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RPA im Personalwesen:
10 Anwendungsfälle, Beispiele und die besten Tools
26. Februar 2026
RPA im Personalwesen: Marktstatistiken
Titel des Schemas: Automatisierungspotenzial im Personalwesen. Anteil der Aufgaben innerhalb der
Teilfunktion
Datenquelle: mckinsey.com — How bots, algorithms, and AI are reshaping the future of corporate support functions
78%
der Unternehmen hoffen, ihren Onboarding-Prozess automatisieren zu könnenKofax
65%
der Unternehmen haben RPA für das Personalwesen eingeführtThe Hackett Group
10 RPA-Anwendungsfälle im Personalwesen
Personalabteilungen können die robotergestützte Prozessautomatisierung nutzen, um verschiedene Aktivitäten in ihrem täglichen Arbeitsablauf zu rationalisieren. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten RPA-Anwendungsfälle im Personalwesen.
Rekrutierung & Anstellung
Bei der Personalbeschaffung folgen viele Aufgaben einer Reihe von vordefinierten Regeln und erfordern kein menschliches Urteilsvermögen, sodass sich dieser Personalprozess optimal für die robotergestützte Automatisierung eignet. Sobald die Kriterien für die Bewerberauswahl definiert sind, durchsucht ein Bot schnell Hunderte von Lebensläufen nach den am besten geeigneten Kandidaten und wählt potenziell interessante Profile aus. RPA kann auch in Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systems; ATS) integriert werden, um abgelehnte Kandidaten zu prüfen, die sich für zukünftige Stellen als besser geeignet erweisen könnten. Bots mit OCR-Funktionen können eingescannte Lebensläufe verarbeiten und digitale Kopien von Dokumenten überprüfen, die den Bewerbungsschreiben beigefügt sind.
Außerdem kann RPA-Software bei der Planung von Vorstellungsgesprächen, dem Versand von Einladungen zu Gesprächen und später von Angebotsschreiben helfen. Die Lösung kann entweder individuelle Bewerbernachrichten mit NLG-Funktionen erstellen oder E-Mail-Vorlagen mit Bewerberdaten ausfüllen.
Onboarding & Schulung
Die Implementierung von RPA-Bots hilft bei der Automatisierung vieler Routineaufgaben im Mitarbeiter-Onboarding, einschließlich der Zuteilung und Zuweisung von Geräten, der Erstellung von Unternehmensanmeldedaten und der Bereitstellung von Zugriffsrechten für Geschäftsanwendungen für neue Mitarbeitende. Personalverantwortliche müssen lediglich Parameter festlegen, denen die Bots folgen sollen, zum Beispiel den Namen, die Position und den hierarchischen Status. Auch bei der Planung von Schulungssitzungen können RPA-Bots helfen. So sind Bots in der Lage, neuen Mitarbeitern abhängig von ihrer jeweiligen Rolle die am besten geeigneten Schulungsmaterialien zur Verfügung zu stellen, ihren Dienstplan mit dem der menschlichen Schulungsleiter abzustimmen und einen Schulungszeitplan zu erstellen.
Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Personalteams müssen in der Regel mit verschiedenen Formen von Mitarbeiterdaten umgehen, die über unterschiedliche Unternehmenssysteme verstreut sind. Die Implementierung der RPA-Technologie hilft, die Datenextraktion und -verwaltung zu automatisieren und die Zeit der Personalverantwortliche für qualifiziertere Aufgaben freizusetzen. Darüber hinaus können Software-Bots im Gegensatz zu Personalfachkräften Daten ohne Pause und mit hoher Genauigkeit aggregieren, was das Risiko von Fehlern verringert und die betriebliche Effizienz erhöht.
