Welche spezifischen Immobilienprozesse können mit RPA automatisiert werden?

Im Immobilienbereich kann die robotergestützte Prozessautomatisierung zur Rationalisierung einer Vielzahl von sich wiederholenden, regelbasierten und umfangreichen Prozessen eingesetzt werden. Einige konkrete Beispiele hierfür sind: Entwurf, Bearbeitung und Versand von Mietverträgen für Lagerräume oder Kaufverträgen für Wohn-/Gewerbeimmobilien Bearbeitung von Kundenanträgen, Überprüfung von Dokumenten, Überprüfung von Referenzen und Aktualisierung von Unterlagen im Rahmen der Mieteraufnahme Extrahieren von Rechnungsdaten und Eingabe in Unternehmenssysteme Aktualisierung des Immobilienstatus in allen Systemen, Entfernen verkaufter oder vermieteter Immobilien Erstellen von Berichten Versenden automatisierter Benachrichtigungen, Erinnerungen und Aktualisierungen an Bewohner oder Mieter Extrahieren von Kontoauszügen, Abgleichen von Transaktionen mit Buchungseinträgen und Abstimmen von Konten

Was sind die drei wichtigsten Arten von RPA-Lösungen?

Je nach Grad der menschlichen Beteiligung und Umfang der Automatisierung lassen sich RPA-Lösungen in drei Haupttypen einteilen: Begleitete Automatisierungs-Bots, die mit menschlichen Mitarbeitern zusammenarbeiten und bei Bedarf von diesen ausgelöst werden. Unbegleitete Automatisierungs-Bots, die unabhängig arbeiten und Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ausführen. Hybride Automatisierungs-Bots kombinieren Funktionen von begleiteten und unbegleiteten Lösungen und ermöglichen sowohl autonomen Betrieb als auch menschliche Beteiligung.

RPA in der Immobilienbranche:
10 Anwendungsfälle, Plattformen und Best
Practices

20. Januar 2026

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RPA in der Immobilienwirtschaft

RPA + KI in Aktion

Sehen Sie sich ein Demo-Video an, das die automatisierte Rechnungsverarbeitung durch einen in das OpenAI-Modell integrierten UiPath-Bot zeigt. Der von den RPA-Experten von Itransition entwickelte Bot erkennt Rechnungen in E-Mails, sammelt unstrukturierte Finanzdaten aus diesen Rechnungen, sendet sie zur Datenstrukturierung und Finanzwertextraktion an OpenAI und überträgt die von der Plattform bereitgestellten Werte in den Datenspeicher.

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Vorteile von RPA in der Immobilienwirtschaft

Die Implementierung von RPA-Bots in Ihre Immobiliengeschäftsprozesse wird Ihnen helfen, die folgenden Vorteile zu erzielen.

Kosteneffizienz

RPA-Bots erledigen ihre Aufgaben rund um die Uhr in einem Bruchteil der von Menschen benötigten Zeit und arbeiten sogar noch schneller und effizienter, wenn sie durch KI ergänzt werden. Wie UiPath in dem kürzlich veröffentlichten Bericht "State of AI-powered Automation" hervorhebt, nennen 70 % der Unternehmen Zeiteinsparungen und 72 % Kosteneinsparungen als die häufigsten Vorteile der intelligenten RPA-Automatisierung.

Genauigkeit

Während Mitarbeiter bei der Wiederholung eines weiteren Vorgangs leicht abgelenkt werden und infolgedessen Fehler machen, sind RPA-Roboter unermüdliche und nahezu narrensichere Arbeiter, wenn es um die Ausführung einfacher regelbasierter Aufgaben geht. Laut der IT-Service-Management-Umfrage von OTRS ist die Reduzierung von Datenfehlern der am zweithäufigsten genannte Vorteil der Geschäftsprozessautomatisierung, der von 18 % der US-Führungskräfte genannt wird.

