EHR-Implementierung Strategie & ein umfassender Fahrplan
8. Juni 2023
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von Sergej Iwanow,
Leiter des Kompetenzzentrums für das Eesundheitswesen
Die Einführung der elektronischen Patientenakte (EPA) ist die Integration der elektronischen Gesundheitsakten in die Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen. Die Einführung von EHR-Software rationalisiert das Patientenmanagement, verbessert die Kommunikation zwischen den verschiedenen medizinischen Fachkräften und steigert letztlich die Qualität der Patientenversorgung.
Wichtige EHR-Statistiken
der europäischen Ärzte nutzen 2021 elektronische Patientenakten
Statista
des Personals in Arztpraxen sind mit ihrem EHR zufrieden
JAMA-Netzwerk
CAGR des globalen klinischen EHR-Marktes von 2022-2027
Mordor Intelligence
Data source: healthit.gov — Adoption of electronic health records by hospital service type 2019–2021
Sind Sie bereit für eine erfolgreiche EHR-Implementierung?
EHR-Implementierungsansätze
Große Organisationen des Gesundheitswesens können Software für elektronische Patientenakten auf zwei verschiedene Arten einführen. Eine sofortige Implementierung erfordert die gleichzeitige Einführung des Systems in allen Abteilungen. Im Gegensatz dazu bedeutet ein schrittweiser Ansatz, dass das neue EHR Modul für Modul implementiert wird, wobei Benutzerschulungen und Systemoptimierungen währenddessen durchgeführt werden. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile und ist für unterschiedliche Situationen geeignet.
Unmittelbar
Inkremental
Vorteile
Vorteile
Schnellere Digitalisierung des Gesundheitswesens Alle Abteilungen sind beteiligt Sofortige Verbesserungen für die gesamte Organisation
Leichteres Auffinden und Beheben von Problemen, bevor sie sich auf das gesamte Unternehmen auswirken Geringere Produktivitätsunterbrechung durch einen schrittweisen Übergang
Benachteiligungen
Benachteiligungen
Erfordert erhebliche Ressourcen des Gesundheitswesens sowie Zeit und Mühe des medizinischen Personals
Erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den EHR-Anbietern und eine strenge Datenverwaltung, um die Möglichkeit von Datenverlusten oder -verunreinigungen während der Umstellung auszuschließen
EHR-Implementierungsstrategie: Die wichtigsten Schritte
Unserer Erfahrung nach gibt es unabhängig vom gewählten Einführungskonzept sieben wichtige Schritte, die Anbieter unternehmen müssen, um häufige Hindernisse zu überwinden und eine reibungslose Einführung des EHR-Systems zu gewährleisten.
Planen Sie die Arbeitsabläufe
Erstellen Sie einen klaren EHR-Implementierungsplan
Nachdem nun die wichtigsten verbesserungswürdigen Punkte sichtbar sind, können die Beteiligten eine klare Liste der Anforderungen an das künftige EHR erstellen. Das EHR-Implementierungsteam kann diese Liste als Ausgangspunkt für die Berechnung des ungefähren Zeit- und Budgetbedarfs für die Einführung verwenden. Die Suche nach einer geeigneten Speziallösung, wie einem psychiatrischen oder einem pädiatrischen EHR, kann länger dauern, während die Auswahl und Einrichtung eines allgemein verwendbaren Out-of-the-Box-Systems schneller und einfacher ist.
Nach der Verhandlung mit dem EHR-Implementierungsanbieter und der Unterzeichnung des Vertrags beginnt das Projektteam mit der Ausarbeitung eines Implementierungsplans. Die Implementierungsexperten können den Implementierungsprozess ändern und effizienter gestalten, indem sie zusätzliche Maßnahmen wie Schulungen und die Einrichtung von wichtigen Datensicherungen vorschlagen.
Gewährleistung der Benutzerfreundlichkeit
Daten migrieren
Datenmigrationsszenarien sind vielfältig und zahlreich: Sie können Informationen von Papierakten auf EHR, von einem alten auf ein neues System oder von einem lokal gehosteten auf ein wolkenbasiertes System übertragen. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der Wachsamkeit erfordert, da minderwertige oder fehlerhafte Daten die Genauigkeit der Entscheidungsfindung der Kliniker beeinträchtigen und andere Abläufe gefährden können.