Verwaltung der Lohnbuchhaltung
RPA-Software kann die mühsame und fehleranfällige Lohn- und Gehaltsabrechnung rationalisieren, was besonders für große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern von Nutzen ist. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst regelmäßige Dateneingaben in großem Umfang und erfordert die Berücksichtigung verschiedener Faktoren wie Arbeitszeiten und variable Steuervorschriften. HR-Abteilungen nutzen RPA-Bots, um automatisch Informationen aus Quellen wie Buchhaltungsberichten und Zeiterfassungsanwendungen zu extrahieren und zu aggregieren sowie um Brutto- und Nettogehälter zu berechnen und Zahlungen zu veranlassen.
Verwaltung von Anwesenheit & Abwesenheit
Die Erfassung von Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten kann für die Mitarbeiter lästig sein, insbesondere, wenn sie dafür mehrere Formulare ausfüllen müssen. RPA löst dieses Problem: Software-Bots vergleichen automatisch die Abwesenheitsberichte mit den Zeitfenstern, die die Mitarbeiter in das Unternehmenssystem einloggen, schlagen Alarm, wenn die Informationen nicht übereinstimmen, und senden Erinnerungen zum Ausfüllen der erforderlichen Formulare. Darüber hinaus können RPA-Tools mit Bilderkennung und auf maschinellem Lernen basierenden biometrischen Analysefunktionen ausgestattet werden, um die An- und Abwesenheitszeiten automatisch zu ermitteln und zu protokollieren.
Ausgabenverwaltung
Um Reise- und Geschäftskosten zu erfassen und Erstattungen vom Unternehmen zu erhalten, müssen Mitarbeitende in der Regel Zahlungsbelege bei der Buchhaltung einreichen. RPA-Bots mit optischen Erkennungsfunktionen können automatisch Details aus Belegen und Tickets extrahieren und Daten in Spesenverwaltungssysteme einspeisen. Mit einem regelbasierten Ansatz können Bots zwischen validen Ausgaben und solchen, die nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen, unterscheiden. So kann ein Bot beispielsweise so konfiguriert werden, dass er eine Quittung für ein Geschäftsessen akzeptiert, nicht aber ein Netflix-Abonnement.
Compliance & Berichterstattung
Personalabteilungen müssen komplexe und sich ständig ändernde Vorschriften einhalten, was eine regelmäßige und genaue Berichterstellung erfordert. RPA-Software minimiert die Fehlerquote und beschleunigt die Erfassung von Mitarbeiterleistungen, Ausgaben und Leistungsdaten aus verschiedenen Geschäftsquellen. RPA-Bots können die Daten dann in Standardvorlagen einspeisen und sie in benutzerdefinierte Berichte umwandeln.
Leistungsmanagement
Um eine Leistungsbeurteilung zu erstellen, müssen Personalleiter verschiedene KPIs und Umfragedaten zu Berichten zusammenstellen, die einen ganzheitlichen Überblick über den Fortschritt eines Mitarbeiters bieten. Durch die Rationalisierung der Datenerfassung und Berichterstellung sowie die Hervorhebung von Bereichen für das berufliche Wachstum des Mitarbeiters macht RPA-Software das Leistungsmanagement effizienter und unvoreingenommener.
Berechnung von Schichtzulagen
Durch den Einsatz von RPA können Unternehmen die Gewährung von Zulagen für ihre Mitarbeiter erleichtern, die in verschiedenen Schichten arbeiten. Bots können die Schichtzulage automatisch berechnen, indem sie auf die Arbeitsdaten der Mitarbeiter aus verschiedenen Personalverwaltungssystemen zugreifen und diese validieren, was eine pünktliche und genaue Zulagenzahlung ermöglicht.
Verwaltung des Mitarbeiter-Offboardings
RPA-Technologie kann den Offboarding-Prozess rationalisieren, indem sie die Erfassung von Austrittsunterlagen beschleunigt, die Beendigung von Leistungen auslöst und die Endabrechnung einleitet.