Einhaltung der Vorschriften

Die größere Genauigkeit, die Bots bei der Verwaltung von Verwaltungsvorgängen erreichen, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften, sowohl in Bezug auf die Verwaltung personenbezogener Daten als auch auf die Steuergesetzgebung. Eines der Hauptgeschäftsrisiken, nämlich die Wahrscheinlichkeit von Betrug und menschlichem Versagen, kann dadurch erheblich verringert werden.

Skalierbarkeit

Da RPA-Lösungen relativ einfach und kostengünstig zu implementieren sind, können Unternehmen die RPA-Automatisierung leicht ausweiten, indem sie mehr Bots in ihre Geschäftsprozesse einbinden. RPA-Roboter können außerdem über ihre Benutzerschnittstellen problemlos in eine wachsende Zahl von IT-Systemen integriert werden, selbst in ältere Systeme.

Leichtere Datenintegration

Die einfache Integration von RPA in bestehende Software macht diese Technologie ideal für die Verbindung mehrerer IT-Systeme. So kann ein Bot beispielsweise Daten aus einem E-Mail-Client in ein ERP-System übertragen und damit Immobilienfachleute ersetzen, die die erforderlichen Informationen manuell aus eingehenden E-Mails extrahieren und in das ERP-System hochladen würden.

Bessere Kundenerfahrung

Jede Minute, die durch die Automatisierung von bürokratischen und manuellen Aufgaben eingespart wird, kann in kundenorientierte Tätigkeiten umgelenkt werden und das Kundenerlebnis verbessern. 93 % der Befragten der Camunda-Umfrage 2024 "State of Process Orchestration" gaben an, dass die Prozessautomatisierung ihnen geholfen hat, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Beispiele aus der Praxis für RPA in der Immobilienwirtschaft

- 30%

Bearbeitungszeiten

Sunway-Gruppe

Der brasilianische Marktführer für Bruchteilseigentum setzt eine cloudbasierte RPA-Lösung ein, um die Prozesse seiner Finanz-, Steuer- und Forschungsabteilungen zu verbessern.

$1Million

in Ersparnisse

WAM-Gruppe

Eines der führenden malaysischen Immobilienunternehmen, die Sunway Group, konnte mit einer KI-gestützten RPA-Lösung die Bearbeitungszeiten in 35 Geschäftsbereichen erheblich reduzieren.

45h > 1h

Meldezeit

Deloitte

Deloitte unterstützte einen multinationalen Immobilienkonzern bei der Implementierung von RPA-Bots zur Beschleunigung seiner Steuerabrechnungs- und Wartungsaufgaben, einschließlich Berichterstattung, Datenextraktion und Datenmanipulation.

700h > 400h

Verarbeitung

Hoas

Die Stiftung für Studentenwohnheime in der Region Helsinki konnte durch den Einsatz von RPA-Software-Robotern die für die Bearbeitung von 8.400 Wohnungsbewerbungen erforderliche Bearbeitungszeit fast halbieren.

Die besten RPA-Plattformen für Immobilien

Während einige Immobilienunternehmen es vorziehen, maßgeschneiderte RPA-Software zu entwickeln, können Unternehmen, die Wert auf eine schnellere RPA-Implementierung und geringere Vorlaufkosten legen, ihre Lösung auf einer RPA-Plattform eines Drittanbieters aufbauen. Laut Gartners Magic Quadrant 2023 für Robotic Process Automation sind dies die fünf RPA-Marktführer.

Profis

UiPath bietet einen Low-Code-UX-App-Builder, umfangreiche Integrationsmöglichkeiten und solide Funktionen zur Verwaltung und Steuerung von UiPath-Automatisierungen. Die Benutzer stellen fest, dass die Plattform hoch skalierbar, anpassbar und sicher ist.

Nachteile

Der Preis ist hoch und für kleine Automatisierungsprojekte nicht geeignet. Die Preispolitik und das Service-/Produktangebot sind recht komplex und erfordern Workshops und Erklärungen.