1
Planung
- Geltungsbereich
- Vorgehensweise
- Budget und Zeitplan
- Migrationswerkzeug
- Team
2
Vorbereitung der Daten
- Prüfung und Profilerstellung
- Sicherung
- Verwaltung
3
Entwurf der Migration
- Daten-Mapping
- Inhaltsgesteuerter Ansatz
4
Ausführung
- Extraktion
- Transformation
- Laden
5
Testen und in Betrieb nehmen
- Phasentests
- Vollumfängliche Tests
- Vorproduktionsprüfung
6
Audit und Wartung
- Validierung der Projektergebnisse
- Regelmäßige und Ad-hoc-Audits
Titel des Themas: Eine Strategie zur Datenmigration
Schulung Ihres Personals
Die Umstellung auf ein neues System zwingt die Mediziner dazu, ihre bewährten Arbeitsabläufe zu ändern und sich rasch an die neue Technologie anzupassen. Um den Prozess nahtlos zu gestalten und den damit verbundenen Stress zu verringern, sollten die Anbieter von EHR-Software den Klinikern mit Schulungen unter die Arme greifen. Es ist wichtig, dem klinischen Personal die am häufigsten verwendeten Befehle zu zeigen und sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, diese auszuführen. Wenn die Kliniker mit den grundlegenden EHR-Funktionen vertraut sind, können sie zu komplexeren Aufgaben übergehen.
Ein weiterer wichtiger Teil der Ausbildung ist die Sicherheit. Persönliche Gesundheitsdaten werden h äufig zum Ziel von Hackerangriffen, die Gesundheitsdienstleister Milliarden von Dollar kosten. Ein erhöhtes Bewusstsein für Cybersicherheit kann dazu beitragen, Phishing und Spoofing zu verhindern, die laut dem 2022 Data Security Incident Response Report von BakerHostetler im Jahr 2021 stark zugenommen haben.
Titel des Themas: Die Korrelation zwischen der Zufriedenheit mit dem EHR und der Zustimmung, dass laufende Schulungen effektiv sind
Datenquelle: klasresearch.com - Global EHR Satisfaction 2022
Die Verbesserung fortsetzen
EHR-Implementierungsfahrplan
1
Vor der Umsetzung
- Kommunikation mit dem klinischen Personal zur Definition der EMR/EHR-Anforderungen und der technischen Ausstattung
- Mapping wichtiger Arbeitsabläufe, Erstellen des Projektplans und Festlegen der Kostenvoranschläge
- Einrichten einer Data-Governance-Strategie zur Gewährleistung eines effektiven und nachhaltigen Übergangs zum neuen System
2
Umsetzung
- Anpassung der EMR/EHR-Lösung an die Anforderungen Ihrer Praxis
- Integrieren Sie Krankenhaussoftware oder Tools von Drittanbietern
- Migration von Daten aus dem Altsystem in das neue System
- Allumfassende Qualitätssicherung und Gewährleistung der HIPAA-Konformität des Systems sowie der Einhaltung anderer Vorschriften
3
Nach der Einführung
- Überwachung der Leistung des Systems
- Betriebliche Probleme lösen
- Implementierung von Upgrades
- Personalschulung durchführen
Kosten und Zeitplan der EHR-Implementierung
Der Zeit- und Kostenaufwand für eine erfolgreiche EHR-Implementierung hängt von vielen Variablen ab: ob es sich um ein proprietäres System oder ein offenes EHR handelt, welchen Funktionsumfang und welche EHR-Integrationen es haben soll und wer die potenziellen Nutzer sind. Das Implementierungsteam berechnet in der Regel die ungefähren Kosten und den Zeitplan für die Implementierung für Ihren speziellen Fall, aber es kann sich immer noch ein wenig ändern, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten.
Wichtigste EHR-Integrationen
Die EHR-Software bietet den Anbietern im Gesundheitswesen zwar bereits erhebliche Vorteile, doch kann sie noch mehr Prozesse vereinfachen und den Gewinn steigern, wenn sie durch Integrationen ergänzt wird, die für die jeweilige medizinische Praxis relevant sind.
Verbessern Sie die Kommunikation zwischen Arzt und Patient und entlasten Sie das Gesundheitspersonal von Routineaufgaben, indem Sie den Patienten die Möglichkeit geben, ihre persönlichen Gesundheitsdaten einzusehen und zu verwalten und Termine über das mit dem EHR verbundene Patientenportal zu vereinbaren.
