die Informationen nicht übereinstimmen, und senden Erinnerungen zum
Ausfüllen der erforderlichen Formulare. Darüber hinaus können RPA-Tools mit Bilderkennung und auf
maschinellem Lernen basierenden biometrischen Analysefunktionen ausgestattet werden, um die An- und
Abwesenheitszeiten automatisch zu ermitteln und zu protokollieren.
Ausgabenverwaltung
Um Reise- und Geschäftskosten zu erfassen und Erstattungen vom Unternehmen zu erhalten, müssen Mitarbeitende
in der Regel Zahlungsbelege bei der Buchhaltung einreichen. RPA-Bots mit optischen Erkennungsfunktionen
können automatisch Details aus Belegen und Tickets extrahieren und Daten in Spesenverwaltungssysteme
einspeisen. Mit einem regelbasierten Ansatz können Bots zwischen validen Ausgaben und solchen, die nicht den
festgelegten Anforderungen entsprechen, unterscheiden. So kann ein Bot beispielsweise so konfiguriert
werden, dass er eine Quittung für ein Geschäftsessen akzeptiert, nicht aber ein Netflix-Abonnement.
Compliance & Berichterstattung
Personalabteilungen müssen komplexe und sich ständig ändernde Vorschriften einhalten, was eine regelmäßige
und genaue Berichterstellung erfordert. RPA-Software minimiert die Fehlerquote und beschleunigt die
Erfassung von Mitarbeiterleistungen, Ausgaben und Leistungsdaten aus verschiedenen Geschäftsquellen.
RPA-Bots können die Daten dann in Standardvorlagen einspeisen und sie in benutzerdefinierte Berichte
umwandeln.
Leistungsmanagement
Um eine Leistungsbeurteilung zu erstellen, müssen Personalleiter verschiedene KPIs und Umfragedaten zu
Berichten zusammenstellen, die einen ganzheitlichen Überblick über den Fortschritt eines Mitarbeiters
bieten. Durch die Rationalisierung der Datenerfassung und Berichterstellung sowie die Hervorhebung von
Bereichen für das berufliche Wachstum des Mitarbeiters macht RPA-Software das Leistungsmanagement
effizienter und unvoreingenommener.
Berechnung von Schichtzulagen
Durch den Einsatz von RPA können Unternehmen die Gewährung von Zulagen für ihre Mitarbeiter erleichtern, die
in verschiedenen Schichten arbeiten. Bots können die Schichtzulage automatisch berechnen, indem sie auf die
Arbeitsdaten der Mitarbeiter aus verschiedenen Personalverwaltungssystemen zugreifen und diese validieren,
was eine pünktliche und genaue Zulagenzahlung ermöglicht.
Verwaltung des Mitarbeiter-Offboardings
RPA-Technologie kann den Offboarding-Prozess rationalisieren, indem sie die Erfassung von
Austrittsunterlagen beschleunigt, die Beendigung von Leistungen auslöst und die Endabrechnung einleitet.
4 praktische Beispiele für RPA im Personalwesen
Itransition
Wir haben einen RPA-Bot entwickelt, um das Hinzufügen neuer Bewerber zu unserem Personalinformationssystem
zu automatisieren, was die Bearbeitungszeiten von Bewerbungen um ein Vierfaches beschleunigt und die
Effizienz unserer Personalabteilung erheblich verbessert hat.
32%
weniger menschliche Interaktion
Titel des Videos: RPA für die Talentakquise: automatisierte Lebenslaufverarbeitung
First Bank
Die First Bank hat ihren Onboarding-Workflow mit einem Software‑Roboter ausgestattet, der manuelle
Aufgaben wie das Schalten von Stellenanzeigen und das Erstellen von Bewerberlisten übernimmt, sodass der
Personalverantwortliche mehr Zeit für wertvollere Aufgaben hat.
120
eingesparte Stunden pro Monat
Video Titel: UiPath Software-Roboter-Beispiel in der HR-Funktion für die First Bank
Convestro
Convestro setzt eine KI-gestützte RPA-Lösung von UiPath ein, um wöchentlich 500 Krankenscheine zu
bearbeiten, wobei 50 % der Dokumente mit einer Genauigkeit von 95 % direkt verarbeitet werden.
85%
Zeitersparnis
Bildtitel: Krankheitsurlaubsbescheinigung verarbeitet durch RPA Datenquelle: uipath.com - Covestro
nutzt KI und RPA, um sich wiederholende HR-Prozesse zu rationalisieren
Coca-Cola
BluePrism hat in mehr als 50 Geschäftsprozessen RPA-Software in den SAP-basierten Systemen von Coca-Cola
implementiert und damit die Datenverarbeitung und das Berichtswesen erheblich automatisiert, wobei
Ausnahmen manuell überprüft wurden.