Preisgestaltung

Preis auf Anfrage

Profis

Automation Anywhere bietet kognitive Automatisierungs- und Analysefunktionen, die auf KI basieren, sowie einen starken Fokus auf die Cloud.

Nachteile

Die Kunden berichteten, dass die Datenextraktion aus Bildern nicht immer genau ist und dass die Umstellung von der Legacy-Plattform von Automation Anywhere auf Automation 360 ziemlich schwierig ist.

Preisgestaltung

Drei Pakete (Community, Cloud Starter und Advanced). Die Preise beginnen bei $750 pro Monat für das Cloud-Paket.

Profis

SS&C Blue Prism bietet zahlreiche vorgefertigte Vorlagen für die Prozessautomatisierung, unterstützt eine Multi-Bot-Architektur und bietet intelligente Automatisierungstechniken (OCR, NLP und ML).

Nachteile

Die Plattform verfügt über keine Testsoftware, bietet nur Back-Office-Automatisierung und hat im Vergleich zu den Mitbewerbern eingeschränktere Möglichkeiten in Bezug auf Low-Code-App-Entwicklung und API-Integration.

Preisgestaltung

Preis auf Anfrage, Wahl zwischen pauschalen und verbrauchsabhängigen Preismodellen.

Profis

Microsoft Power Automate ist im Vergleich zu anderen RPA-Plattformen erschwinglicher. Die Plattform lässt sich außerdem nahtlos in das Microsoft-Software-Ökosystem integrieren, einschließlich Produkten wie SharePoint und OneDrive, wodurch sie sich gut für IT-Infrastrukturen von Unternehmen eignet, die von Microsoft betrieben werden.

Nachteile

Power Automate bietet nur begrenzte Flexibilität, wenn es um die Erstellung komplexer Automatisierungen geht, die mehrere Systeme und komplexe Geschäftslogik umfassen.

Preisgestaltung

Plan pro Benutzer ($15 pro Benutzer/Monat) Plan pro Benutzer mit betreuter RPA ($40 pro Benutzer/Monat) Plan pro Fluss (ab 500 $ pro Monat).

Profis

Die NICE-Plattform zeichnet sich durch ihre einfache Implementierung aus. Benutzer können einfache RPA-Bots mit ein paar Klicks mithilfe der integrierten Funktion "Click to Automate" einrichten.

Nachteile

NICE-Benutzer weisen auf die begrenzte Auswahl an unbeaufsichtigten Automatisierungswerkzeugen hin, wodurch sich die Plattform besser für die Automatisierung fragmentierter und kleinerer Aufgaben im Immobilienbereich eignet, wie z. B. die Genehmigung von Hypothekendarlehen, die Annahme von Rückzahlungsaufträgen oder das Berichtswesen.

Preisgestaltung

Preis auf Anfrage

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Leitlinien für die Umsetzung von RPA in der Immobilienwirtschaft

Beachten Sie die folgenden Best Practices, um die Vorteile einer Investition in die RPA-Technologie zu maximieren und die Einführung in Ihrem gesamten Immobilienunternehmen zu optimieren.

Geeignete Anwendungsfälle auswählen

Um einen schnellen und konsistenten ROI zu gewährleisten, sollten Sie die am besten geeigneten RPA-Anwendungsfälle identifizieren, möglicherweise mit geeigneten BPM-Lösungen. Wir haben die Verbindung zwischen diesen beiden Disziplinen in unserer BPM vs. RPA-Analyse hervorgehoben. Priorisieren Sie sich wiederholende, hochvolumige und gut strukturierte Geschäftsprozesse, die von RPA-Bots verwaltet werden können und von einer erhöhten Skalierbarkeit profitieren.

Diagramm 1: Automatisierungsmöglichkeiten in der Immobilienbranche
Datenquelle: deloitte.com-Corporate Real Estate and Facilities Management in the digital world.

Erstellung eines umfassenden Fahrplans für die Einführung

Die Implementierung von RPA ist ein komplexer, vielschichtiger Prozess, der mehrere Schlüsselphasen umfasst:

1

Planung

RPA-Entwickler identifizieren Automatisierungsmöglichkeiten, bewerten Kosten und Vorteile und entwerfen funktionale und technische Aspekte Ihrer Lösung.