4 praktische Beispiele für RPA im Personalwesen
Itransition
Wir haben einen RPA-Bot entwickelt, um das Hinzufügen neuer Bewerber zu unserem Personalinformationssystem zu automatisieren, was die Bearbeitungszeiten von Bewerbungen um ein Vierfaches beschleunigt und die Effizienz unserer Personalabteilung erheblich verbessert hat.
32%
weniger menschliche Interaktion
Titel des Videos: RPA für die Talentakquise: automatisierte Lebenslaufverarbeitung
First Bank
Die First Bank hat ihren Onboarding-Workflow mit einem Software‑Roboter ausgestattet, der manuelle Aufgaben wie das Schalten von Stellenanzeigen und das Erstellen von Bewerberlisten übernimmt, sodass der Personalverantwortliche mehr Zeit für wertvollere Aufgaben hat.
120
eingesparte Stunden pro Monat
Video Titel: UiPath Software-Roboter-Beispiel in der HR-Funktion für die First Bank
Convestro
Convestro setzt eine KI-gestützte RPA-Lösung von UiPath ein, um wöchentlich 500 Krankenscheine zu bearbeiten, wobei 50 % der Dokumente mit einer Genauigkeit von 95 % direkt verarbeitet werden.
85%
Zeitersparnis
Bildtitel: Krankheitsurlaubsbescheinigung verarbeitet durch RPA Datenquelle: uipath.com - Covestro nutzt KI und RPA, um sich wiederholende HR-Prozesse zu rationalisieren
Coca-Cola
BluePrism hat in mehr als 50 Geschäftsprozessen RPA-Software in den SAP-basierten Systemen von Coca-Cola implementiert und damit die Datenverarbeitung und das Berichtswesen erheblich automatisiert, wobei Ausnahmen manuell überprüft wurden.
3x
schnellere Datenverarbeitung
Die Digital Workers von Blue Prism bieten uns die zusätzliche Kapazität, um von einem 8-Stunden-Tag auf einen 24-Stunden-Tag umzusteigen - bei gleichzeitiger Verbesserung der Genauigkeit, weil wir nicht mehr nur eine Stichprobe der HR-Audit-Daten nehmen. Wir können jede Transaktion sehen, die stattfindet, und diese zu 100 Prozent nachverfolgen.
Sind Sie bereit, Ihre Personalabläufe mit RPA zu rationalisieren?
Führende RPA-Plattformen für das Personalwesen
Dem Gartner Magic Quadrant für RPA 2023 zufolge gibt es vier führende RPA-Plattformen , die für Personalabteilungen geeignet sein könnten
Diagrammtitel: Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation (RPA) 2023
Datenquelle: gartner.com - Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation
UiPath ist eine führende RPA-Plattform, die sich gleichermaßen gut in die bestehenden Infrastrukturen von KMUs und großen internationalen Konzernen integrieren lässt. Das Hauptmerkmal der Plattform ist die Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Benutzer ihre automatisierten Prozesse einfach erstellen und einrichten können.
Als UiPath Silver Business Partner unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung von UiPath-basierten Lösungen zur Automatisierung alltäglicher Abläufe in der Personalverwaltung.
Videotitel: Demos. RPA für die Personalverwaltung: Kompetenzerfassung für eine schnellere Stellenbesetzung
Wesentliche Merkmale
- Flexible Bereitstellung als Cloud-native SaaS oder als selbst gehostete Lösung
- Vorgefertigte Automatisierungsvorlagen und Makro-Rekorder zur schnelleren Erstellung von Automatisierungsskripten
- Integrierte KI-Funktionen (OCR, NLP und prädiktive Analysen)
- Geeignet für ein breites Spektrum von Anwendern über den gesamten Lebenszyklus der Prozessautomatisierung
- Eine starke und kompetente Community mit zahlreichen Schulungs- und Vernetzungsmöglichkeiten
- 60 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
- Kundenservice reagiert langsam
- Eine höhere Lizenzgebühr im Vergleich zu anderen Anbietern
Power Automate von Microsoft ist eine Cloud-first RPA-Plattform, die API-Integration und Orchestrierung, OCR, KI und andere integrierte Funktionen bietet. Als Microsoft Solutions Partner unterstützen wir Unternehmen bei der Automatisierung aller Workflows in ihrer Personalabteilung mit Power Automate.