3x
schnellere Datenverarbeitung
Die Digital Workers von Blue Prism bieten uns die zusätzliche Kapazität, um von einem 8-Stunden-Tag auf
einen 24-Stunden-Tag umzusteigen - bei gleichzeitiger Verbesserung der Genauigkeit, weil wir nicht mehr nur
eine Stichprobe der HR-Audit-Daten nehmen. Wir können jede Transaktion sehen, die stattfindet, und diese zu
100 Prozent nachverfolgen.
Karla Younger
Vice President of HR Services bei Coca Cola
Sind Sie bereit, Ihre Personalabläufe mit RPA zu rationalisieren?
Dem Gartner Magic Quadrant für RPA 2023 zufolge gibt es vier führende RPA-Plattformen , die für
Personalabteilungen geeignet sein könnten
Diagrammtitel: Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation (RPA) 2023
Datenquelle: gartner.com - Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation
UiPath ist eine führende RPA-Plattform, die sich gleichermaßen gut in die bestehenden Infrastrukturen
von KMUs und großen internationalen Konzernen integrieren lässt. Das Hauptmerkmal der Plattform ist die
Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Benutzer ihre automatisierten Prozesse einfach erstellen und einrichten
können.
Als UiPath Silver Business Partner unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung von
UiPath-basierten Lösungen zur Automatisierung alltäglicher Abläufe in der Personalverwaltung.
Videotitel: Demos. RPA für die Personalverwaltung: Kompetenzerfassung für eine schnellere
Stellenbesetzung
Wesentliche Merkmale
Flexible Bereitstellung als Cloud-native SaaS oder als selbst gehostete Lösung
Vorgefertigte Automatisierungsvorlagen und Makro-Rekorder zur schnelleren Erstellung von
Automatisierungsskripten
Integrierte KI-Funktionen (OCR, NLP und prädiktive Analysen)
Geeignet für ein breites Spektrum von Anwendern über den gesamten Lebenszyklus der
Prozessautomatisierung
Eine starke und kompetente Community mit zahlreichen Schulungs- und Vernetzungsmöglichkeiten
60 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
Kundenservice reagiert langsam
Eine höhere Lizenzgebühr im Vergleich zu anderen Anbietern
Power Automate von Microsoft ist eine Cloud-first RPA-Plattform, die API-Integration und
Orchestrierung, OCR, KI und andere integrierte Funktionen bietet. Als Microsoft Solutions Partner
unterstützen wir Unternehmen bei der Automatisierung aller Workflows in ihrer Personalabteilung mit
Power Automate.
Schematitel: Die SOCRT-Architektur mit Microsoft Power Automate und Office 365 Datenquelle:
microsoft.com - Umwandlung von Gehaltsabrechnungsprozessen mit Microsoft
Power Automate
Wesentliche Merkmale
Mühelose Interoperabilität mit dem Microsoft 365-Ökosystem und den Komponenten der Power Platform
(Power BI, Power Apps, etc.)
Aufbau intelligenter Automatisierungsszenarien durch Benachrichtigung eines integrierten KI-Chatbots
90 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
Bis zu 10.000 Aktionen können in einem RPA-Flow-Lauf protokolliert werden
Die RPA-Lösungen von Blue Prism bieten spezielle Funktionen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung,
zur Steigerung der betrieblichen Effizienz, der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Die
Plattform ermöglicht auch eine zentral verwaltete Automatisierung für stark regulierte Bereiche, wie
z. B. das Personalwesen.
Videotitel: Transformieren Sie Ihr Unternehmen mit SS&C Blue Prism RPA
Wesentliche Merkmale
Integrierte KI-Funktionen (OCR und NLP)
Gebrauchsfertige Lösungen
Integration von Drittanbietersystemen durch mehrere Anschlüsse
Unterstützung durch Experten für digitale Automatisierung
30 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
Langsame Lösung von Problemen durch das Kundenserviceteam
Die RPA-Plattform von Automation Anywhere, Automation 360, ermöglicht die durchgängige Automatisierung
von Abläufen im Personalwesen und bietet RPA als Service mit KI/ML-Funktionen sowie Tools zur
Prozesserkennung, Analyse und Marktplatzintegration an.