2

Konfiguration

Die Ingenieure konfigurieren und richten die RPA-Lösung entsprechend Ihren Anforderungen ein und testen sie in einer speziellen Umgebung, um sicherzustellen, dass die Automatisierung ordnungsgemäß funktioniert.

3

Einsatz

Die Entwickler integrieren die RPA-Lösung in Ihre Arbeitsabläufe, verfolgen ihre Leistung anhand vordefinierter KPIs und nehmen Feineinstellungen vor, um die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit des Bots zu verbessern.

Festlegung einer Strategie für das Änderungsmanagement

RPA-Bots können die Arbeitsabläufe und Geschäftsfunktionen in Ihrem Unternehmen radikal verändern, aber die Unternehmen müssen die Grundlagen für diese Transformation schaffen. Dazu gehören in der Regel eine proaktive Kommunikation der Einführungsziele sowie fortlaufende Schulungen und Unterstützung, damit sich die Mitarbeiter mit der RPA-Technologie vertraut machen können. Die Umstellung kann auch mehrere Workflow-Anpassungen im Hinblick auf künftige Interaktionen mit Bots beinhalten, um neue Engpässe zu vermeiden.

Herausforderungen von RPA in der Immobilienwirtschaft

Ähnlich wie Predictive-Analytics-Technologien in der Immobilienbranche hat RPA ein immenses Potenzial, birgt jedoch einige Herausforderungen und sollte mit Bedacht eingesetzt werden.

	Ausgabe	Lösung
Behandlung von Ausnahmen	In ihrer "Basisversion" sind RPA-Bots darauf beschränkt, standardisierte, regelbasierte Aktivitäten und wiederkehrende Szenarien effektiv zu verwalten, da sie vorher festgelegte Anweisungen befolgen, aber sie können Schwierigkeiten haben, wenn sie mit Ausnahmen von diesen Regeln konfrontiert werden.	Ein weit verbreiteter Trend besteht darin, RPA-Lösungen mit KI-Technologien wie Maschinenlernen und Computer Vision zu erweitern, was als intelligente Prozessautomatisierung (IPA) bekannt ist. Künstliche Intelligenz wird zu einem Grundbestandteil der meisten RPA-Lösungen und -Plattformen für Immobilien, wie UiPath und Automation Anywhere.
Bedenken des Personals	Wenn es darum geht, immer mehr Aufgaben an RPA-Bots zu delegieren, ist eine weit verbreitete Angst unter Fachleuten die massive Verdrängung von Arbeitsplätzen. Einer von vier (26 %) IT-Führungskräften, die in großen Unternehmen für Technologieentscheidungen verantwortlich sind, sieht in der Entlassung menschlicher Arbeitskräfte die größte Herausforderung bei der Automatisierung, so der Digitate-Bericht "2023 AI and Automation".	Um diesen negativen Effekt zu vermeiden, sollten Sie Ihren Mitarbeitern eine angemessene Umschulung anbieten, die sich auf die Verbesserung nicht ersetzbarer menschlicher Fähigkeiten konzentriert, wie strategische Planung, datengestützte Entscheidungsfindung, Kreativität und Öffentlichkeitsarbeit.
Konservative Denkweise der Industrie	Im Vergleich zu anderen Sektoren zeigt die Immobilienbranche traditionell eine begrenzte Bereitschaft zum Wandel, da die zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen Maklern und Kunden immer noch als entscheidend angesehen werden. Nach Angaben der National Association of Realtors kaufen und verkaufen 89 % der Kunden ihre Häuser über Immobilienmakler oder -vermittler. Makler sind auch weiterhin die am häufigsten genutzte Informationsquelle für die Immobiliensuche, gefolgt von Tablets und mobilen Geräten.	Eine veraltete Unternehmenskultur von Grund auf neu zu gestalten, ist keine einfache Aufgabe. Die Förderung der digitalen Kompetenz durch gezielte Schulungsinitiativen und Anreize sowie die Verlockung der Beteiligten durch kleine, schnelle Erfolge werden den Wandel jedoch erleichtern.