Schematitel: Die SOCRT-Architektur mit Microsoft Power Automate und Office 365 Datenquelle: microsoft.com - Umwandlung von Gehaltsabrechnungsprozessen mit Microsoft Power Automate
Wesentliche Merkmale
- Mühelose Interoperabilität mit dem Microsoft 365-Ökosystem und den Komponenten der Power Platform (Power BI, Power Apps, etc.)
- Aufbau intelligenter Automatisierungsszenarien durch Benachrichtigung eines integrierten KI-Chatbots
- 90 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
- Bis zu 10.000 Aktionen können in einem RPA-Flow-Lauf protokolliert werden
Die RPA-Lösungen von Blue Prism bieten spezielle Funktionen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, zur Steigerung der betrieblichen Effizienz, der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Die Plattform ermöglicht auch eine zentral verwaltete Automatisierung für stark regulierte Bereiche, wie z. B. das Personalwesen.
Videotitel: Transformieren Sie Ihr Unternehmen mit SS&C Blue Prism RPA
Wesentliche Merkmale
- Integrierte KI-Funktionen (OCR und NLP)
- Gebrauchsfertige Lösungen
- Integration von Drittanbietersystemen durch mehrere Anschlüsse
- Unterstützung durch Experten für digitale Automatisierung
- 30 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
- Langsame Lösung von Problemen durch das Kundenserviceteam
Die RPA-Plattform von Automation Anywhere, Automation 360, ermöglicht die durchgängige Automatisierung von Abläufen im Personalwesen und bietet RPA als Service mit KI/ML-Funktionen sowie Tools zur Prozesserkennung, Analyse und Marktplatzintegration an.
Videotitel: RPA für das Personalwesen: Automatisierung manueller Abläufe im Personalwesen
Wesentliche Merkmale
- Makro-Recorder, der die Logik von Aufgaben ohne die Programmierung sequenzieller Aktionen erstellt
- Aufgabenplaner und Extraktion von Webdaten mit einem Klick
- 30 Tage kostenloser Test
Beschränkungen
- Keine eingebettete Prozesserkennung
- Lizenzprobleme in bestimmten Regionen
Bewährte Methoden für die Einführung von RPA im Personalwesen
Unternehmen können die Kapazität und Produktivität ihrer HR-Teams von Anfang an steigern, wenn sie RPA-Lösungen richtig einführen. Wir zeigen Ihnen die bewährten Implementierungstechniken, um die Effektivität von RPA-Bots für das Personalwesen zu maximieren.
Klein anfangen
Unternehmen sollten ihr RPA-Programm im Personalwesen mit dem Einsatz von ein oder zwei Bots für die optimalen Prozesse mit geringer Komplexität und geringem Risiko beginnen. Die anfängliche Automatisierung in geringem Umfang wird dazu beitragen, den Erfolg der RPA-Anwendung zu messen und den Grundstein für komplexere RPA-Lösungen in der Zukunft zu legen.
Optimieren Sie bestehende Prozesse
Betrachten Sie die Einführung von RPA als eine Gelegenheit, Ihre aktuellen Workflows zu überarbeiten. Anstatt sofort Bots auf übermäßig komplizierte Prozesse aufzusetzen, sollten Sie zunächst Änderungen vornehmen, um ineffiziente Arbeitsabläufe logisch und regelbasiert zu gestalten. Stellen Sie dann sicher, dass jedes Mitglied der Personalabteilug mit den neuen Verfahren vertraut ist, bevor Sie mit der Automatisierung fortfahren.