Ermöglichen Sie es Ärzten, von überall aus Konsultationen abzuhalten und die Patientendokumentation zu synchronisieren, indem sie ihre Untersuchungsnotizen, Diagnosen und Behandlungsverordnungen direkt von der Telemedizinplattform in die EHR hochladen können.
Finanz- und Versicherungsmanagementsysteme
Sichern Sie die finanziellen Interaktionen mit den Patienten, indem Sie nur autorisiertem Personal den Zugriff auf deren Versicherungsdaten erlauben. Bieten Sie den Patienten bei der Terminvereinbarung flexible Zahlungsmöglichkeiten, die ihren Präferenzen entsprechen.
Verkürzen Sie die Wartezeit für Labortests, vermeiden Sie Fehler durch manuelle Eingaben und verbessern Sie die Genauigkeit von Diagnose und Behandlung durch einen nahtlosen Datenfluss zwischen einem Laborinformationssystem und einem EHR.
Verteilen Sie Aufgaben und Ressourcen effektiver unter den Mitarbeitern, indem Sie Terminplanungs- und Patientendaten aus dem EHR in das Praxisverwaltungssystem hochladen.
Verbinden Sie Ihr medizinisches CRM mit Ihrer elektronischen Patientenakte, um Ihre Vertriebs- und Marketingbemühungen zu verbessern und eine reibungslose Koordination zwischen administrativen Aufgaben und klinischen Untersuchungen zu gewährleisten und so eine nahtlose Patientenversorgung zu ermöglichen.
Unsere EHR-Implementierungsdienste
Wir unterstützen Organisationen des Gesundheitswesens, die zum ersten Mal ein EHR-System einführen oder von einem System auf ein anderes umsteigen, indem wir jede Phase der EHR-Systemimplementierung fachkundig begleiten.
Beratung
Wir helfen Organisationen des Gesundheitswesens dabei, ihre spezifischen Bedürfnisse zu bewerten, die wichtigsten Anforderungen zu ermitteln und die geschäftlichen und klinischen Prioritäten zu skizzieren, um ein geeignetes EHR-System auszuwählen. Unsere Experten helfen auch bei der Definition der Funktionalität, der Nutzbarkeit, der Interoperabilität und der Kosten einer zukünftigen EHR-Lösung. Wir nutzen unsere umfassende Branchenkenntnis, um eine Lösung zu konzipieren, die auf die Arbeitsabläufe sowie die klinischen und geschäftlichen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist.
Umsetzung
Integration und Datenmigration
Systemüberwachung und -optimierung
Suchen Sie ein erfahrenes Team für die Implementierung von EHR?
EHR-Implementierungsbeispiele
Im Laufe der Jahre haben wir medizinischen Unternehmen dabei geholfen, ihre Produktivität zu steigern, indem wir EHR-Systeme implementiert haben, die als primäre Quelle für Patientendaten dienen.
Herausforderungen bei der EHR-Implementierung und mögliche Lösungen
Zusätzliche Arbeitsbelastung
Viele Kliniker sind der Meinung, dass der Umgang mit elektronischen Patientenakten einer der Hauptgründe für Burnout und kognitive Überlastung ist.
Achten Sie während der EHR-Implementierung auf das Feedback Ihres klinischen Teams, um eine maximale Benutzbarkeit des Systems sicherzustellen. Investieren Sie außerdem in ausreichende Personalschulungen, damit die Kliniker das System effektiv nutzen können.