Innovationsförderung im Immobilienbereich

Die relativ einfache Einführung und die bemerkenswerten Automatisierungsmöglichkeiten machen RPA zu einem idealen Kandidaten für die Digitalisierung einer konservativen Branche wie der Immobilienbranche. Auch wenn die Immobilienbranche im Hinblick auf die Automatisierung ein paar Schritte hinter anderen Branchen zurückliegt, bedeutet dies, dass frühe Anwender mehr von der RPA-Implementierung profitieren könnten. Immobilienunternehmen können sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und mehr von der RPA-Transformation profitieren, indem sie KI-basierte Tools einsetzen, die eine fortgeschrittenere Automatisierung ermöglichen. Wenn Sie Ihr Unternehmen unter den Innovationsführern im Immobilienbereich positionieren wollen, sollten Sie sich auf die Expertise von Itransition in der RPA-Beratung und -Entwicklung verlassen.

FAQs

Im Immobilienbereich kann die robotergestützte Prozessautomatisierung zur Rationalisierung einer Vielzahl von sich wiederholenden, regelbasierten und umfangreichen Prozessen eingesetzt werden. Einige konkrete Beispiele hierfür sind:

Entwurf, Bearbeitung und Versand von Mietverträgen für Lagerräume oder Kaufverträgen für Wohn-/Gewerbeimmobilien
Bearbeitung von Kundenanträgen, Überprüfung von Dokumenten, Überprüfung von Referenzen und Aktualisierung von Unterlagen im Rahmen der Mieteraufnahme
Extrahieren von Rechnungsdaten und Eingabe in Unternehmenssysteme
Aktualisierung des Immobilienstatus in allen Systemen, Entfernen verkaufter oder vermieteter Immobilien
Erstellen von Berichten
Versenden automatisierter Benachrichtigungen, Erinnerungen und Aktualisierungen an Bewohner oder Mieter
Extrahieren von Kontoauszügen, Abgleichen von Transaktionen mit Buchungseinträgen und Abstimmen von Konten

Je nach Grad der menschlichen Beteiligung und Umfang der Automatisierung lassen sich RPA-Lösungen in drei Haupttypen einteilen:

Begleitete Automatisierungs-Bots, die mit menschlichen Mitarbeitern zusammenarbeiten und bei Bedarf von diesen ausgelöst werden.
Unbegleitete Automatisierungs-Bots, die unabhängig arbeiten und Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ausführen.
Hybride Automatisierungs-Bots kombinieren Funktionen von begleiteten und unbegleiteten Lösungen und ermöglichen sowohl autonomen Betrieb als auch menschliche Beteiligung.

Ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) ist eine Software, die Kundeninformationen zentralisiert und Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstprozesse optimiert. Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die repetitive, regelbasierte Aufgaben automatisiert, indem sie menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachahmt. Immobilienunternehmen können RPA zusammen mit CRM einsetzen, um die Dateneingabe und routinemäßige Marketing- und Vertriebsabläufe zu automatisieren und so CRM-Anwendern zu helfen, ihre täglichen Aufgaben produktiver zu erledigen.

RPA-Bots sind zwar äußerst effektiv für die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Aufgaben, eignen sich jedoch nicht für Prozesse, die menschliches Urteilsvermögen, subjektive Analysen oder kritisches Denken erfordern. Da sie auf vordefinierten Regeln und strukturierten Eingaben basieren, können RPA-Bots nicht zur Automatisierung hochkomplexer Aufgaben oder sich häufig ändernder Prozesse eingesetzt werden. Darüber hinaus kann die Implementierung von RPA für kleine oder einmalige Aufgaben ineffizient sein, da der daraus resultierende Nutzen in der Regel die Kosten der Implementierung nicht rechtfertigt.