Zusammenarbeit mit Personalleitern und Stakeholdern
Für eine optimale RPA-Implementierung sollten Unternehmen die Zustimmung der Personalleiter und der Stakeholder einholen. Vor der Entwicklung einer RPA-Lösung sollten Unternehmen zudem das Feedback von Mitarbeitern einholen, die in ihrem Arbeitsalltag direkt von der Automatisierung betroffen sind, um mögliche Probleme zu erkennen und ihre RPA-Strategie entsprechend anzupassen.
Einführung von RPA-Funktionen für Personalverantwortliche
Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeitenden in Ihrer Personalabteilung den größtmöglichen Nutzen aus RPA ziehen, sollten Sie ihnen den richtigen Umgang mit der Technologie beibringen. Alle Beteiligten sollten eine klare Vorstellung von den Möglichkeiten und Grenzen von RPA haben und ihre eigene Beteiligung an den RPA-gestützten Prozessen verstehen. Eine angemessene Schulung und die Verfügbarkeit von Selbstbedienungswerkzeugen können auch dazu beitragen, dass sich die Personalverantwortlichen schneller anpassen und besser arbeiten können.
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RPA im Personalwesen: Implementierungskosten
Die Kosten für RPA-Lösungen hängen von mehreren Parametern ab und können je nach Grad und Komplexität der Automatisierung sowie der Preisgestaltung des Anbieters stark variieren. Im Allgemeinen kostet ein einzelner Bot zwischen 5.000 und 15.000 US-Dollar, und die Automatisierung mehrerer Prozesse kann bis zu 300.000 US-Dollar kosten.
Die wichtigsten Vorteile von RPA im Personalwesen
Kosten-Wirksamkeit
RPA automatisiert wichtige arbeitsintensive Prozesse, rationalisiert die Personalarbeit und senkt die Kosten.
Genauigkeit
Bots werden nie müde, was das Risiko menschlicher Fehler ausschließt und eine hohe Datengenauigkeit gewährleistet.
Schnellere Abläufe im Personalwesen
Laut UiPath können Personalabteilungen durch den Einsatz von Bots ihre wichtigsten Vorgänge um bis zu 85 % schneller bearbeiten.
Hohe Skalierbarkeit
RPA-Lösungen lassen sich leicht skalieren, sodass Personalabteilungen die Betriebskapazität der Bots entsprechend ihrem Bedarf erhöhen können.
Höhere Produktivität
RPA kann lästige Verwaltungsaufgaben übernehmen, sodass sich das Personalwesen auf die Einbindung der Mitarbeiter konzentrieren kann.
Verbesserte Arbeitszufriedenheit
Durch die Entlastung der Personalverantwortlichen von sich wiederholenden Aufgaben trägt RPA dazu bei, ihre Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und die Personalfluktuation zu verringern.
Verbesserte Compliance
Mit einer konsistenten und genauen Datenverarbeitung kann RPA-Software stark regulierten Personalabteilungen helfen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Bessere Personalbeschaffung
RPA-Lösungen erleichtern die Suche und Gewinnung der am besten geeigneten Talente und machen die Personalbeschaffung effektiver.
Herausforderungen von RPA im Personalwesen
Herausforderung | Lösung | |
|---|---|---|
Widerstand gegen den Wandel |
Trotz der Vorteile von RPA für das Personalwesen kommt es nicht selten vor, dass sich Mitarbeitende gegen
die Einführung wehren, weil sie Bedenken haben, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren oder Gehaltseinbußen
hinnehmen müssen.
| Der Erfolg einer RPA-Initiative hängt weitgehend vom Faktor Mensch ab. Daher sollten Führungskräfte einen auf den Menschen ausgerichteten Change-Management-Ansatz verwenden, der die Bedenken und Ängste der Mitarbeitenden berücksichtigt. Unternehmen sollten bereits in der Planungsphase des Projekts Strategien für den Umgang mit dem Widerstand der Mitarbeitenden gegen RPA ausarbeiten und dem Personalwesen die Einzelheiten der anstehenden RPA-bezogenen Änderungen mitteilen. |
Begrenzte Fähigkeiten von RPA |
Unternehmen können RPA mit künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen verwechseln und erwarten, dass
RPA-Software Aufgaben bewältigt, für die sie nicht ausgelegt ist. Infolgedessen kann es überraschend sein,
dass Bots keine Vorhersagen oder Entscheidungen treffen können.