Data source: klasresearch.com — Global EHR Satisfaction 2022
Сhangement
Veränderungen sind schwierig, und die Einführung von etwas Neuem in einem Unternehmen kann auf Widerstand stoßen, wenn sie nicht angemessen gehandhabt wird. Die EHR-Einführung wird mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein, wenn drei Phasen eines produktiven Änderungsmanagements erreicht werden:
1
Den Boden für den Wandel bereiten
2
Förderung des Engagements des Personals
3
Umsetzung der Änderung
Losgelöstheit von den Patienten
Schlechte Datenverwaltung
Einigen EHR-Systemen mangelt es an Interoperabilität, so dass die Übertragung von Patientendaten von einem System in ein anderes manuell erfolgt, was zu Verlusten, Duplikaten, Ungenauigkeiten und allgemeiner Unzuverlässigkeit führt. Die Wahl eines Anbieters von EHR-Lösungen, der Interoperabilität im Gesundheitswesen unterstützt, wäre ein Schritt in Richtung eines sicheren Datenflusses innerhalb der Organisation. Darüber hinaus sollte jede Organisation des Gesundheitswesens unabhängig von der Art der EHR-Software eine Data-Governance-Strategie entwickeln, um die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten. Eine solche Strategie sollte aufgrund des hohen Datenaufkommens im Gesundheitswesen und der Vielzahl möglicher Datenschutzverletzungen jedes Jahr überarbeitet und aktualisiert werden, weshalb es sich empfiehlt, die Dienste von Data-Governance-Beratern in Anspruch zu nehmen. Mit der Hilfe von Experten haben Organisationen des Gesundheitswesens mehr Chancen, Datenkompromittierungen erfolgreich zu verhindern.
Holen Sie mit einem erfahrenen Implementierungspartner mehr aus Ihrem EHR heraus
Ob es sich nun um eine umfassende Entwicklung oder eine Optimierung der Funktionen handelt, die Implementierung von EHR ist für das ordnungsgemäße Funktionieren einer Organisation des Gesundheitswesens von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, Patientendaten zu schützen, ein Ausbrennen des medizinischen Personals zu verhindern und die Versorgung der Patienten in den Mittelpunkt zu stellen. Der Prozess der EHR-Implementierung ist jedoch komplex und anspruchsvoll. Glücklicherweise kann ein erfahrenes EHR-Implementierungsteam den Gesundheitsdienstleistern dabei helfen, die Anzahl und den Schweregrad dieser Herausforderungen zu verringern und die Einführung für das Personal schneller und einfacher zu gestalten. Das zuverlässige Implementierungsteam sollte ein klares Verständnis der Branchen- und Softwarespezifika haben, über einschlägige Erfahrungen verfügen und offen für die Zusammenarbeit mit dem klinischen Team sein.
Dienst
EHR-Integrationsdienstleistungen: Vorteile und bewährte Verfahren
Verbessern Sie die Qualität Ihres Gesundheitswesens und senken Sie die Betriebskosten durch die nahtlose Integration Ihrer medizinischen und betriebswirtschaftlichen Software mit EHR.
Fallstudie
Onkologische Behandlungsplattform
Erfahren Sie, wie wir eine onkologische Behandlungsplattform entwickelt haben, die die Erstellung von Therapieaufträgen rationalisiert und evidenzbasierte Behandlungsentscheidungen für Patienten erleichtert.
Fallstudie
Entwicklung einer Wellness-Plattform für ein US-Gesundheitsunternehmen
Lesen Sie, wie Itransition eine SaaS-Wellness-Plattform für ein US-amerikanisches Healtech-Startup entwickelt hat, das inzwischen über 100.000 registrierte Nutzer hat.
Fallstudie
Telemedizinfähiges EHR
Entwicklung und Erprobung eines telemedizinisch unterstützten EHR, das mit innovativen Funktionen für Spracherkennung, Smartpen und klinische Textanalyse ausgestattet ist.
Einblicke
EHR-Interoperabilität: Vorteile, Hindernisse und bewährte Verfahren
Wie erreicht man EHR-Interoperabilität? Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Interoperabilität elektronischer Patientenakten für Ihre Praxis und die zu bewältigenden Herausforderungen.
Einblicke
Kosten und Nutzen von EHR: Lohnt sich die Einführung?
Eine umfassende Aufschlüsselung der Kosten für die EHR-Implementierung, um Leistungserbringern zu helfen, fundierte Budgetentscheidungen zu treffen und das für ihre Praxis am besten geeignete System zu übernehmen.
Einblicke
Cloud-basierte EHR: Vorteile, Anwendungsfälle und ein Migrationsleitfaden
Entdecken Sie die Vorteile cloudbasierter EHR-Software für Unternehmen des Gesundheitswesens und Tipps zur erfolgreichen Datenmigration von einem proprietären System in die Cloud.
Einblicke
Pädiatrische EHR: Hauptmerkmale, Vorteile und führende Plattformen
Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen und Integrationen pädiatrischer EHRs und erfahren Sie, wie Sie eine geeignete Lösung auswählen und implementieren und dabei mögliche Herausforderungen meistern können.