Videotitel: RPA für das Personalwesen: Automatisierung manueller Abläufe im Personalwesen
Wesentliche Merkmale
Makro-Recorder, der die Logik von Aufgaben ohne die Programmierung sequenzieller Aktionen erstellt
Aufgabenplaner und Extraktion von Webdaten mit einem Klick
30 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
Keine eingebettete Prozesserkennung
Lizenzprobleme in bestimmten Regionen
Bewährte Methoden für die Einführung von RPA im Personalwesen
Unternehmen können die Kapazität und Produktivität ihrer HR-Teams von Anfang an steigern, wenn sie
RPA-Lösungen richtig einführen. Wir zeigen Ihnen die bewährten Implementierungstechniken, um die Effektivität
von RPA-Bots für das Personalwesen zu maximieren.
Klein anfangen
Unternehmen sollten ihr RPA-Programm im Personalwesen mit dem Einsatz von ein oder zwei Bots für die
optimalen Prozesse mit geringer Komplexität und geringem Risiko beginnen. Die anfängliche Automatisierung
in geringem Umfang wird dazu beitragen, den Erfolg der RPA-Anwendung zu messen und den Grundstein für
komplexere RPA-Lösungen in der Zukunft zu legen.
Optimieren Sie bestehende Prozesse
Betrachten Sie die Einführung von RPA als eine Gelegenheit, Ihre aktuellen Workflows zu überarbeiten.
Anstatt sofort Bots auf übermäßig komplizierte Prozesse aufzusetzen, sollten Sie zunächst Änderungen
vornehmen, um ineffiziente Arbeitsabläufe logisch und regelbasiert zu gestalten. Stellen Sie dann sicher,
dass jedes Mitglied der Personalabteilug mit den neuen Verfahren vertraut ist, bevor Sie mit der
Automatisierung fortfahren.
Zusammenarbeit mit Personalleitern und Stakeholdern
Für eine optimale RPA-Implementierung sollten Unternehmen die Zustimmung der Personalleiter und der
Stakeholder einholen. Vor der Entwicklung einer RPA-Lösung sollten Unternehmen zudem das Feedback von
Mitarbeitern einholen, die in ihrem Arbeitsalltag direkt von der Automatisierung betroffen sind, um
mögliche Probleme zu erkennen und ihre RPA-Strategie entsprechend anzupassen.
Einführung von RPA-Funktionen für Personalverantwortliche
Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeitenden in Ihrer Personalabteilung den größtmöglichen Nutzen aus RPA
ziehen, sollten Sie ihnen den richtigen Umgang mit der Technologie beibringen. Alle Beteiligten sollten
eine klare Vorstellung von den Möglichkeiten und Grenzen von RPA haben und ihre eigene Beteiligung an den
RPA-gestützten Prozessen verstehen. Eine angemessene Schulung und die Verfügbarkeit von
Selbstbedienungswerkzeugen können auch dazu beitragen, dass sich die Personalverantwortlichen schneller
anpassen und besser arbeiten können.
Suchen Sie einen zuverlässigen RPA-Entwicklungspartner?
Die Kosten für RPA-Lösungen hängen von mehreren Parametern ab und können je nach Grad und Komplexität der
Automatisierung sowie der Preisgestaltung des Anbieters stark variieren. Im Allgemeinen kostet ein einzelner
Bot zwischen 5.000 und 15.000 US-Dollar, und die Automatisierung mehrerer Prozesse kann bis zu 300.000
US-Dollar kosten.
Die wichtigsten Vorteile von RPA im Personalwesen
Kosten-Wirksamkeit
RPA automatisiert wichtige arbeitsintensive Prozesse, rationalisiert die Personalarbeit und senkt die
Kosten.
Genauigkeit
Bots werden nie müde, was das Risiko menschlicher Fehler ausschließt und eine hohe Datengenauigkeit
gewährleistet.
Schnellere Abläufe im Personalwesen
Laut UiPath können Personalabteilungen durch den Einsatz von Bots ihre wichtigsten Vorgänge um bis zu 85 %
schneller bearbeiten.
Hohe Skalierbarkeit
RPA-Lösungen lassen sich leicht skalieren, sodass Personalabteilungen die Betriebskapazität der Bots
entsprechend ihrem Bedarf erhöhen können.
Höhere Produktivität
RPA kann lästige Verwaltungsaufgaben übernehmen, sodass sich das Personalwesen auf die Einbindung der
Mitarbeiter konzentrieren kann.
Verbesserte Arbeitszufriedenheit
Durch die Entlastung der Personalverantwortlichen von sich wiederholenden Aufgaben trägt RPA dazu bei, ihre
Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und die Personalfluktuation zu verringern.
Verbesserte Compliance
Mit einer konsistenten und genauen Datenverarbeitung kann RPA-Software stark regulierten Personalabteilungen
helfen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Bessere Personalbeschaffung
RPA-Lösungen erleichtern die Suche und Gewinnung der am besten geeigneten Talente und machen die
Personalbeschaffung effektiver.