| Die beste Strategie für die Implementierung jeder Innovation, einschließlich RPA, ist, sich vor der Einführung so viel wie möglich über diese zu informieren. Auch ohne die intelligente Komponente kann RPA viele manuelle Prozesse automatisieren, allgemeine Aufgaben standardisieren und die täglichen Abläufe in der Personalabteilung rationalisieren. Außerdem können die Möglichkeiten der Technologie durch die einfache Integration von Computervision, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen erweitert werden. |
Schwierig zu automatisierende HR-Prozesse |
Viele Aufgaben im Personalwesen erfordern typischerweise menschliches Eingreifen, zum Beispiel bei der
Strategieentwicklung, der Planung und den Mitarbeiterbeziehungen. Leider sind diese Arten von
Arbeitsabläufen mitunter übermäßig kompliziert oder veraltet und sind daher schwierig mit RPA zu
automatisieren.
| Anstatt zu versuchen, alle möglichen Aufgaben im Personalwesen zu automatisieren, sollten Unternehmen die Prozesse identifizieren, deren Automatisierung zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen würde. Das menschliche Element ist nach wie vor von grundlegender Bedeutung für die Personalarbeit und kann nicht durch RPA-Software ersetzt werden. Durch die Übernahme von einfachen Prozessen kann RPA Personalfachkräften jedoch mehr Zeit für menschliche Interaktionen geben und dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern. Darüber hinaus können RPA-Anwender die Orchestrierung von Prozessen ermöglichen, indem sie Aufgaben zwischen Bots und menschlichen Mitarbeitenden innerhalb eines Prozesses koordinieren und eine nahtlose Zusammenarbeit von Technologie- und Personalleitern ermöglichen. |
Mit RPA das Personalwesen stärker auf den Menschen ausrichten
Die Fähigkeit, sich wiederholende, umfangreiche Aufgaben mit geringen Ausnahmeraten zu erledigen, hat RPA zu einem idealen Werkzeug für die Personalverwaltung gemacht, die traditionell große Mengen an Papierkram bewältigt. Allerdings kann RPA menschliche Handlungen nicht nachahmen, wenn strategisches oder analytisches Denken erforderlich ist oder heikle Angelegenheiten behandelt werden. Daher besteht das Ziel der RPA-Implementierung im Personalwesen darin, den Personalverantwortlichen zu helfen, sich besser um die zwischenmenschlichen Beziehungen und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu kümmern, während lästige Aufgaben an Maschinen delegiert werden. Wenn Sie die Implementierung von RPA für Ihre Personalabteilung in Erwägung ziehen, wenden Sie sich an die Experten von Itransition, um eine nahtlose Softwareeinführung mit minimalen Projektrisiken zu gewährleisten.
Haben Sie ein RPA-Projekt im Sinn?
Häufig gestellte Fragen zu RPA im Personalwesen
Ja. Bots sind Softwareprogramme, die rund um die Uhr digitale Aufgaben erledigen können, wenn sie nicht unterbrochen werden.
Bei RPA-Lösungen wird das Risiko einer versehentlichen Datenexposition oder eines Datenverlusts minimiert, da der menschliche Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten begrenzt ist und viele Bots zur Verbesserung der Sicherheit und des Datenschutzes mehrstufige Autorisierungs- und Verschlüsselungsverfahren einsetzen.
RPA gilt als nicht-invasive Technologie und erfordert nicht den Ersatz bestehender Systeme im Personalwesen, sondern wird in diese integriert, um Prozesse zu rationalisieren.
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