Herausforderungen von RPA im Personalwesen
Herausforderung
Lösung
Widerstand gegen den Wandel
Trotz der Vorteile von RPA für das Personalwesen kommt es nicht selten vor, dass sich Mitarbeitende gegen
die Einführung wehren, weil sie Bedenken haben, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren oder Gehaltseinbußen
hinnehmen müssen.
Der Erfolg einer RPA-Initiative hängt weitgehend vom Faktor Mensch ab. Daher sollten Führungskräfte einen
auf den Menschen ausgerichteten Change-Management-Ansatz verwenden, der die Bedenken und Ängste der
Mitarbeitenden berücksichtigt. Unternehmen sollten bereits in der Planungsphase des Projekts Strategien für
den Umgang mit dem Widerstand der Mitarbeitenden gegen RPA ausarbeiten und dem Personalwesen die
Einzelheiten der anstehenden RPA-bezogenen Änderungen mitteilen.
Begrenzte Fähigkeiten von RPA
Unternehmen können RPA mit künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen verwechseln und erwarten, dass
RPA-Software Aufgaben bewältigt, für die sie nicht ausgelegt ist. Infolgedessen kann es überraschend sein,
dass Bots keine Vorhersagen oder Entscheidungen treffen können.
Die beste Strategie für die Implementierung jeder Innovation, einschließlich RPA, ist, sich vor der
Einführung so viel wie möglich über diese zu informieren. Auch ohne die intelligente Komponente kann RPA
viele manuelle Prozesse automatisieren, allgemeine Aufgaben standardisieren und die täglichen Abläufe in der
Personalabteilung rationalisieren. Außerdem können die Möglichkeiten der Technologie durch die einfache
Integration von Computervision, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen erweitert werden.
Schwierig zu automatisierende HR-Prozesse
Viele Aufgaben im Personalwesen erfordern typischerweise menschliches Eingreifen, zum Beispiel bei der
Strategieentwicklung, der Planung und den Mitarbeiterbeziehungen. Leider sind diese Arten von
Arbeitsabläufen mitunter übermäßig kompliziert oder veraltet und sind daher schwierig mit RPA zu
automatisieren.
Anstatt zu versuchen, alle möglichen Aufgaben im Personalwesen zu automatisieren, sollten Unternehmen die
Prozesse identifizieren, deren Automatisierung zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen würde.
Das menschliche Element ist nach wie vor von grundlegender Bedeutung für die Personalarbeit und kann nicht
durch RPA-Software ersetzt werden. Durch die Übernahme von einfachen Prozessen kann RPA
Personalfachkräften jedoch mehr Zeit für menschliche Interaktionen geben und dazu beitragen, das
Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern.
Darüber hinaus können RPA-Anwender die Orchestrierung von Prozessen ermöglichen, indem sie Aufgaben
zwischen Bots und menschlichen Mitarbeitenden innerhalb eines Prozesses koordinieren und eine nahtlose
Zusammenarbeit von Technologie- und Personalleitern ermöglichen.
Mit RPA das Personalwesen stärker auf den Menschen ausrichten
Die Fähigkeit, sich wiederholende, umfangreiche Aufgaben mit geringen Ausnahmeraten zu erledigen, hat RPA zu
einem idealen Werkzeug für die Personalverwaltung gemacht, die traditionell große Mengen an Papierkram
bewältigt. Allerdings kann RPA menschliche Handlungen nicht nachahmen, wenn strategisches oder analytisches
Denken erforderlich ist oder heikle Angelegenheiten behandelt werden. Daher besteht das Ziel der
RPA-Implementierung im Personalwesen darin, den Personalverantwortlichen zu helfen, sich besser um die
zwischenmenschlichen Beziehungen und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu kümmern, während lästige Aufgaben an
Maschinen delegiert werden. Wenn Sie die Implementierung von RPA für Ihre Personalabteilung in Erwägung ziehen,
wenden Sie sich an die Experten von Itransition, um eine nahtlose Softwareeinführung mit minimalen
Projektrisiken zu gewährleisten.
Ja. Bots sind Softwareprogramme, die rund um die Uhr digitale Aufgaben erledigen können, wenn sie nicht
unterbrochen werden.
Bei RPA-Lösungen wird das Risiko einer versehentlichen Datenexposition oder eines Datenverlusts minimiert,
da der menschliche Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten begrenzt ist und viele Bots zur Verbesserung der
Sicherheit und des Datenschutzes mehrstufige Autorisierungs- und Verschlüsselungsverfahren einsetzen.
RPA gilt als nicht-invasive Technologie und erfordert nicht den Ersatz bestehender Systeme im Personalwesen,
sondern wird in diese integriert, um Prozesse zu rationalisieren.
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